日報と言えば、ノートに1日ずつ営業記録やトラブルの有無、反省点などを記載する日記のようなものです。次の担当者への引き継ぎ事項、代理への伝えておきたいことなど、様々な情報を伝達する際にも使用します。近年では、ITの進歩に伴い、日報を紙からデータに移行する企業が増えてきています。そこで今回は、日報をデータで管理するメリットとおすすめのツールをご紹介します。
紙の日報管理の問題点
紙の日報管理には、次のような問題点があります。
文字を書くのに時間がかかる
鉛筆やボールペンで文字を書くよりも、キーボードやスマホの液晶を押す方が日報を早く作成できます。1文字を書いている間に、3～5文字は入力できるため、単純計算で3～5倍も時間が変わるのです。
書いたり消したりに時間がかかる
書いた文字を消すには、消しゴムや修正ペンなどを使います。消しゴムで何度も往復して消したり、修正ペンのキャップを外して塗る作業に時間がかかります。一方で、データの日報では消したい範囲を選択してバックスペースキーを押すだけで消せるため、時間を大きく節約できます。
日報が読まれにくい
紙の日報は、保管場所から取り出して目当てのページをめくるのに時間と手間がかかります。そのため、日報を読むのを面倒に感じてしまいます。少しずつ日報管理が形骸化していき、いずれ廃止されてしまう恐れがあります。
また、日報を読む人と読む人で分かれてしまい、重要な情報を伝達できず、大きなトラブルに繋がる可能性もあるでしょう。日報を運用するのであれば、全員が読むことが前提です。
日報の内容をすぐに伝えられない
日報に書いた内容をすぐに伝えたい場合、何を書いたか日報を確認して、別途メールやLINEなどで送ることになります。日報の内容をすぐに伝えられずトラブルになる可能性も否定できません。
日報を書く習慣がつきにくい
紙の日報では、ページを開いて鉛筆やボールペンを手に持って書くという手間がかかります。そのため、日報を書く習慣がつきにくいのです。日報を書く人と書かない人がいると、日報のメリットを生かすことができません。
データの日報管理のメリット
データで日報管理を行うことには、次のメリットがあります。
内容を簡単に修正できる
データの日報の内容は簡単に修正できるため、日報の作成にかかる時間を大幅に削減できます。また、後から誤字脱字に気づいてもすぐに修正できる点も嬉しいポイントです。追記事も簡単に入力できるので、伝えたい情報を全て伝えることができます。
情報を整理しながら入力できる
紙の日報だと、一度書いた文字を消すのに手間がかかるので、頭で文章を整理してから書くことが基本です。しかし、それでは効率が悪く、日報の作成に時間がかかります。データの日報であれば、考えや伝えたいことをザーッと書いてから、文章を整えることができます。
情報を整理しながら入力した方が精神的な負担も少ないので、日報を書くことに対してポジティブな気持ちになれるでしょう。
すぐに伝えたい人に伝えられる
日報の内容をすぐに伝えたい場合は、写真を撮ってメールやLINEで送信するだけで済みます。紙の日報だと、文字を手打ちする必要があるため、文章の作成に時間がかかります。また、日報の作成後にスクリーンショットや写真を撮っておくことを習慣化すれば、万一のときにすぐに相手に送信できます。
習慣化しやすい
ITが進歩した現代では、手書きよりもキーボードで打つ方が慣れている人が多いため、データで日報管理した方が定着しやすいでしょう。日報作成の負担が少ないだけではなく、慣れるのも早いのです。日報は毎日作成してこそ意味があるので、データでの日報管理を検討してみましょう。
まとめ
日報管理の方法を紙からデータに移行することで、日報作成を習慣化しやすくなります。日報には、次の担当者や代理の社員に伝えるべき情報を記載するため、適切に運用しなければなりません。しかし、社員に日報を管理するように伝えるだけでは、いずれ形骸化してしまいます。今回ご紹介した日報管理の方法を参考にして、ぜひデータでの管理に移行してみてください。
