バーチャル経営における自動化対策~DXの第一歩「デジタイゼーション」を達成するAI-OCR×RPAによるタスク自動化

過去の記事でも何度か紹介しているように、日本企業は今、DXの必要性に迫られています。DXは、環境変化へ適応力を高め、企業文化を変革し、レガシーな体質からの脱却を目指すものです。また、そのための一歩として「デジタイゼーション」が必要であることにも言及してきました。バーチャル経営では、デジタイゼーションとして前回紹介した「請求・集金業務の自動化」と並び、「タスク自動化」が有用であると考えています。

目次

即効性の高い「デジタイゼーション」

まず、簡単にデジタイゼーションについておさらいしておきましょう。

DXの下地「デジタイゼーション」とは

経済産業省が公表しているDX関連のレポート※1を読み解くと、デジタイゼーションは「アナログ・物理データのデジタルデータ化」であると理解できます。もう少し噛み砕くと、脱紙文化を目的としたOCRによる業務関連資料のデジタルデータ化、RPAによる固定業務の自動化などが該当するでしょう。デジタイゼーションは、一般的に業務効率化や生産性向上を目的として進められることが多く、デジタイゼーションを足掛かりとしてDXを目指すプロジェクトが増えてきています。

すぐ効果を体感できるデジタイゼーション

デジタイゼーションを推進するメリットとしては「即効性」が挙げられます。DXはすべての企業が目指すべき「理想像」です。デジタル化のみならず、人の意識と企業文化も変えていく必要があるため、短期間での達成は難しいと考えられます。一方、デジタイゼーションは「今ある業務」を変えることができ、その効果も比較的短期間で体感できることが多いです。

例えば、RPAの活用では、担当者が受け持っている雑務の何割かをすぐに自動化することができるでしょう。同様に、AI-OCRを活用し、さまざまなフォーマットの書類を自動的にデジタル化することもできます。このように、デジタイゼーションは業務効率化の面でかなり即効性が高い施策です。一般的にデジタイゼーションは「紙資料(アナログデータ)のデジタル化」に耳目が集まりがちですが、自動化を適切に組み込むことで業務廃棄と生産性向上が進みます。

ちなみにバーチャル経営では、一般的には手を付けにくいとされている「専門知識を必要とするコア業務」についても自動化を推奨しています。汎用性の高い自動化対策をコア業務に適用し、「付加価値の創出」を継続的に達成しようという狙いがあるからです。

※1 経済産業省「DXレポート2(中間取りまとめ)」
https://www.meti.go.jp/press/2020/12/20201228004/20201228004-2.pdf

デジタイゼーションは「タスク自動化」で進む

デジタイゼーションは、小規模から試験的に開始できるため、大規模プロジェクトを立ち上げにくい企業であっても着手しやすい施策です。しかし、何から着手してよいのかわからないという声も多く聞かれます。そこで、バーチャル経営が推奨するデジタイゼーションの方針を紹介したいと思います。

バーチャル経営では、デジタイゼーションとは「デジタルツールによるタスクの自動化」に行き着くと考えています。以下は、その具体例であり、難易度が高いものほど付加価値が高いと考えてください。

紙資料のデジタル移行(難易度:普通)

「紙の情報を読み取って、デジタルデータへ変換(入力)」という作業全体を自動化する施策です。デジタイゼーションの初期フェーズで発生する「脱紙文化」にかかる負荷を大幅に軽減できることが特徴で、難易度はそれほど高くありません。AI-OCRとRPAのシンプルな連携で達成できるというメリットがあります。ただし、デジタルデータへの変換が一巡した後は、目立った効果が見られないため、付加価値の創出という点ではやや弱いと言えるかもしれません。

システム入力作業の自動化(難易度:やや高)

主に業務システムへの入力を自動化する施策です。CRM・SFA・ECなど、頻繁に情報を更新する必要があるシステムとRPAを連携させることで、入力・更新作業の自動化が進みます。各担当者の雑務が恒常的に廃棄されるため、中長期で付加価値の創出効果が見込めます。ただし、RPAとの連携部分で開発が必要になるため、開発予算や人材を確保できるかが課題となるでしょう。

コア業務の一部自動化(難易度:高)

マーケティングや営業など、「専門知識を必要とするコア業務」の一部を自動化する施策です。利益に直結しやすい「攻めの部分」を自動化できるため付加価値の創出効果は高いと言えるでしょう。ただし、コア業務の一部自動化は、デジタイゼーションの先にある「デジタライゼーション」とほぼ同じレベルの内容です。つまり、単純なデジタル化の一歩先にある「業務プロセスの自動化と変革」にあたるため、ツール・業務双方の知識を持った人材が必要になります。まだまだデジタル人材が不足している現在、こうした人材を確保できるかが課題になるでしょう。

AI-OCR×RPAでコア業務も自動化「The AUTO」

このように自動化によるデジタイゼーションは、内容によって難易度や付加価値の創出効果が異なります。可能であれば、最も効果が高い「コア業務の一部自動化」を目指したいところです。しかし、前述のように施策を進める人材確保の問題があることから、中小企業には手を出しづらい内容かもしれません。そこでバーチャル経営では、付加価値の高いコア業務の自動化を前提としたソリューション「The AUTO」を採用しています。

高度な業務を自動化する攻めの自動化「The AUTO」

The AUTOは、マーケティング・営業など専門知識を持った人材が手動で行っていたコア業務を自動化するソリューションです。手入力の労力を大きく減らし、付加価値の高い知的生産活動に使えるリソースを増やすことで、企業の成長を下支えします。

The AUTOの基本となるのは「AI-OCR」と「RPA」であり、この2つと専門知識を持った人材を組み合わせることで、高い汎用性を持った自動化の仕組みを提供します。

SEO対策の自動化

SEO対策に必要なコンテンツ作成と分析作業を自動化する「SEO AUTOMATION」との組み合わせで、集客を自動化することも可能です。SEOは「競合他社に勝る強いコンテンツを、的確に、スピーディーに生み出し続ける」ことが最も大切です。セミナー資料や担当者の持つ知見をAIがコンテンツ化し、分析作業も自動化することで強いコンテンツを生み出し続けます。

One to Oneマーケティングの自動化

近年は、「顧客」を「個客」として捉えたOne to Oneマーケティングが主流です。The AUTOでは、コンテンツ配信やメール配信など、One to Oneマーケティングに必須の作業を自動化します。また、見込み客のナーチャリングを想定した構築も可能です。

まとめ

ここでは、バーチャル経営が考えるデジタイゼーションの柱「タスク自動化」について解説してきました。タスク自動化は、簡単な業務から開始し、徐々に高度な業務へと適用させていく方法がおすすめです。最終目的地である「コア業務の一部自動化」を実現するために、ベンチャーネットでも伴走型のサービスを提供しています。ぜひお気軽にお問合せください。

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この記事を書いた人

持田 卓臣のアバター 持田 卓臣 株式会社ベンチャーネット代表取締役

株式会社ベンチャーネット 代表取締役
2005年に株式会社ベンチャーネットを設立後、SEOをはじめとするデジタルマーケティング領域のコンサルティングサービスを展開
広告・SNS・ウェブ・MA・SFAと一気通貫で支援を行っています
著書に『普通のサラリーマンでもすごいチームと始められる レバレッジ起業 「バーチャル社員」があなたを救う』(KADOKAWA、2020年)

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