• API連携
  • BtoB、BtoC 両対応
  • サービスリリース済み
  • スモールスタート
  • ベンチャー向け
  • 中小企業向け
  • 入金、振込事務の効率化
  • 営業、経理担当を兼任
  • 従業員数300人以下
  • 決済自動化支援ツール

請求・集金業務に必要以上の手間をかけていないでしょうか。 現場担当者の集金・消込・着金に関する手間は、コア業務を圧迫する要因です。 金銭が絡むだけに、顧客接点の中でもセンシティブな分野であり、担当者のストレス源ともなっています。 しかし、実は自動化の恩恵が非常に大きい分野でもあるのです。

中小企業では「担当者ひとり」がメイン!コア業務以外で特に負荷が高い「請求・集金業務」

企業規模に関わらず、請求・集金業務は担当者の負担になりやすい業務です。その理由は、「膨大な取引の確認を、一人ないし二人の経理担当者が担っている」点にあると言えます。経済産業省の主導で行われた「決済事務の事務量などに関する実態調査」によれば、従業員数 300 名以下の中小企業において、 入金・消込事務に関与する専任の担当者は「平均 1.3 人」であることが判明しています。

300 名以下の企業における入金事務、消込事務に携わる「専任担当者」の人数

従業員数別 回答数 平均 中央値 最大値 最小値
0名 113 0.5 0.5 3.0 0.0
1名以上10名以下 1,845 0.9 1.0 8.0 0.0
11名以上50名以下 1,987 1.3 1.0 17.0 0.0
51名以上100名以下 1,119 1.5 1.0 15.0 0.0
100名以上300名以下 943 2.2 1.0 62.0 0.0

また、入金消込業務を他業務の担当者が兼任するケースを含めても、「1~3名程度」がボリュームゾーンであることがわかります。

入金・消込事務に関わる人数の割合※2

専任 兼任 合計
回答数 構成比 回答数 構成比 回答数 構成比
1名未満(0人含む) 1,704 37.8% 2,289 37.4% 10 0.2%
1名以上2名未満 2,705 44.2% 1,961 32.0% 1,828 29.9%
2名以上3名未満 956 15.6% 899 14.7% 2,109 34.5%
3名以上5名未満 537 8.8% 899 14.7% 1,402 22.9%
5名以上10名未満 171 2.8% 283 4.6% 561 9.2%
10名以上20名未満 37 0.6% 95 1.6% 158 2.6%
20名以上30名未満 7 0.1% 22 0.4% 34 0.6%
30名以上 4 0.1% 11 0.2% 19 0.3%
合計 6,121 100.0% 6,121 100.0% 6,121 100.0%

参照元:決済事務の事務量等に関する実態調査 – 経済産業省

資本金や従業員数が増えるごとに担当者は増加傾向にあるものの、多くの中小企業では「ひとり経理」が珍しくないようです。一カ月の平均請求件数から 見ると、この数は決して十分とは言えません。以下は、従業員数 300 名以下の企業における月間の平均請求件数です。

一カ月の平均請求件数※3

従業員数別 回答数 平均 中央値 最大値 最小値
0名 124 5.7 2.0 85.0 0.0
1名以上10名以下 2,032 77.1 10.0 21,876.0 0.0
11名以上50名以下 2,043 380.0 30.0 54,000.0 0.0
51名以上100名以下 1,089 1,025.3 74.0 170,000.0 0.0
100名以上300名以下 896 855.6 123.0 68,000.0 0.0

従業員数 51 名以上 100 名以下のゾーンでは、中央値として「月間 74 件」の請求業務が発生しています。同ゾーンの入金・消込業務に関する担当者の中 央値は「1.0 人」であることから、「主にひとりの担当者が月に 50 ~ 100 件程度の請求・集金業務を担っている」といえるのではないでしょうか。
請求・集金に関連する業務は本来、コア業務よりも重要度が低い業務です。しかし、金銭が絡むだけに後回しにしにくく、さらには担当者のストレス源 になる可能性も高いのです。
また、請求・集金業務の中では、「細かな入出金の整合性を確認する業務」や「発注書と請求書の紐づけ」など、精密さを要求される雑務が発生しがちで す。さらに、デジタル処理が進む中で、システムトラブルから業務が進まず、個別のシステム対応が必要になる場合もあります。

こうした雑務は、担当者のストレスを徐々に高めていくだけでなく、部門全体の業務効率低下を招きかねません。
現代は「顧客目線」が重視される時代です。一般的には、顧客が望む決済方法に、可能な限りフィットさせるべきでしょう。しかし、相手方が望む方法に 合わせてしまうあまりに、処理方法が統一されず、業務効率を低下させてしまうケースは決して珍しくないのです。
例えば、請求・集金処理はデジタル化されていたとしても、顧客ごとに処理方法や経路がバラバラであれば、複数の仕組みを個別に確認する手間が発生し、結局は「アナログ化」に陥ってしまいます。
このように請求・集金業務が「アナログとデジタルのはざま」に陥り、業務効率を低下させてしまうケースは決して珍しくないのです。

出典:※1,※2,※3帝国データバンク「決済事務の事務量などに関する実態調査」

システム化、アウトソーシング…根本解決への道は?

請求・集金業務の課題を解決する方法としては、以下2つが考えられます。

社内の請求・集金システムを統一

請求・集金処理を一元的に管理するシステムをゼロから構築する方法です。この方法のメリットは、「支払方法が異なる複数の顧客にも柔軟に対応できるこ と」です。一方、顧客が追加されるごとに、相手方システムとの連携部分を開発し、なおかつ自社システムに反映させる処理を追加しなくてはならないた め、イニシャルコストやメンテナンスコストが非常に高額になるというデメリットがあります。さらに、既存の自社システムと顧客企業が採用する決済代 行会社の連携部分開発には、相応のノウハウをもったベンダーのサポートが不可欠です。しかし、決済代行会社のシステムは非常に複雑であり、自社シス テムとの連携開発を担うだけのノウハウをもつベンダーは稀です。

また、自社システムは日々の運用・保守が適切に行われなければ、高確率で「ブラックボックス化・レガシー化」が進みます。請求・集金処理は日常的に 発生する業務であることから、改修時には入念なロードマップ作成が必須であり、マイグレーションも容易ではありません。

メリット

  • イニシャルコスト、メンテナンスコストが高い
  • 決済代行会社との連携ノウハウを持つベンダーが非常に少ない
  • 時間の経過とともにブラックボックス化・レガシー化し、事業機会の損失につながりやすい

デメリット

  • イニシャルコスト、メンテナンスコストが高い

アウトソーシング

請求・集金業業務全体をアウトソーサーへ委託してしまう方法です。この方法のメリットはシステム構築や業務プロセス変更といったイニシャルコストが 発生しないことです。ただし、アウトソーサーとの連携・調整といった新たな業務が発生します。また、請求・集金業務のノウハウが蓄積されない、トラ ブル発生時の原因究明が時間を要するといったデメリットも考慮すべきです。

メリット

  • イニシャルコストや業務プロセスの変更なしに、請求・集金業務の負荷を軽減できる

デメリット

  • アウトソーシング先との連携という手間が新たに発生
  • 社内にノウハウが蓄積されない
  • トラブル時に原因究明が困難もしくは著しく時間がかかる

いずれの方法も、何らかの難を抱えていることがわかります。そこで、第三の選択肢として「API連携可能な外部ツールによる自動化」を検討してみては いかがでしょうか。

請求・集金業務をワンパッケージで効率化「Payment Automaiton2」

ベンチャーネットが提供する「Payment Automation2」は、API連携をベースとした請求・集金業務自動化ソリューションです。請求書作成・請求書送付・入金データ確認と消込など、一連の請求・集金業務にかかる手間・コスト・ストレスを削減します。

Payment Automation2の特徴・強み

APIベースだから汎用性・柔軟性が高い

Payment Automation2はAPI連携をベースとしており、自社システムとの連携はもちろんのこと、顧客企業が採用する決済代行システムとの連携も得意とします。また、WEBフォーム連携が可能なので、既存のWEBサイトとの連携も可能です。

複数の決済代行会社に対応

一般的な決済ソリューションは、特定の決済代行会社との「セット契約・運用」がマストです。一方、Payment Automation2ではこうした縛りを排除し、複数の決済代行会社との連携を実現できるようになりました。以下3つの決済代行会社のうち、いずれかをお使いであれば、決済代行会社の乗り換えなしに請求・集金業務の自動化が進められます。

※対応済み決済代行会社

世界最大手のSFA/CRMとの連携機能

世界で最もメジャーなSFA/CRMパッケージ「Saleseforce」とのシームレスな連携が可能です。営業担当者が契約後の請求・集金・消込を容易に追跡できるほか、会計側への橋渡しもプロセスも自動化できるようになります。特にSalesforceとの連携に強みを有しており、営業部門と経理部門のスムーズな連携を実現します。

低コスト・シンプル・スピーディー

Payment Automaition2は、月3万円から利用でき、決済ソリューションの中でも非常に低コストです。また、技術的には既存システムと決済代行会社とのAPI連携が中心となるため、開発ボリュームは非常に小さく、1~3ヶ月後の本番稼働も十分に現実的なラインです。低コスト・短納期の強みをいかし、少額・多件数のBtoB向けサブスクサービスが手軽に導入できるなど、スモールスタートなビジネスに最適です。

変則的な業務にも柔軟に対応

API連携の柔軟性は、「業務の柔軟性」に直結します。例えば、継続課金を前提とするサービスでは、先にカード決済での与信枠を確認する必要があり、通常の業務とはプロセスが異なります。また、「初月30日間無料」「請求額が月ごとに変動」「規定額+αの金額で寄付金を募る」といったビジネスモデルでは、既存システムへ専用ロジックの追加が必要になるでしょう。しかしPayment Automaition2ならば、これら変則的な業務においても、既存システムに手を加えることなくAPI連携のみで対応可能です。

Payment Automation2の導入で期待できる効果

請求・集金業務全体の効率化

これまで営業担当者や経理担当者が個別に行っていた「請求書発行、送付、決済、入金消込、会計連動」といった業務プロセスを変える必要はありません。Payment Automation2は、これら一連の請求・集金業務それぞれを自動化し、可視化することで業務全体の効率化を促進します。

ノンコア業務の割合を減らし生産性向上

請求・集金業務の大半はルーティンワークです。Payment Automation2の導入でルーティンワークへの投下リソースを圧縮することにより、「コア業務」へのリソース投下量が増え、生産性・付加価値向上が期待できます。

持続的に発展可能なエコシステムへの足掛かり

API連携は、システムを重厚長大なブラックボックスから解き放ち、エコで可用性の高いシステムへと進化させます。既存システム本体にはできるだけ手を加えず、汎用性の高いAPI連携によって機能付与を行うことにより、システム本体のブラックボックス化を防ぐことが可能です。また、API連携のノウハウは他の業務にも転用できるため、自社システムの持続的な成長と連鎖的な収益構造の構築に寄与します。

相手方との調整も含めた伴走型トータルサポート

請求・集金業務の自動化は、経理担当者のストレス軽減はもちろんのこと、コア業務へ投下可能なリソースを増やすため、そのメリットは部門を超えて波及していきます。今後、どの企業も意識せざるを得ない「DX(デジタルトランスフォーメーション)」や「全員経営」にも深く関与する仕組みです。ベンチャーネットでは、SFA/CRMとの連携や相手方企業のITベンダーとの調整なども行っているため、請求・集金業務全体の効率化に向けて伴走型のトータルサポートを提供しています。請求・集金業務の効率化でお悩みなら、ぜひお気軽にお問合せください。