• API連携
  • BtoB、BtoC 両対応
  • サービスリリース済み
  • スモールスタート
  • ベンチャー向け
  • 中小企業向け
  • 入金、振込事務の効率化
  • 営業、経理担当を兼任
  • 従業員数300人以下
  • 決済自動化支援ツール

請求・集金業務に必要以上の手間をかけていないでしょうか。 現場担当者の集金・消込・着金に関する手間は、コア業務を圧迫する要因です。 金銭が絡むだけに、顧客接点の中でもセンシティブな分野であり、担当者のストレス源ともなっています。 しかし、実は自動化の恩恵が非常に大きい分野でもあるのです。

中小企業では「担当者ひとり」がメイン!コア業務以外で特に負荷が高い「請求・集金業務」

企業規模に関わらず、請求・集金業務は担当者の負担になりやすい業務です。その理由は、「膨大な取引の確認を、一人ないし二人の経理担当者が担っている」点にあると言えます。経済産業省の主導で行われた「決済事務の事務量などに関する実態調査」によれば、従業員数 300 名以下の中小企業において、 入金・消込事務に関与する専任の担当者は「平均 1.3 人」であることが判明しています。

300 名以下の企業における入金事務、消込事務に携わる「専任担当者」の人数

従業員数別 回答数 平均 中央値 最大値 最小値
0名 113 0.5 0.5 3.0 0.0
1名以上10名以下 1,845 0.9 1.0 8.0 0.0
11名以上50名以下 1,987 1.3 1.0 17.0 0.0
51名以上100名以下 1,119 1.5 1.0 15.0 0.0
100名以上300名以下 943 2.2 1.0 62.0 0.0

また、入金消込業務を他業務の担当者が兼任するケースを含めても、「1~3名程度」がボリュームゾーンであることがわかります。

入金・消込事務に関わる人数の割合※2

専任 兼任 合計
回答数 構成比 回答数 構成比 回答数 構成比
1名未満(0人含む) 1,704 37.8% 2,289 37.4% 10 0.2%
1名以上2名未満 2,705 44.2% 1,961 32.0% 1,828 29.9%
2名以上3名未満 956 15.6% 899 14.7% 2,109 34.5%
3名以上5名未満 537 8.8% 899 14.7% 1,402 22.9%
5名以上10名未満 171 2.8% 283 4.6% 561 9.2%
10名以上20名未満 37 0.6% 95 1.6% 158 2.6%
20名以上30名未満 7 0.1% 22 0.4% 34 0.6%
30名以上 4 0.1% 11 0.2% 19 0.3%
合計 6,121 100.0% 6,121 100.0% 6,121 100.0%

参照元:決済事務の事務量等に関する実態調査 – 経済産業省

資本金や従業員数が増えるごとに担当者は増加傾向にあるものの、多くの中小企業では「ひとり経理」が珍しくないようです。一カ月の平均請求件数から 見ると、この数は決して十分とは言えません。以下は、従業員数 300 名以下の企業における月間の平均請求件数です。

一カ月の平均請求件数※3

従業員数別 回答数 平均 中央値 最大値 最小値
0名 124 5.7 2.0 85.0 0.0
1名以上10名以下 2,032 77.1 10.0 21,876.0 0.0
11名以上50名以下 2,043 380.0 30.0 54,000.0 0.0
51名以上100名以下 1,089 1,025.3 74.0 170,000.0 0.0
100名以上300名以下 896 855.6 123.0 68,000.0 0.0

従業員数 51 名以上 100 名以下のゾーンでは、中央値として「月間 74 件」の請求業務が発生しています。同ゾーンの入金・消込業務に関する担当者の中 央値は「1.0 人」であることから、「主にひとりの担当者が月に 50 ~ 100 件程度の請求・集金業務を担っている」といえるのではないでしょうか。
請求・集金に関連する業務は本来、コア業務よりも重要度が低い業務です。しかし、金銭が絡むだけに後回しにしにくく、さらには担当者のストレス源 になる可能性も高いのです。
また、請求・集金業務の中では、「細かな入出金の整合性を確認する業務」や「発注書と請求書の紐づけ」など、精密さを要求される雑務が発生しがちで す。さらに、デジタル処理が進む中で、システムトラブルから業務が進まず、個別のシステム対応が必要になる場合もあります。

こうした雑務は、担当者のストレスを徐々に高めていくだけでなく、部門全体の業務効率低下を招きかねません。
現代は「顧客目線」が重視される時代です。一般的には、顧客が望む決済方法に、可能な限りフィットさせるべきでしょう。しかし、相手方が望む方法に 合わせてしまうあまりに、処理方法が統一されず、業務効率を低下させてしまうケースは決して珍しくないのです。
例えば、請求・集金処理はデジタル化されていたとしても、顧客ごとに処理方法や経路がバラバラであれば、複数の仕組みを個別に確認する手間が発生し、結局は「アナログ化」に陥ってしまいます。
このように請求・集金業務が「アナログとデジタルのはざま」に陥り、業務効率を低下させてしまうケースは決して珍しくないのです。

出典:※1,※2,※3帝国データバンク「決済事務の事務量などに関する実態調査」

システム化、アウトソーシング…根本解決への道は?

請求・集金業務の課題を解決する方法としては、以下2つが考えられます。

社内の請求・集金システムを統一

請求・集金処理を一元的に管理するシステムをゼロから構築する方法です。この方法のメリットは、「支払方法が異なる複数の顧客にも柔軟に対応できるこ と」です。一方、顧客が追加されるごとに、相手方システムとの連携部分を開発し、なおかつ自社システムに反映させる処理を追加しなくてはならないた め、イニシャルコストやメンテナンスコストが非常に高額になるというデメリットがあります。さらに、既存の自社システムと顧客企業が採用する決済代 行会社の連携部分開発には、相応のノウハウをもったベンダーのサポートが不可欠です。しかし、決済代行会社のシステムは非常に複雑であり、自社シス テムとの連携開発を担うだけのノウハウをもつベンダーは稀です。

また、自社システムは日々の運用・保守が適切に行われなければ、高確率で「ブラックボックス化・レガシー化」が進みます。請求・集金処理は日常的に 発生する業務であることから、改修時には入念なロードマップ作成が必須であり、マイグレーションも容易ではありません。

メリット

  • イニシャルコスト、メンテナンスコストが高い
  • 決済代行会社との連携ノウハウを持つベンダーが非常に少ない
  • 時間の経過とともにブラックボックス化・レガシー化し、事業機会の損失につながりやすい

デメリット

  • イニシャルコスト、メンテナンスコストが高い

アウトソーシング

請求・集金業業務全体をアウトソーサーへ委託してしまう方法です。この方法のメリットはシステム構築や業務プロセス変更といったイニシャルコストが 発生しないことです。ただし、アウトソーサーとの連携・調整といった新たな業務が発生します。また、請求・集金業務のノウハウが蓄積されない、トラ ブル発生時の原因究明が時間を要するといったデメリットも考慮すべきです。

メリット

  • イニシャルコストや業務プロセスの変更なしに、請求・集金業務の負荷を軽減できる

デメリット

  • アウトソーシング先との連携という手間が新たに発生
  • 社内にノウハウが蓄積されない
  • トラブル時に原因究明が困難もしくは著しく時間がかかる

いずれの方法も、何らかの難を抱えていることがわかります。そこで、第三の選択肢として「API連携可能な外部ツールによる自動化」を検討してみては いかがでしょうか。