電子帳簿保存法の改正と、インボイス制度の導入は、社内システムを取り扱う方であれば避けて通れないトピックです。今回はこれら2つの概要とポイント、そしてNetSuiteでの対応について解説します。
NetSuiteの全体像について知りたい方は、以下記事をチェックしてください。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法の改正のポイントは？
電子帳簿保存法は1998年に制定された法律であり、税法で義務付けられている帳簿を、一定要件を満たすことで電子データでの保存を可能にする法律です。
今回の改正では、この法律に抜本的な見直しが行われ、様々な要件が緩和されました。具体的なポイントは以下の通りです。
- 税務署長の事前承認が不要に
- タイムスタンプ要件の緩和
- スキャナ保存後に原本の即時破棄が可能に
- 検索要件の緩和（年月日、金額、取引先のみ）
- 不正行為のペナルティの厳罰化
要件の緩和によって、企業において帳簿の電子保存が進む一方で、保存するためのITシステムの見直し・整備が必要になります。保存の方法は、以下の図に示す通り①電子帳簿等保存②スキャナ保存③電子取引の３種類があります。自社で導入・導入検討を行っているシステムがどの方法で対応するかについてもあらかじめチェックしておきましょう。
NetSuiteにおける対応について
①電子帳簿の保存要件
電子帳簿の保存要件と、NetSuiteでの対応の可否について以下の表にまとめました。いずれも、NetSuiteの標準の機能を組み合わせることで要件に対応できます。
「優良/その他」とは、電子帳簿の保存システムの要件の対応度によって分かれています。「優良」の要件を満たすことで、申告漏れに対する軽減措置や、後述するようなメリットがあります。
| 保存要件概要 | 優良 | その他 | NetSuiteでの対応 |
|---|---|---|---|
| 記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること | 〇 | – | 〇 システムログから参照可能 |
| 通常の業務処理期間を超過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること | 〇 | – | 〇 ログイン監査証跡・保存検索から確認可能 |
| 電子化した帳簿の記載事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記載事項との間において、相互にその関連性を確認できること | 〇 | – | 〇 勘定科目残高と各トランザクションはデフォルトで紐づいている |
| システム関連書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務所類マニュアル等）を備え付けること | 〇 | 〇 | 〇 オンラインヘルプあり |
| 保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと | 〇 | 〇 | 〇 同上 |
| 保存要件①：取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目より検索できること（改正後、記録項目は取引年月日、取引金額、取引先に限定） | 〇 | – | 〇 それぞれを検索キーにレポートや保存検索から対応 |
| 保存要件②：日付又は金額の指定範囲により検索できること | 〇※ | – | 〇 同上（※税務職員の記録ダウンロードの要請に対応している場合は不要） |
| 保存要件③：二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること | 〇 ※ | – | 〇 同上（※税務職員の記録ダウンロードの要請に対応している場合は不要） |
| 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること | – | 〇※ | 〇 同上（※優良要件を全て満たす場合は不要） |
②スキャナ保存要件
紙データのスキャナ保存について、NetSuiteではタイムスタンプを付与する機能がないため、写真を撮ってタイムスタンプを追加するか、Adobe AcrobatなどでスキャンしたPDFにタイムスタンプを付与したうえで、トランザクションにファイルを添付することで対応できます。
トランザクションと電子ファイルの紐づけには、①添付機能の利用②格納先URLのフィールド設置、の２つのやり方があります。
③電子取引の保存要件
電子取引の保存要件について、真実性の確保と可視性の確保の２種類の要素について、それぞれ要件が設定されています。いずれも「①電子帳簿保存要件」「②スキャナ保存要件」で示したNetSuiteの対応方法と同様の方法にて要件を満たすことができます。
1点、真実性の要件の中に、「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う」という要件があり、これは事業者の方で規定作成と運用が必要になります。
インボイス制度とNetSuiteの対応
販売・請求業務
インボイス制度とは正式には「適格請求書等保存形式」と呼ばれ、必要な要件を満たす（＝適格）請求書などを発行する制度です。適格請求書発行事業者として登録後、適格請求書を発行することで、従来認められた仕入税額控除（預かった消費税から支払った消費税を控除する）を引き続き行うことができます。
適格請求書として必要な要件とNetSuiteの対応は下記の通りです。
| No. | 記載事項 | NetSuiteの対応 |
|---|---|---|
| 現行の区分記載請求書 | 請求書発行者の氏名又は名称 | 対応済み |
| 現行の区分記載請求書 | 取引年月日 | 対応済み |
| 現行の区分記載請求書 | 取引の内容 | 対応済み |
| 現行の区分記載請求書 | 税率ごとに区分して合計した対象額 | 対応済み |
| 現行の区分記載請求書 | 軽減税率の対象品目 | 対応済み |
| 現行の区分記載請求書 | 請求書受領者の氏名又は名称 | 対応済み |
| 1 | 登録番号 | 日本向けローカライゼーションSuiteApp v2023.1で対応予定 |
| 2 | 適用税率 | 日本向けローカライゼーションSuiteApp v2023.1で対応予定 |
| 3 | 消費税額 | 日本向けローカライゼーションSuiteApp v2023.1で対応予定 |
現在、適格請求書の要件に対応した請求書と関連機能の更新は日本向けローカライゼーションSuiteApp v2023.1で予定されております。このアップデートは2023年4月に行われる予定です。（2023年1月）
→アップデートが反映され、上記1~3の対応がなされました。(2023年7月)
ただし注意が必要なのは、このアップデートで更新される請求書や締め請求書テンプレートは標準テンプレートであるため、既存のテンプレートからカスタマイズを行っている場合は、それぞれカスタマイズされたテンプレートに修正を反映させる必要があります。
購入・支払業務
インボイス制度が購買に関わってくる部分として、免税事業者に対する支払いが挙げられます。日本向けローカライゼーションSuiteApp v2023.1では、以下の機能拡張が予定されております。
- 仕入先マスタに免税事業者フラグの追加
- 経過措置に対応する形での税金コードの設定
- 上記に付随する保存検索の修正
→以下の章で追記しました(2023/7)
今後のリリース機能(2023/7追記)
現在、Oracleからアナウンスされているリリース機能は下記の通りになります。
2023/7中旬リリース機能：
- 適格返還請求書の必要要件に対応したクレジットメモの帳票に必要なカスタムフィールドの用意
- 締め請求書の改善：個別と締め請求書の消費税の差があった場合に作成されるカスタムトランザクションの分類に対する初期値設定（日本向けローカライゼーション設定内）
- 消費税の差のカスタムトランザクションにおける明細を税率ごとに分けて作成
- 適格請求書発行事業者以外からの課税仕入れに対する対応：適格請求書発行事業者を区別するカスタムフィールドの追加（日本向けローカライゼーションサブタブ内）、適格請求書発行事業者以外から仕入れを行ったときの税金コード設定とトランザクションへの反映
2023/8下旬リリース予定機能（本番環境への適用は9月以降になります）：
- 適格請求書レベルの必要要件に対応した親レベル（子顧客への請求を親顧客に含めるケース）の締め請求書出力：内訳の表記順を請求書→クレジットメモの順になるようテンプレートを見直し
- 適格請求書発行事業者以外からの課税仕入れに対する税金額計算後、個々の上書きに対応
- 適格請求書発行事業者以外からの課税仕入れに対する税金額計算のCSVインポート対応
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応するためにNetSuiteを導入するのはありか
もし、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するのが1番の目的で、それ以外に要件やニーズがない場合は、NetSuiteはオーバースペックであり、会計ソフトが適しているでしょう。NetSuiteも上記に見たように要件に対応しておりますが、会計に特化しているわけではないので、事業者にとってベストな選択肢とは必ずしも言えません。
一方で、「全社的にデータ統合プラットフォームの導入を検討しているが、電子帳簿保存法といった日本のローカライズにも対応してほしい」といった要望の場合、NetSuiteをお勧めできます。
世界的に展開されているSaaSプラットフォームの欠点として、各国独自のローカライズが弱い点が挙げられます。しかし、NetSuiteはローカライズに対しても積極的に対応を行っており、日本での法律改正等にもアップデートしております。また、各種開発やCSV連携により、すでにお客様環境で導入されているシステム要件を踏まえたうえでNetSuiteを組み合わせることができます。
「NetSuite導入にあたり、インボイス制度や電子帳簿の問題をクリアにしたい」
「既にNetSuiteを導入しているが、使用している帳票をインボイス制度に対応させたい」
という方はぜひ弊社のNetSuite導入・運用サービスをご活用ください。
