近頃「働き方改革」が推奨され、いろいろな業界でRPAツールを導入する企業が増えてきています。
RPA導入のタイミングは「働き方改革」を始めるときだとまで言われているほどです。
「働き方改革」によって長時間労働を削減したり、リモートワークが導入されたりし始めると、オフィスでの業務の在り方も大きく変化していきます。
しかし、RPAツールを導入してみたものの、きちんとロボットが動作してくれないことや、投資対効果を期待したものの、コスト回収が出来ていないなど、多くの悩みを抱えてしまっている企業は多くあります。
そのような状態にならないためにも、事前にWinActorを導入の際に気を付けておきたいポイントや準備しておくべきポイントなどをご紹介していきます。

国産RPAツール「WinActor」の詳細について知りたい方は、こちらをご参照ください。

WinActor導入の為の押さえておきたい5ステップ
近頃「働き方改革」が推奨され、いろいろな業界でRPAツールを導入する企業が増えてきています。 RPA導入のタイミングは「働き方改革」を始めるとき…

現行業務を整理してみよう

導入にあたって一番重要になってくるのが、現在人に頼って行っている事務作業の整理です。
この作業が一番重要で、一番手間のかかる作業かもしれませんが、根気よく行っていくことで、導入後の効果が全く変わってきます。
事務作業を整理する上での項目を2つ挙げていきます。

  1. 業務の洗い出し「見える化」
  2. 業務の棚卸

業務の洗い出し「見える化」

まず始めに、RPAツールを導入する部門で事務業務の「作業洗い出し」を行います。
この作業はRPA導入を行うにあたって、必要不可欠なものになります。
何が最も自社に効果をもたらすのかを知るためにも、業務の現状を把握しておくことが大切です。
「特定の季節によって」や、「日常的に大きく業務効率が落ちることがある」や、残業が減らないなどそういった実態を洗い出し、その背景にある問題点を見つけていきましょう。
どのような業務にRPAツールを導入するのかという見通しが立たっていないという状況では、RPAでの自動化を進めていくことはできません。
具体的には、RPAツールに任せたいと考えている業務を選定し、細やかなフローチャートやマニュアルを改めて作成する作業が必要になります。
これまで属人化していた事務業務や入力作業、ルーチンワークなど人間による判断が必要のない業務を洗い出し、導入できるかどうかの検討が必要になります。
最適なのは、作業や処理を行う量が最も多い業務プロセスから選定を行い、自動化を進めることです。
RPAロボットは定型業務やデータ収集・分析などを得意としていて、特に頻繁に発生する定型業務があればRPAツールを導入することで高い効果が得られると推測されます。
具体的な導入事例を挙げると、給与計算や集計作業、メールの送受信、営業日報の作成などに使用されています。
ここで注意が必要なのは、人にとっての定型業務とソフトウェアを用いたRPAロボットにとっての定型業務に食い違いがあるという点です。
私たちにとっては、同じことを繰り返す定型業務と思っていても、RPAロボットにとっては同じ繰り返しではないということが起こり得ます。
RPAロボットは、人と違ってイレギュラー対応などに対する応用や、臨機応変な対応はできません。
その為、できるだけ業務内容の細分化をした状態で、フローチャートやマニュアルを作成できればRPAロボット作成のハードルが下がり効率よくロボットを組み上げることが出来るでしょう。
また、フローチャートやマニュアルを改めて作成することで、現在行っている業務の「ムダ」に気付くことができ、業務改善に繋がります。
RPAロボットは適切に指示を出し仕事を与えると、人が行っていた場合と比べ桁違いのスピードと正確さで業務をこなしてくれます。
つまり「RPAロボットの使いどころを間違えないこと」これが最も重要なことになります。
事務業務の「洗い出し」や「見える化」をすること、RPAロボットを導入する前に正しく判断を行う準備をするかどうかで、得られる効果が変わってくることになってきます。

業務の棚卸

業務の「洗い出し」や「見える化」が終わったら棚卸作業に移っていきます。
自動化の対象となる業務はこれまでシステム化できていなかった業務となるので、業務の棚卸を行うことで手順や業務内容、対象となる情報などの整理をすることが重要なポイントになります。
業務の効率化を手伝ってくれるRPAロボットですが、今の業務のやり方を全部そのまま自動化にしてしまってはいけません。
理由は、「今のやり方が最適であるとは限らない」からです。
もっと手順が少なく、端的な処理で同じアウトプットを手に入れる方法は、本当にないのか。
「違うアウトプットの形式でも問題ないのではないか。」と考えてみてください。
「業務は定型的なものか」「プロセス内に人がどれくらい介入しているか」「RPAではなく関連する現行システムの機能でカバーできるものはないか」など様々な視点で確認をすることで、業務の棚卸作業を行っていきましょう。
属人化していた業務を「洗い出し」「見える化」、そして「棚卸」を行っていくと「実は人が判断する業務は少ないのではないか。」「自動化に向いているのではないか。」という業務は多く出てくる可能性があります。
あとは日頃違う業務をしている人に棚卸を行って作成したフローチャートやマニュアルを共有してみてください。
フローチャートやマニュアルを見て、業務内容を他部署の人が理解できるかどうか確認してもらいましょう。
自分たちでは日頃から行っている内容なので何の違和感のないことでも、他の人からすると違和感を覚えることもあります。
他部署の人だからこその視点で見える事もあります。
意味のない仕事を効率化するほどムダなことはないのです。
ここで棚卸を行っておくことで、無駄を省き最大限にRPAを生かせるフローチャートが作っていけるのではないでしょうか。

社内体制構築

次にRPAツールの導入に向けて、社内体制を構築していきます。
その際に合わせて目標設定なども行っていくのがベストです。
RPAロボットの開発時それぞれのフェーズにおいてロボットの管理責任者やロボット開発担当者を明確にしておくことをお勧めします。

  • 社内体制を作る「RPA専門プロジェクトチーム」立ち上げ
  • RPA導入後の「運用」や「管理」について
  • 明確な目標設定を行う

社内の体制作り「専門チーム」立ち上げ

従来システム導入の推進体制としては、情報システムを管轄している部署が推進することが多いと思います。
しかし、RPAロボットの導入の場合は新たに専門組織の部署やチームを立ち上げる企業が多いようです。
上層部の責任者、現場の担当者、IT部門の担当者と各部署から集まれるとなお良いです。
導入の際、失敗するパターンとして上層部や推進担当者だけが盛り上がってしまい、現場との温度差が生じてしまうケースがあります。
現場の人間からすると上層部の目的が分からず、自分の仕事がなくなってしまうのではないかと不安を煽ってしまったり、自分たちの今までしてきた仕事を変えたくないと保守的になってしまったりします。
自動化する上で、まず現場の人間に今の業務内容を洗い出してもらうことが最も重要なので、現場の理解を得られないと、自動化する業務が全く上がってこないということも起こりえます。
取り組みのスピード感だけを重視して、現場の意見が反映されていないまま体制を構築してしまうと、実際に導入できても期待していたほどの効果が得られなかったり、最悪の場合、現場からの協力が得られなかったりすることがあります。
そうならない為にもRPA導入で業務効率化の実現には、現場との協力は欠かせないものです。
ここで大事なのは現場と上層部どちらともの意識を高いレベルで一致させることです。
社内で開発を進めていくにはなぜRPAツールを導入するのか、導入の目的は何かということを現場の人間に理解してもらうことが必要で、不安を取り除き、現場にとっていい方向に向かうと認識してもらうことが大事です。
現場の業務改善をしたいという強い気持ちと上層部の生産性向上と働き方改革ができるRPAってすごい、という理解があってこそ自動化を取り入れて社内の「働き方改革」につながっていきます。
ビデオメッセージを社内に配布したり、社内イベントで大々的に告知したりするなどしてRPAの良さを社員へ伝え、各社風に合ったやり方で全社的にRPAへの認識を一致させましょう。
さらに専門組織内で、社内的なガイドラインをしっかりと設けるべきでしょう。
運用時に障害・トラブル発生時や問い合わせに対応できる部署・業務分担を明確にして、文書化しておくことが望ましいと考えられます。
RPAはエラーやイレギュラーで止まってしまうこともあるという前提の元、業務を設定していく必要があります。
その為、顧客に迷惑をかける可能性がある業務はRPAロボットに任せっきりにするのではなく、人的なチェックポイントを作っておくなどの配慮も必要になってくると思います。
いざというときに対応が遅れ顧客の信頼をなくしたりすることのないように前もって準備しておくことが重要です。

導入後の運用、管理について

RPAツールで業務自動化用のRPAロボットを作成した後、どのように運用・管理していくかという点も社内で決めておく必要があると思います。
RPAロボットの数が増えてくると、管理が出来ていないRPAロボット、いわゆる野良ロボットが出てきてしまう可能性があります。
野良ロボットが発生することにより、社内セキュリティリスクが高まり、異常停止によって業務に支障が出てしまう可能性があり、事業継続の影響になり得ます。
RPAをコンプライアンス・社内セキュリティ対策を考慮しないまま量産してしまっては、管理のための維持コストが増加することになってしまいます。
ロボットを作成した人が製作後のロボットを管理すればいいと思われる方も多いとは思いますが、ITガバナンスを考慮すれば、それが良いとは言えません。
RPAロボットの作成を現場が行った場合、IT部門と違って、システム技術や社内セキュリティ対策の知識が高いわけではないので、つくったRPAロボット自体がセキュリティホールになってしまう可能性さえあります。
その為パスワードなどをRPAロボットに入力させないほうが良いという意見もありますが、わざわざ業務担当者がパスワードの入力をしていたのでは自動化自体中途半端になってしまい、意味がなくなってしまいます。
では開発を委託したり、ITベンダーにセキュリティ面も含めて管理を任せたりしても、コストが高額になり業務の機密に関わる部分の漏洩リスクやエラー時の対応が遅くなってしまうということもあります。
さらに委託してしまうと、社内にRPAの知識が残らないため外部の会社に業務を握られてしまうということにもなりかねません。
ここで、先ほども出てきた専門組織での管理運用がベストだと言えます。
開発時から、使用方法を勉強し、RPAロボットを作成後に社内全体で統括運用していきます。
理想的なのは専門組織にIT部門のスタッフそして業務部門のスタッフが両方からメンバーを選出することです。
現実的な管理方法としてはRPAロボットを人間として管理していくことです。
人間と同様にID、パスワードを持って管理していきます。
例えば、RPAロボット専用のWindows IDでログオンさせれば、権限範囲での作業が可能になります。
RPAロボットで行う作業を今まで担当していたスタッフと同じ権限をRPAロボットに与えれば現場でも混乱することはありません。
そう考えればRPAロボット専用に新しく障害時のフローを作成するというよりは、今の障害時の対策フローにRPAロボット特有の部分を考慮するようアレンジを行い、追加修正するほうが比較的スムーズに適用していけます。

明確な目標設定を行う

何のためにRPAを導入するのかという目標設定を明確にしてから導入を検討するべきです。
RPAはできることが幅広くあり、単純作業や指示を的確に出せれば、複数のソフトウェアをまたいでの作業することもこなせます。
しかし、効率的とは言えない作業のために導入すればパフォーマンスは下がってしまいます。
そのような事態を避けるためにも、より良いRPAを運用するためにも目標設定は欠かせないものになります。
RPAに限らず新しいシステムを導入する際によくある失敗として、目標設定のミスがあります。
実際にRPAツールを使うのは現場の人間であり、上層部の目線から見た導入意義は実感を持って伝わらないことが多いです。
なので、目標設定はしたものの、重要性が伝わらず、RPAツールが活用されていないということになり、失敗してしまいます。
ここでの目標設定は自動化することでどのような効果を得たいのか、具体的にシミュレーションしていきます。
「このデータを基幹システムに入力する」など漠然としたものではなく、「このデータを基幹システムに入力する処理を30%短縮する」など数字を用いて具体的に設定しておくと効果の検証がしやすいです。
現場のスタッフとしっかりヒアリングを重ねて、細部まで業務内容を把握してから設定することで、導入時の実用性や費用対効果などを確認することが可能になります。
ここでひとつ注意してほしいのが、目標設定のすべてが「時短」「業務の効率化」にならないことです。
数字を元に具体的に検証していくことはもちろん必要ですが、それだけではなく、視点を変えた「成長戦略」「付加価値の創出」さらにひとりひとりの「自分らしい生き方の実現」などを目的としてRPAロボットを活用することで、RPAロボットと共に働くという考えの元、それを実現が出来れば、上層部にとっても現場にとってもRPAロボットに対してネガティブになることなく、前向きな導入検討ができるのではないでしょうか。

小さく始めて大きく育てる

RPAは小さく始めて段階的に導入する方が良いと言われています。
産業用ロボットを工場すべてに導入する場合とおなじように、数百台もRPAロボットを導入し集中管理で業務を一気に自動化する方法もありますが、そのパターンを実行してしまうと、障害時の対応が大きなリスクとなります。
一斉に多くの部分をRPAロボット化してしまうということになり、万が一障害が出た際に事業継続にも影響しかねません。
まずは、業務担当者のPCにRPAロボットを導入して、段階を経て引き継いでいくほうが現実的と言えます。
さらにいきなりバックグラウンド処理を行ってしまった場合、正常終了していると思っていても途中の過程が違っている可能性があり、どこでエラーになってしまったのかチェックすることはとても難しいです。
チェックするためにもRPAロボットの操作をPC上に表示させてそれぞれのステップが正常に稼働しているかどうかを確認し実績が出てからバックグラウンド処理をすることをお勧めします。
RPAロボット数が増えてくると野良ロボット化防止の為にも、また導入対象を広げる為にも、「こまめに見直すこと」が重要になってきます。
こまめに見直すことで、処理の工数を減らせたり、手順が変わっても修正に対応できたりするようになっていきます。
また、少しずつ作成してこまめにチェックをすることで、すぐにエラーに気付くことができ、対処が楽になります。
RPAでロボットを作成するにあたって作業のヒューマンエラーの心配はなくなり正確性はアップしますが、処理エラーはつきものです。
少しずつ作成して、エラーを繰り返し、修正することで信頼できるロボットを作成することができます。
そして何より大切なことは「100%を求めない」ということです。
業務に例外処理が含まれている場合、100%の自動化を目指すことは処理工数を爆発的に増やすことになり、実現までに長い開発時間がかかってしまいます。
こういった業務も処理できないということはありませんが、まずは、「使える範囲で最大限に生かす」というところから始めていくのが成功の秘訣と言えるでしょう。
WinActorはデスクトップにインストールするタイプなので小さく始めるには向いています。
だからと言っていつまでもスケールできないというわけではありません。
Win Directorを使うことによって管理・統制が可能になります。
Win Directorでは実行ロボットを一元管理して、ほかにもスケジューリング実行指示などが出せます。
野良ロボット対策やガバナンスの統制、実行状況の監視などを引き受けてくれます。

実際にWinActorに触れてみる

導入準備を進めてきましたが、実際触ってみないと何も始まりません。
実際に触れて、情報収集をしてみて社内での運用イメージを膨らませていきましょう。

  • 無料セミナーやハンズオンセミナー
  • トライアル(評価版)を試してみる
  • 他社の導入事例を参考にする

無料セミナーやハンズオンセミナー

WinActorの無料セミナーやハンズオンは随時開催されていますので、参加し知識を深めておくことも導入前の大事なステップのひとつです。
RPAロボットを社内に導入するにあたって、YouTubeなどの動画コンテンツを見るだけでは「まったくイメージがわかない」ということもあるのではないでしょうか。
そういった場合にオススメなのが、展示会へ足を運ぶというのも1つの手段になります。
RPA展示会では、様々なRPA企業がRPAロボットの自社検討を進めておられる企業様に対して、実際に作成したRPAロボットのデモンストレーションを行ったり、作り方をその場で見せてくれたり、ふとした疑問にその場で答えてくれるなど、RPA技術者が目の前にいるからこそ実際にRPAロボットを見て、「知りたい情報を得られる」というメリットがあります。
その次におすすめしたいのが「RPAハンズオンセミナー」です。
RPA導入企業やRPAメーカーが増えてきた今、様々な業務内容に対するコンテンツを選び、実際にWinActorの基本操作を体験しながらセミナーを受けることができますので、導入前に操作性や基本の使い方を学ぶことができます。
実際に使ってみることで、また新たな知識を得たり、自社の業務でここは自動化できそう、など具体的な計画を立てたりすることができます。
このハンズオンセミナーでは、受講者が自分のレベルに合わせて「初級」や「中級」などレベルに合わせて受講することができるものあり、「まったく使ったことがないから不安」ということや、「もう一歩先の使い方を知りたいから中級を受講したい」などのように企業ないでも、各担当者単位の理解度に合わせて受講を進めることができます。
急な外出予定が入ってしまうこともあり、実際にセミナーに参加することが難しいといった場合でも、現在ではWebで受講することができるセミナーも増えているので、場所を問わず参加できることも魅力のひとつです。
Webセミナーの内容も「入門編」や、「基本機能編」「業務プロセスの分析方法」、「成功に導くためのノウハウ」のように、受講者が知りたい情報にあわせて申し込みができるので、時間がないといった方も一度Web セミナーを受けてみてはいかがでしょうか。
さらに、運用が進み複数台のロボットを所有している企業向けのものもあり、その時気になっていることに合わせて受講できるのも、安心ポイントのひとつです。
無料のハンズオンセミナーの中には、セミナー後に交流会を設けているものもあります。
セミナー講師や関係者の方、出席された他の参加者と直接会話や相談ができ、抱えている不明点や疑問点を直接聞いて解決できるところも良い点です。
RPAが普及してきた今のネット社会、RPA交流会やRPA勉強会、RPAイベントといったいろいろな業種や独自の運用理念をもっている人たちと、コミュニティを作ることが可能になっています。
こういったイベントに参加してみて、実際に導入しロボットを使っている人の意見を取り入れられるのも良いかもしれません。
自社で使っている社内ソフトと同じものを使っている担当者が見つかるとよりいい情報を得ることができます。
例えば、会計ソフトの自動化にWinActorを用いた担当者様と話をする際に、自社と同じ会計ソフトだった場合、導入プロセスの中での注意事項やアドバイスなどより明確に受け取ることができます。
このように、実際に導入した担当者だからこその目線で説明をしてもらえるのはとても参考になるのではないでしょうか。

トライアル(評価版)を試してみる

WinActorは、実際に導入する前に無料で使える評価版を試してみることができます。
事前に本や記事などで、使い方や導入事例など調べることはもちろん必須項目ですが、実際の業務を行うにあたって操作性のしやすさや、自社ソフトとの相性など稼働してみないとわからないことがたくさんあります。
導入したものの、「自社ソフトとの相性が悪くデータをきちんと読み込まない」「ソフト製品のバージョンが古くて、RPAで動かすとエラーになってしまう」というトラブルが起こる可能性もあります。
また実際に自動化プロジェクトをすすめる人とRPAツールとの相性もあります。
RPAツールは基本的にプログラミング知識不要で、誰でも操作することが可能ですが、理解度や相性で開発にかかる時間にかなり差が出てしまいます。
無料版を使って実際に自社で操作を試してみることによって、そういった不安は一掃することができます。
事前にどのような業務が実際に自動化に向いているか、開発担当者を誰にするかなど導入する前に確認でき、実際の導入に向けた不安を事前に解決できる無料版はぜひ事前に試しておくことをおすすめします。
さらに、Win actorでは有償トライアルというのもやっています。
しっかり2か月間試すことが出来るようなので、評価版では精査が間に合わないという方は有償にはなりますが、しっかり試してから導入することもいいのではないでしょうか。
その他にも簡易PoC (Proof Of Concept)や業務整理・RPA適用コンサルティングなど、広範な技術サポートメニューを提供してくれているようです。
そういったものを活用してみるのも、スムーズな導入に繋がるのではないでしょうか。

他社の導入事例を参考にする

国産RPAツールであるWinActorは導入企業が2014年の販売開始以降、2020年には5,000社を超えました。
その為、導入事例も5,000パターンあるということです。
企業で行う単純作業は、ある程度どこか似ている作業があるものですし、同業者の事例なども参考になることも大いにあります。
こういった下調べも、前もってしっかりとリサーチが必要です。
WinActorの場合、Excelなどのソフトウェアとの連携動画や導入会社様との対談などをYouTubeにて配信されています。こういった事例動画を参考に検討を進めてみるのもいいでしょう。

アウトプットしてみる

今までのステップを行った後、一度アウトプットしてみると、より理解が深まっていくと思います。
今まで、得た知識を書き残しておくこと、どういう目的でロボット作成したかなどを書き残しておくことで、自分の認識が間違っていないか、分かっているつもりだったけど、実際は違ったということも再確認ができるはずです。
更にメンバーが増えた時の研修に使用したり、引き継ぐ際に認識の違いで障害が生じたりすることを防げる、ロボットを作成時にそのロボットの用途や作業内容を書き残しておくことで、ロボットの管理や、ロボットの使いまわしにも役立てられるなど、メリットは多くあります。
RPAロボットを作成した際に、業務に導入して、導入後どれだけ効率化されたかを分析しておくことも大事になってきます。
労働時間の短縮が出来たのか、RPAロボットの処理作業がミスなく完了できているのかなど、数字で表して残しておくことは重要です。
分析結果をもとに更にRPAロボットの改善を加えるなどして、より高性能なRPAロボットに仕上げていきましょう。

導入の為の5ステップのポイントをご紹介していきましたが、RPAの導入には事前準備が一番重要なものになってきます。
この準備がしっかりできているのとできていないのとでは、導入後の投資対効果は変わってきてしまいます。
RPAは今注目を集めていて、簡単にロボット作成ができる、プログラミング不要、生産性向上などと、いい面ばかりに目が行きがちですが、RPAロボットに確実に仕事をさせるのは人の仕事だということを、しっかりと認識しておかなければいけません。
「RPAを導入する=確実に効果が出る」とは限りません。
人間の変わりに業務してくれること、人間のように教えるのに手間がかかることから、RPAの導入は新入社員に例えられることが良くあります。
最初は簡単な作業を丁寧に教え、その後タイミングを見て教育(調整)していけば、だんだんと難しい処理でも行えるようになってきます。
正しく設定することができれば何のトラブルやミスもなく、人間がやっていた業務量が減らすことが出来るので、焦らずに設定していくことでRPAの効果を最大限に発揮してくれます。
導入後も運用の社内定着、そしてスケールアップも含めて、専門チームがサポート体制を整え、定期的に情報共有なども引き続き行っていくことで、いずれは社内全体へのRPA導入を行っていきましょう。