2020年時点で、日本企業の大半がコロナ禍への対応に追われています。「出社」という物理的な制限や厳格な雇用契約などが仇となり、リソースとコストの調整に苦心する企業は少なくないでしょう。こうした課題に対する解決策のひとつが、「バーチャル社員」の活用です。バーチャル社員を活用して、デジタルトランスフォーメーション・ビジネストランスフォーメーション・バーチャルトランスフォーメーションをはじめましょう。
ここでは、有事の企業経営を支えるバーチャル社員の定義やその効用、導入に役立つソリューションなどを紹介します。
「本質的な人材」バーチャル社員とは？
あまり知られていませんが、「バーチャル」には、「仮想」の他に「本質」という意味も含まれています。つまりバーチャル社員とは、組織・雇用・勤務形態に依らず、純粋に「仕事の遂行」に必要な能力を持った「本質的な」人材を指します。
バーチャル社員は「人ありき」の視点が基本です。まず、「誰と仕事をしたいか」「この人と何ができそうか」というところから人材の選定を開始し、徐々に任せる範囲を拡げていきます。
例えば、当初は書類整理のみを任せていた人材であっても、仕事の出来栄えや本人の適性を踏まえて徐々に任せる仕事の範囲を拡大し、マーケティングやサービス開発を任せることもあるでしょう。「必要なときに」「必要なスキルを」提供してもらいつつ、決して一時的ではない関係がバーチャル社員なのです。また、出社を前提とせず、オンラインで完結する働き方を採用する点も、バーチャル社員の特徴といえるでしょう。
外注との違い
バーチャル社員は、いわゆる「外注」とは異なる考え方です。外注は「仕事ありき」で人材やパートナー企業の選定を進めますが、バーチャル社員は「人ありき」で徐々に業務を拡大していきます。
プロジェクト型組織との違い
SIerなどが採用する「プロジェクト型組織」では、「プロジェクト」単位で、必要なスキルを持った人材が集められます。プロジェクト型組織では、プロジェクトの完遂と同時にそれぞれが別のプロジェクトへ移るため、メンバー同士のつながりは一時的です。さらに、請負や委任と言う法的な契約に縛られていたり、オフィス（プロジェクトが実行されている場所）への出社であったりと、制限が多いことも特徴です。以上のことから、法的・物理的な制約は極力排除しつつも、継続的な協力を前提としたバーチャル社員とは異なる考え方であることがわかります。
バーチャル社員活用の効能
バーチャル社員の活用は、現代企業に次のようなメリットをもたらすでしょう。
「埋もれた人材」の発掘
バーチャル社員の活用が進めば、一般的な労働市場では見つけにくい人材を発掘することができます。
例えば、「独学でプログラミングスキルを身に着けたものの、健康上の理由から通勤電車に乗ることができない」という人材がいるとしましょう。こうした人材は、一般的なSIerやソフト開発会社では採用されにくいものです。しかし、法的・物理的な制限を極力排除するバーチャル社員として考えれば、「クラウド環境でWebサービス開発を進め、週2回、ビジネスチャットで進捗報告をする」といった業務を任せられます。
「個人の事情」と「企業の事情」を両立
前述したように、現代はさまざまな事情から、「普通の働き方」を選択できない人材がいます。
企業側も、「固定費がかさむため無期雇用は避けたい」「求める人材と実際に雇用する人材のミスマッチは避けたい」など、効率を求められる現代ならではの事情を抱えています。「人ありき」「仕事の本質」にフォーカスしたバーチャル社員ならば、まとまった時間の勤務が難しい個人と、時間よりも成果やスキルを求める企業の需要をマッチさせやすいでしょう。
人的コストの精緻なコントロール
過剰雇用や人手不足など「人手に関する需給」の問題が発生しにくいこともバーチャル社員の強みです。
一般的な雇用では、過剰雇用による固定費の増加や、人手不足から生ずる業務効率・品質の低下といったリスクが生じます。これに対してバーチャル社員は「人ありき」で繋がりを持ち、徐々に「労働時間・仕事量」を最適化させていくため、人手と仕事量の調整が容易です。
スモールスタートと親和性が高い
目まぐるしくトレンドが変わる現代のビジネス環境では、多大なコストと時間をかけてひとつの事業に命運を賭けるよりも、「小さく分散していくつも生む」ことが成功の秘訣かもしれません。バーチャル社員が持つスキルを組み合わせて何ができるかを考え、いくつかの案を作成し、順次実行に移していく。こうした連続的なスモールスタートが可能な点も、バーチャル社員のメリットなのです。
バーチャル社員と親和性が高いソリューション
バーチャル社員は、テレワークやリモートワークと親和性が高いため、ICTツールの活用がおすすめです。
ビジネスチャットツール「chatwork」
chatworkは、文字ベースのやり取りに加えて、添付ファイルのアップロードやタスク登録機能などを有し、ビジネスに必要なやりとりの大半を賄うことができます。また、月額数百円からの安価な料金プランも魅力のひとつです。
Web会議ツール「Zoom」
米国発のビジネスチャット＋Web会議ツールで、無料プランで最大100人、有料プランでは最大1000人でのオンラインビデオミーティングが可能です。また、マルチデバイス対応であり、マイクとカメラが搭載されているデバイスを持っていれば、どこからでも参加できます。同一の場所への出社を前提としないバーチャル社員同士の情報交換・共有に役立つはずです。
SFA「Salesforce」
かつてはアナログかつ属人的な業務の代表格であった営業活動も、SFAによる効率化が進められています。中でもSFA世界最大手の「Salesforce」は、組織形態に合わせたエディションを選択できることから、バーチャル社員を活用した独自の組織形態と親和性が高いでしょう。
Salesforceとは？世界15万社以上が利用するサービスの特徴とメリット
SFAの使い方のポイントは？事前準備と導入後の活用方法
クラウドERP「Netsuite」
NetsuiteはクラウドERP、CRM、SFAなどの機能を内包したツールです。在庫管理・販売管理・人材管理・顧客管理・資金管理など、企業における「リソース管理業務」の大半をオンライン上で遂行できます。こうした情報は、Netsuite上で一元化されているため、社員それぞれが遠隔地で業務を進める環境でも、情報の散逸を防ぐことができます。
MAツール「Eloqua」
Eloquaを活用することで、顧客との1:1のメールコミュニケーション（One to Oneコミュニケーション）が効率よく行えるようになります。また、CRMに蓄積した見込み客データを活用してセグメンテーションを行ったり、プレゼンテーション形式のメールを作成したりと、リモートワーク環境でも訴求力の高いメールが作成できます。
バーチャル社員×ICTツールは高効率経営の鍵
バーチャル社員を複数確保することで、徐々に対応可能な業務の範囲が拡がり、柔軟かつ強固な経営基盤の形成が期待できます。コロナ禍では、これまでの常識からいかに脱却し、「新しい常識（ニューノーマル）」に到達できるかが企業の命運を左右します。バーチャル社員を活用した本質的な人材確保や、そのメリットを増幅させるICT活用は、ニューノーマル時代の高効率経営を支える両輪ともいえるでしょう。
