半年前の見積書を開いて、こう思ったことはないでしょうか。
「なぜ、この金額で出したんだったか」
書類には結果しか書かれていません。値引きの理由も、社内で誰が判断したのかも、どこにもありません。
経緯はどこにあるのか。 たいていはチャットツールの過去ログの中です。しかし、あのときのやり取りがどのチャンネルの、いつの投稿だったかは、もう分かりません。
判断の結果は残っているのに、判断の理由が消えている。 これが多くの会社で起きていることです。
この記事では、Odoo（オドゥー：オープンソース由来の統合業務アプリ群）の社内チャット機能を、機能の各論として整理します。
先にお伝えします。この機能は、いま使っているチャットツールを置き換えるためのものではありません。
会話が「流れて」しまう理由
構造から見てください。
左右の違いは、会話が何に紐づいているかです。
時系列に並ぶ会話は、探すために「いつ話したか」を覚えている必要があります。半年後、それは思い出せません。
伝票に紐づく会話は、伝票を開けばそこにあります。 探す行為そのものが要りません。
Odooの社内チャットでできること
Odooの社内チャット機能は、大きく2つに分かれます。
(1) 一般的なチャットの機能
- チャンネルを作り、複数人で会話する
- 特定の相手にダイレクトメッセージを送る
- メンションで、特定の人に通知を届ける
- 未読の通知を1か所で確認する
ここは、一般的なチャットツールと同じ考え方です。
(2) 業務の記録に紐づく会話
こちらが本題です。
Odooでは、見積書、受注、発注、案件、応募者といった記録の1つ1つに、会話の欄が用意されています。
- その記録についてのメッセージを残せる
- 変更の履歴が、同じ場所に自動で記録される
- ファイルを添付できる
- その記録を追いかけたい人（フォロワー）に通知が届く
専門用語の整理：この「記録に紐づく会話の欄」は、Odooでは一般にチャッターと呼ばれます。伝票の裏に付箋を貼っていくようなものだと考えてください。
利用できる範囲や表示の仕方はバージョンによって変わります。 検討時には対象バージョンで確認してください。
価値は「探さなくてよくなる」こと
もう少し具体的に見てください。
とくに効くのは、担当が代わるとき
引き継ぎで困るのは、書かれていない前提です。
「この客先は納期に厳しい」「この値引きは前回の遅延のお詫び」。こうした事情は、引き継ぎ資料には書ききれません。
記録に会話が残っていれば、読めば分かります。
会話の量を増やす道具ではありません
誤解のないように書きます。
この機能の目的は、社内のやり取りを増やすことではありません。同じ量の会話を、探せる場所に置くことです。
いま使っているチャットツールは、そのままで構いません
ここは正直に書きます。
Odooを入れたからといって、既存のチャットツールをやめる必要はありません。
会話には2種類あります
| 種類 | 例 | 向いている場所 |
|---|---|---|
| 流れてよい会話 | 昼食の相談、体調の連絡、雑談 | 既存のチャットツール |
| 残すべき会話 | この案件の判断、この見積の背景 | 業務の記録に紐づけて |
すべてをOdooに移す必要はありません。 むしろ、雑談まで移すと業務の記録が読みにくくなります。
使い分けの目安
「半年後に読み返す可能性があるか」で分けてください。
読み返す可能性がある会話は、その案件や伝票の記録に書く。それ以外は、いまのツールのままで問題ありません。
既存ツールを否定しない理由
チャットツールは、社内でもっとも定着している道具の1つです。ここを無理に動かすと、抵抗が大きいわりに効果が小さくなります。
移すべきなのは、雑談ではなく判断の経緯です。
この目的だけなら、Odooを選ぶ必要はありません
もう1つ、正直に書きます。
「社内チャットが欲しい」という理由でOdooを検討しているなら、専用のチャットツールのほうが優れています。
- 通知の細やかさ
- スマートフォンでの使い勝手
- 外部サービスとの連携
- 検索の速さ
これらは、チャット専業の製品のほうが作り込まれています。この点で競うつもりはありません。
Odooの社内チャットに意味があるのは、すでにOdooで業務が動いている場合です。見積、受注、案件、在庫といった記録がOdooにあるから、その記録に会話が貼りつくことに価値が出ます。
業務データが別の場所にあるなら、この価値は生まれません。
Community版とEnterprise版の違い
Odooには、無料の Community版 と有償の Enterprise版 があります。
Community版はオープンソースとして無料で使えます。ただし、サーバの用意・アップデート・障害対応は自社の責任になり、公式サポートの対象外です。
社内チャット機能は、Community版でも利用できるとされています。 記録に紐づく会話の仕組みも、Odooの基本的な部分に含まれます。
一方、スマートフォン向けの公式アプリは、Enterprise版が対象と案内されています。外出先での利用を重視するなら、この点が判断に関わります。
どの機能がどちらの版で使えるかはバージョンによって変わります。 検討時には必ず対象バージョンで確認してください。
詳しくは Odoo Community版とEnterprise版の違い をご覧ください。
他のアプリとのつながり
記録に紐づく会話は、ほぼすべてのアプリで使われます。代表的なものを挙げます。
| アプリ | 何が記録に残るか |
|---|---|
| CRM | 商談の経緯、失注の理由 |
| 販売管理 | 見積の条件、値引きの背景 |
| プロジェクト | タスクごとの相談と決定 |
| 採用管理 | 応募者ごとの選考の記録 |
| 承認ワークフロー | 申請に対する質問と回答 |
詳細はそれぞれの記事にまとめています。
- OdooのCRM（顧客管理）でできること
- Odooの販売管理（Sales）
- Odooのプロジェクト管理（Project）
- Odooの採用管理（Recruitment）
- Odooの承認ワークフロー（Approvals）
定着させるための3つのルール
この機能は、ルールを決めないと使われません。運用の要点を3つ挙げます。
(1) 「どこに書くか」を1行で決める
案件に関する話は、その案件の記録に書く。 これだけです。
例外を作ると、結局どちらにも書かれなくなります。
(2) フォロワーを増やしすぎない
記録を追いかける人が多すぎると、通知が多くなり、誰も読まなくなります。
その記録に対して判断する立場の人だけに絞ってください。
(3) 結論だけでなく、理由を1行足す
「承認します」だけでは、半年後の役に立ちません。
「今回は前回の遅延があったため、この条件で承認」 と1行足すだけで、記録の価値が変わります。
定着の進め方は Odooを社内に定着させる方法 にまとめています。
よくある質問
Q1. 既存のチャットツールと連携できますか？
連携の可否は、相手のツールと利用形態によって変わります。 この記事では特定の連携を保証しません。
まずは連携を前提にせず、「残すべき会話はOdoo側の記録に書く」という運用から始めることをおすすめします。
Q2. 過去のチャットログを取り込めますか？
現実的ではありません。
過去ログは、案件や伝票との紐づけがない状態です。取り込んでも、探せる形にはなりません。
過去は追わず、これから作る記録から始めてください。
Q3. 社外の人とやり取りできますか？
顧客とのやり取りは、記録に対するメールの送受信として残せる仕組みがあります。
ただし、社外との会話は社内の相談と分けて扱ってください。 内部の検討がそのまま相手に届く事故は、実際に起きます。
Q4. 会話は削除できますか？
削除の可否と権限は、運用として決めてください。
記録として残す目的の会話を、簡単に消せる状態にしておくと、記録の信頼性が下がります。
Q5. 通知が多すぎて使われない場合はどうしますか？
フォロワーを見直してください。 通知が多い原因は、たいてい関係者を広く設定しすぎていることです。
判断する立場の人だけに絞ると、通知の意味が回復します。
まとめ
Odooの社内チャットは、いま使っているチャットツールを置き換えるための機能ではありません。
価値があるのは、見積書や案件といった業務の記録そのものに、会話が貼りつくことです。
時系列に流れる会話は、半年後に探せません。記録に紐づく会話は、その記録を開けばそこにあります。 探す行為が要らなくなります。
とくに効くのは、担当が代わるときです。「この客先は納期に厳しい」といった書かれていない前提が、記録を読めば分かるようになります。
一方で、線を引いてください。雑談まで移す必要はありません。
判断の基準は「半年後に読み返す可能性があるか」です。読み返す会話は記録に書き、それ以外はいまのツールのままで構いません。
そして正直にお伝えします。社内チャットが欲しいという理由だけなら、専用のツールのほうが優れています。 通知の細やかさも、検索の速さも、専業の製品には及びません。
この機能に意味が出るのは、すでにOdooで業務が動いている場合です。記録がOdooにあるからこそ、そこに会話が貼りつくことに価値が生まれます。
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