「このシステムは電子帳簿保存法に対応していますか」
導入検討でよく聞かれる質問です。しかし、この問いの立て方には少し無理があります。
電子帳簿保存法の要件は、システムだけでは満たせないからです。真実性の確保も可視性の確保も、システムの機能と社内の運用ルールの組み合わせで成り立ちます。
この記事では、Odoo（オドゥー：オープンソース由来の統合業務アプリ群）を使う場合に、何をシステムで担い、何を運用で担保するのかを整理します。
なお、法令の解釈や自社が要件を満たしているかの判断は、国税庁の情報および顧問税理士にご確認ください。
まず押さえる：義務なのは1つだけ
電子帳簿保存法には3つの保存区分があります。そして、義務なのは電子取引データ保存だけです。
2023年12月末で紙に出力して保存する宥恕措置が終了し、2024年1月以降にやり取りした電子取引データは、原則として電子のまま保存することとされています。
一方、電子帳簿等保存とスキャナ保存は任意です。紙での保存を続けることもできます。
この優先順位を取り違えると、必要のない投資をすることになります。
「電帳法対応」を掲げる製品は多くありますが、自社にとって必須なのはどの区分かを先に整理してください。
なお、要件を満たせない場合の取り扱いや猶予に関する規定については、国税庁の最新情報をご確認ください。この記事では条件を断定していません。
何が「電子取引」にあたるか
意外に見落とされるのがこの範囲です。次はすべて電子取引にあたります。
- メールに添付されて届いた請求書のPDF
- 取引先のWebサイトからダウンロードした領収書
- クラウドサービス経由で受け取った契約書
- EDI（企業間の電子データ交換）でやり取りした取引データ
- 交通系ICカードやクレジットカードの利用明細データ
つまり、紙が一枚も介在しない取引はすべて対象です。
Odooのような統合システムを導入すると、この種のやり取りはむしろ増えます。だから保存の設計は、導入とセットで考える必要があります。
2つの要件：真実性と可視性
電子取引データ保存で求められるのは、大きく2つです。
真実性の確保
データが後から書き換えられていないことを担保する要件です。
システム側で担うなら、訂正や削除の履歴が残る仕組み、あるいは削除できない仕組みを使います。
システムでそこまで担保しない場合は、事務処理規程を定めて運用でカバーする方法があります。国税庁は規程のサンプルを公開しています。
可視性の確保
必要なときにデータを取り出し、内容を確認できる状態にする要件です。
検索については、取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できることが基本です。
ただし、一定の条件に該当する事業者は検索機能の確保が不要とされる場合があります。条件の詳細は国税庁の情報をご確認ください。
Odooで何を満たせるか
Odooは会計・販売・購買を統合したシステムです。そのため、次の点は構造的に有利です。
有利な点
1. 取引データが自動的に構造化される
Odooに登録した請求書や仕入請求書は、取引先・日付・金額が項目として保持されます。
つまり、検索要件に必要な3項目が、はじめから構造化データとして存在します。ファイル名で管理する運用とは、この点が根本的に違います。
2. 添付ファイルを取引に紐づけられる
受け取ったPDFを、対応する取引レコードに添付できます。これにより、データとファイルが分離しません。
3. 変更の記録が残る
Odooは各レコードに更新の履歴が残る仕組みを持ちます。誰が、いつ、何を変えたかを追える構造です。
4. アクセス権を制御できる
ユーザーごと、部門ごとに閲覧・編集の権限を設定できます。改ざん防止の観点でも有効です。
確認が必要な点
一方で、次は導入時に確認してください。
| 確認項目 | なぜ確認が必要か |
|---|---|
| 会計期間を締めたあと、伝票を修正できてしまわないか | 真実性の担保に関わる |
| 添付ファイルの削除権限を誰が持つか | 削除できる人が多いと担保が弱くなる |
| 検索でどこまで絞り込めるか | 実際の調査を想定して試す |
| 画面と書面の両方に出力できるか | 可視性の要件に関わる |
| 取引データとして登録しない書類の置き場 | Odooの外に出るものの扱い |
とくに最後の項目が重要です。
最大の論点：Odooの外に出るデータ
現実には、すべての電子取引データがOdooに入るわけではありません。
- 見積書のPDFだけ受け取り、取引に至らなかったもの
- 契約書、覚書などの取引に紐づかない書類
- 経費精算に伴う個人立替のレシートデータ
- 取引先のポータルからダウンロードした明細
これらをどこに保存し、どう検索可能にするか。ここを決めないと、システムを入れても対応は完結しません。
現実的な進め方は次のとおりです。
- どの書類が電子取引にあたるかを、種類ごとに洗い出す
- それぞれをOdooに入れるか、外の保管先に置くかを決める
- 外に置くものは、保存場所と命名ルールを統一する
- 誰が保存するか、いつまでに保存するかを規程に落とす
システム選定より先に、この棚卸しをしてください。
「電帳法対応システム」という言葉について
製品紹介でよく見る表現ですが、注意が必要です。
要件は、システムの機能だけで満たされるものではありません。運用ルールと組み合わせて初めて成立します。
同じシステムを使っていても、次の会社では結果が変わります。
- 保存場所を一本化し、規程どおりに運用している会社
- 担当者ごとに保存先がばらばらの会社
つまり、選ぶべきは「対応しているシステム」ではなく「対応できる体制」です。
この考え方はOdooを社内に定着させる方法で扱っている定着の話とも重なります。
Community版とEnterprise版で何が変わるか
保存に関わる基本機能は、どちらのエディションでも使えます。違うのは、周辺の条件です。
- Community版：無料のオープンソース版。ホスティングとバックアップを自社で担う。データの保全責任も自社にある。公式サポートの対象外
- Enterprise版：有償のサブスクリプション。公式サポートと全アプリを含み、公式のアップグレードサービスを利用できる
保存要件では、データが消えないことも実質的に重要です。バックアップと復旧の設計は、電子帳簿保存法の観点でも押さえてください。
運用面はOdooの運用・保守で押さえるポイントで整理しています。
制度改正への追随を誰が担うか
Odooの日本対応は、公式のローカライゼーションパッケージ、コミュニティが提供するモジュール、自社での個別対応という3層で成り立っています。
国産の会計ソフトのように、制度が変わったら更新版が自動的に配信されるわけではありません。
保存要件は今後も見直される可能性があります。だから導入時に、制度改正を誰が追いかけ、誰が設定に反映するかを決めておいてください。
これは技術の問題ではなく、体制の問題です。
よくある質問
Odooは電子帳簿保存法に対応していますか？
「対応している・していない」では答えられない問いです。
取引データが構造化されて保存される点、添付ファイルを取引に紐づけられる点、変更履歴が残る点は要件と相性が良い構造です。
ただし要件を満たすかどうかは、運用ルールと合わせて判断されます。
タイムスタンプは必要ですか？
真実性を担保する方法のひとつです。ほかに、訂正削除の履歴が残る仕組みを使う方法や、事務処理規程を定めて運用する方法があります。
どの方法を採るかは自社の状況によります。要件の詳細は国税庁の情報をご確認ください。
紙の請求書はどうすればよいですか？
紙で受け取ったものは、紙のまま保管しても構いません。スキャナ保存は任意です。
ただし、電子で受け取ったものを紙に出力して保存する方法は、原則として認められません。ここを混同しないでください。
検索機能は必ず必要ですか？
一定の条件に該当する事業者は、検索機能の確保が不要とされる場合があります。
ただし条件は事業規模などによって変わり、改正もあり得ます。自社が該当するかは国税庁の情報を確認し、顧問税理士にご相談ください。
Odooに入らない書類はどう扱えばよいですか？
保存場所を一本化し、命名と登録のルールを決めてください。
複数の場所に分散すると、検索性が失われます。システムの外に出るものほど、運用ルールが効いてきます。
まとめ
電子帳簿保存法への対応は、次の順で整理すると進めやすくなります。
- 3つの保存区分のうち、義務なのは電子取引データ保存だけ
- 要件は真実性の確保と可視性の確保の2つ
- 要件はシステムと運用の組み合わせで満たすもの
- Odooは取引データが構造化される点で構造的に有利
- 最大の論点は、Odooの外に出るデータの扱い
- 書類の種類ごとに、どこに保存するかを先に棚卸しする
- 制度改正を誰が追いかけるかを、導入時に決めておく
「対応しているシステムを選ぶ」のではなく、「対応できる体制を作る」。この順番で考えてください。
なお、法令の解釈や自社が要件を満たしているかの判断は、国税庁の情報および顧問税理士にご確認ください。
もう少し詳しく知りたい方へ
電子帳簿保存法の対応でつまずくのは、たいていシステムの機能ではありません。「どの書類を、どこに、誰が保存するか」が決まっていないことです。
ベンチャーネットは、ERP導入支援を手がける立場から、この棚卸しと運用設計からご相談を受けています。システム導入と保存体制の整備を、切り離さずに進めることをおすすめしています。
規模や要件によっては、Odooではなく上位のNetSuiteやSAP、あるいはパッケージに乗らない業務向けのAIスクラッチ開発が適することもあります。製品ありきではなくご提案します。
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