「A商事さん、どれが本物ですか」。取引先の一覧を開いた担当者から、こんな声が上がることがあります。
株式会社A商事、（株）A商事、A商事。同じ会社が3件、顧客の台帳と仕入先の台帳に分かれて並んでいます。どれが最新の住所なのか、誰も答えられません。
入力する人が雑なのではありません。台帳の作りが、同じ会社を何度も登録させる形になっているだけです。取引先の重複は、取引先マスター（取引先の基本情報をまとめた台帳）の設計で減らせます。
Odoo（オドゥー：販売・購買・会計などを1つのデータでつなぐ業務アプリ群）は、顧客も仕入先も届け先も「連絡先」という1つの台帳で持ちます。会社は1件だけ登録し、担当者と住所をその下にぶら下げる。顧客か仕入先かは、その1件に付ける「役割」で表します（Odooの連絡先での持ち方）。
この形にそろえると、たとえば次のことが変わります。
- 届け先が変わっても、直すのは会社1件の住所だけになる
- 売上と仕入を、同じ相手の単位で足し算なしに並べられる
- 取引の形が変わっても、役割を足せば登録をやり直さずに済む
- 担当者や納品先の倉庫が増えても、会社を新しく作らない
ただし、取引先の数や拠点が多く、Odooの標準に収まらない会社もあります。その場合は、NetSuiteなど別の選択肢が合うこともあります。
では、すでに3件に分かれてしまった台帳は、どこから直せばよいのでしょうか。答えは取引先マスターを統合する進め方にあります。
CommunityとEnterpriseの区別について
この記事で扱うCRM（顧客・商談の管理）と購買（仕入）の基本機能は、Community版（無料）とEnterprise版（有償）のどちらでも使えます。ただし会計のフル機能はEnterprise版が前提です。請求先・支払先として使い込む段階では、版の選び方が関わります。
取引先の重複で、こんな場面はありませんか
請求書を出そうと取引先を検索すると、似た名前が3件出てきます。周りに聞くと「たぶん一番下のやつ」と返ってきます。
支店から「届け先が変わった」と連絡が入り、住所を直す。ところが直したのは3件のうち1件だけで、翌月また同じ間違いが起きます。年間の取引額も、足し算をしないと出ません。
同じ会社から仕入れてもいる場合は、さらに面倒です。売る側と仕入れる側の記録が離れていると、相殺できる残高にも気づけません。
自社の台帳に当てはまるか：5つの確認
2つ以上当てはまれば、取引先マスターの設計を見直す時期です。
- □ 同じ会社を検索すると、表記の違う候補が2件以上出てくる
- □ 顧客の一覧と仕入先の一覧を、別の部署が別のファイルで持っている
- □ 住所変更の連絡を受けても、どこを直せば全部に反映されるか分からない
- □ 取引先ごとの年間の売上や仕入を出すのに、手作業の集計が要る
- □ 会社名の書き方を決めたルールが、文書として残っていない
なぜ取引先マスターは分かれてしまうのか
理由1：顧客の台帳と仕入先の台帳が、別々の場所で始まった
営業がまとめた顧客一覧と、購買がまとめた仕入先一覧は、別のタイミングで作られます。両方に同じ会社が載っていても、それを見比べる仕組みはありません。
理由2：会社名の書き方にルールがない
「株式会社」を前に置くか後ろに置くか、「（株）」と略すか。決めごとがなければ、登録する人の癖が残ります。
検索で既存の1件が見つからず、また新しく作る。こうして件数が膨らみます。
理由3：届け先や担当者が増えるたびに、新規登録している
同じ会社でも、納品先の倉庫が3か所あり、窓口が部署ごとに分かれていることがあります。住所欄が1つしかない台帳では、その数だけ会社を登録するしかありません。
Odooの連絡先で、取引先マスターはこう変わる
Odooでは、顧客も仕入先も届け先も「連絡先」という1つの箱に入ります。台帳を分けず、1件の会社に情報をぶら下げていく形です。
会社は1社につき1件だけ登録する
最初に決めるのは、名称の表記ルールです。「株式会社は前に置き、略記は使わない」といった基準を決め、文書に残します。
1社1件が守られていれば、記録は自然に1か所へ集まります。
担当者と住所は、その会社にぶら下げる
窓口の担当者は、会社とは別の登録として作り、その会社に紐づけておくのが基本です。請求書を送る先も、商品を届ける先も、住所として会社の下に持たせます。
会社は1件のまま、担当者と届け先はいくつ増やしてもかまいません。
顧客か仕入先かは「役割」として付ける
同じ会社に売っていて、そこから仕入れてもいる。Odooではこれを2件に分けず、1件の連絡先に2つの役割を持たせて表します。
役割は後から足せるので、取引の形が変わっても登録をやり直さずに済みます。販売側の使い方はOdooの顧客管理、仕入側はOdooの購買管理で個別に取り上げました。
AIで代替できる工程：表記の揺れた取引先名を見比べ、同じ会社らしい組み合わせを挙げる部分は、AIによる照合で人手を減らせる余地があります。
取引先が1か所にまとまると、売上と仕入を同じ相手の単位で並べられます。そこから経営の判断にどうつながるかは、データを1か所に集めると、経営はどう変わるかで扱いました。
対応範囲（C/E別）
| やりたいこと | Community版 | Enterprise版 |
|---|---|---|
| 連絡先を1件にまとめ、顧客・仕入先の役割を付ける | 使える | 使える |
| CRMと購買（仕入）の基本機能 | 使える | 使える |
| 会計のフル機能で請求先・支払先として使い込む | 請求書発行など基本的な範囲 | 対応 |
| 公式サポート・ホスティング | 自社で担う | 含まれる |
版ごとの対応範囲は改定されることがあるため、導入を検討する段階で、Odoo公式のエディション比較ページで最新の内容をご確認ください。
取引先マスターを統合する進め方（1社1件にそろえる）
すでに分かれた台帳は、表記のルールを決めてから、取引の多い会社から寄せていきます。ベンチャーネットは、システムの設定より先に次の4つを順に確かめます。
- 台帳の置き場所を数える：顧客一覧、仕入先一覧、請求ソフト、営業の名刺管理。情報が何か所にあるかを書き出します。
- 取引の多い会社から名寄せ候補を挙げる：名寄せとは、別々に登録された同じ会社を1件にまとめる作業です。全件ではなく、影響の大きい会社から手を付けます。
- 表記ルールと登録の担当を決める：名称の書き方、支店の扱い、屋号のある個人事業主の書き方。この3つと、新規登録を誰が確かめるかを決めます。
- 標準の形で回るかを確かめる：会社・担当者・住所・役割という標準の持ち方に、自社の取引を当てはめます。独自の項目を足すのは、標準で回らないと分かってからです。
4つ目の考え方が、Fit to Standard（標準機能に業務を合わせる進め方）です。
取引先の数や拠点が多く、Odooの標準では収まらない場合は、NetSuiteなど別の選択肢を含めて正直にお伝えする方針です。規模が大きい会社での顧客データの持ち方は、NetSuiteのCRMと顧客データ一元化が参考になります。
この考え方の良い点と、気をつけること
会社・担当者・住所の3階層に役割を付けて持つ考え方には、得られることと、先に引き受けたい手間があります。
良い点は、次の5つです。
- 直す場所が1か所になる：届け先が変わっても、直すのは会社1件の住所だけで済む
- 取引が同じ相手の単位で並ぶ：売上と仕入を、足し算なしで1社ごとに見られる
- 取引の形が変わっても作り直さない：役割は後から足せるので、登録をやり直さずに済む
- 担当者や届け先が増えても1件のまま：窓口や納品先は、会社の下にいくつ足してもかまわない
- 部門ごとの一覧も作れる：役割で切り分けられるため、販売側と購買側で必要な一覧を作れる
気をつけることは、次の4つです。
- 表記ルールを先に決める：名称の書き方、支店の扱い、屋号のある個人事業主の書き方を決めておく
- 移行の前に見比べる作業が要る：今の一覧を丸ごと取り込むと、分かれていた3件がそのまま入る
- 名寄せは後になるほど重くなる：台帳が小さいうちに整えるほうが、負担は軽く済む
- 会計まで使い込むなら版を選ぶ：会計のフル機能は、Enterprise版が前提になる
このうち移行と表記ルールの注意点の避け方は、始めるときの2つの注意点で取り上げました。
始めるときの2つの注意点
注意1：今のファイルをそのまま移さない
移す前に同じとみなす会社を見比べ、残す1件を決めておきます。既存の一覧を丸ごと取り込むと、分かれていた3件がそのまま入るからです。進め方はデータ移行の記事で扱っています。
注意2：表記ルールを決めずに登録を始めない
統合の進め方の3つ目で挙げたルールを先に決めるだけで、後の手戻りは小さくなります。運用が始まってからルールを作ると、直す対象が増えるからです。
よくある質問
顧客と仕入先を1件にまとめると、部門ごとの管理がしにくくなりませんか？
しにくくはなりません。役割で切り分けられるため、販売側と購買側で、それぞれ必要な一覧を作れます。
同じ会社の登録がすでに何十件もあります。全部を手で直すのですか？
全部を一度に直す必要はありません。取引の多い会社から順に寄せ、残りは使う場面が来たときに整える進め方が現実的です。
届け先が毎回変わる取引先はどう扱いますか？
よく使う届け先は住所として登録し、単発の宛先はその都度指定する形が扱いやすくなります。
個人のお客様も同じ考え方で登録できますか？
登録できます。会社に属さない個人も、連絡先として1件で持てるからです。会社にぶら下げるか単独で持つかは、取引の実態次第です。
顧客と仕入先を一つの連絡先で管理するメリットは何ですか？
直す場所が1か所になり集計の手間も減ることです。
届け先が変わっても、直すのは会社1件の住所だけです。売上と仕入も、同じ相手の単位で足し算なしに並べられます。一方で、表記ルールを先に決める手間はかかります。両方をこの考え方の良い点と、気をつけることに並べました。
まとめ：取引先マスターは設計で1件にそろえる
取引先の重複は、入力の丁寧さではなく設計で減らせます。
- 同じ会社は1件だけ登録し、名称の表記ルールを先に決める
- 担当者と住所は、その会社にぶら下げて持つ
- 顧客か仕入先かは、1件の連絡先に付ける役割として扱う
- 移行の前に、同じ会社を見比べて残す1件を決める
名寄せは後になるほど重くなるため、台帳が小さいうちに整えるほうが、負担は軽く済みます。
1年後、支店から届け先変更の連絡が来ても、直すのはA商事の1件だけです。その取引先の売上と仕入が足し算なしで並び、次の価格交渉の材料になっています。
もう少し詳しく知りたい方へ
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「取引先の情報がどこまで分かれているのか、まず棚卸ししたい」という整理から、ご相談を承っています。
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