働き方改革の救世主とも言われているRPA。
すでにご存知の方もいれば、最近初めて知ったという方もいるのではないでしょうか。
RPAはこれまで実現できなかった、異なるソフト間での自動化を手軽に実現できることから注目を集めています。
かんたんな事務作業であれば、大半を自動化できるので、これからの未来人材不足の問題や人によるミスを減らすなどを解決するための手段になると考えられているのです。さらにプログラミング知識や技術が必要なく手軽に始められるツールが注目されています。
そんな中で国内 No.1 の RPA 事業実績を持つ日本市場の先駆者でRPA テクノロジーズ株式会社が提供している「BizRobo!」と呼ばれるデジタルレイバーサービスがあることはご存知でしょうか。
RPAテクノロジーズ社は今までに10,000以上のロボット開発・運用を提案してきた実績とノウハウがあります。
この記事では、注目のRPAツールである「BizRobo!」についてくわしく解説をします。

Table Of Contents

BizRobo!とは

BizRobo!とはサーバー型RPAの代表的なツールの1つです。

ホワイトカラーの生産性を革新する、ソフトウェアロボットの導入・運用を支援するデジタルレイバープラットフォームです。
〔ロボット〕と〔IT〕によって、ホワイトカラーをルーチンワークから解き放ち、企業をはじめ社会全体の生産性を向上し、これからの働き方を変えていきます。

なぜBizRobo!が選ばれているのか

導入時に検討準備・体制を構築・全体を見据えたサポート、AIテクノロジーを含む様々なツールを業務内容・企業内容に合わせて適切な提案をしてくれます。
業務内容やロボットの働き方から企業にあったツールを提案して、業種に精通したパートナーとも連携し業務内容に適した活用方法を提案してくれます。
導入前はもちろん、導入してからもサポートしてくれますので多くの企業で導入されています。
そして他社のツールと違いWebアプリケーションを得意しているので、Web上での処理やデータ収集に優れています。
無料トライアルも提供されているので一度試してみるのも良いかもしれません。

BizRobo!の歴史

BizRobo!はもともとアメリカのKapow社が提供しているソフトウェアをKofaxが買収・結合し「Kofax Kapow10」として提供しているものを、RPAテクノロジーズ株式会社が独自機能を追加して「BizRobo!」という名称で提供しています。

BizRobo!の種類

BizRobo! Basic

月額課金制のレンタル型のサービスです。
月額60万円からの課金体系で、最も基本的なサービスになります。
一度に複数のパソコンで利用出来る為、パソコンが多ければ多いほどコスパも高くなります。
しかし中小企業のような少人数で利用するには費用が高くなり運用するまでに時間を要するというのがデメリットになります。

BizRobo! DX Cloud

2018年6月から提供されているプライベートクラウドサービスによるツール。
価格は月額20万円~となっています。
バックグラウンド型のため無制限にロボットを作成することができます。
セキュリティが高く専用の仮想サーバーを割り当て、複数のユーザーの併用を避けることで、情報漏洩を防止します。
BizRobo! Basicが1KCU60万円に対し、0.5KCU20万円から(上限は30万)となっているので、スモールスタートに適しています。

BizRobo! mini

Basic Roboをベースとしています。
年間90万円から1か月あたり7.5万円から始められます。
業務自動化やBizRobo!に関心はあるがコストを抑えて導入したいという方にオススメでサーバーが必要なくパソコンさえあれば導入できるという手軽さで、 低コストでの導入が可能なのが特徴です。
しかし同時に実行出来るロボット数が1台というのはデメリットですがスモールスタートさせたい企業の方にはBizRobo! miniを使い効果等が出てからBizRobo! Basicにするという形も良いかもしれません。
全てのツールに言えることですが日本語も対応しており、ナレッジベースやラーニングサイト等のサポートも提供されています。
さらにユーザー同士での意見交換や情報交換ができる場も設けられているので、とても心強いサポートが充実しています。

BizRobo!の導入実績

  • 経済産業省
  • 東京慈恵会医科大学附属病院
  • リコージャパン株式会社
  • 滋賀医科大学医学部附属病院
  • 株式会社ビーネックステクノロジーズ
  • 株式会社フェリシモ
  • 株式会社善都
  • 愛知県 大府市役所
  • 名古屋大学医学部附属病院
  • 株式会社日立マネジメントパートナー
  • 大同火災海上保険株式会社
  • 株式会社リンクレア
  • 千葉県 市川市
  • 株式会社日立システムズ
  • 株式会社GWC
  • ギガフォント株式会社
  • 株式会社IDOM
  • 三菱重工業株式会社
  • パーソナルテクノロジースタッフ株式会社
  • 株式会社カインズ
  • 合同会社 西友

名だたる企業がBizRobo!を採用し、実際に業務時間が大幅に削減出来たこと、ミスが減ったこと、業務品質が向上したことを実感したと答えています。
多くの企業で採用されているのは、BizRobo!に信頼性があり、サポート体制も充実していて、様々なツールが用意され企業内容にあったツールを選べることが出来るからではないでしょうか。

BizRobo!で出来ること

パソコンを使った定型処理を行うロボットに加え、OCRツールの〔Scan Robo〕を使用すれば紙文書の文字をスキャンしてデータ化するロボットもあります。
経理や会計処理にも適しているツールになります。〔勘定奉公〕〔弥生会計〕等の会計ソフトとも連携して、処理することが可能になります。
独自のブラウザを使用しているため、Webサイトの自動化はBizRobo!の中のみで作成することが出来ます。
さらにWeb上の情報は表示されていて開発中でも実行されているため、現在どんな画面になっているかも分かりやすいです。
Excelデータの読み取りや書き込みも得意としているため、パソコンにExcelがインストールされていなくても編集できます。
AI inside株式会社と業務提携をし 、AI inside株式会社が提供しているAI-OCRソリューション〔DX Suite〕をシームレスに連携できるツールもあります。

実際にBizRobo!を導入し実現できたこと

食品・飲食業のレジ締作業を行い、売上データを本部に送信する業務

店舗で売上データを確認する必要がなくなったため、30分以上時間がかかっていた担当者の業務負担が大幅に減少した。
本部担当者は不備のあるデータのみ確認すればよいため、空き時間を他業務に充てられるようになり業務品質が向上した。

金融業の保険料清算報告書を精査し、所定の金額を生産する業務

ごく一部の例外以外はすべてロボットが代行し、4万時間分の余力を創出した。
ロボット導入以前は報告書が紙であったが、フローを再整備しエクセル形式に変更したことで、様々な業務のBRP取り組みにもつながった

物流業の予約情報を更新し、基幹システムに転記する業務

人手で30時間かかっていた業務をロボットが6時間で終了するようになった。
ロボット2台が常に稼働し、ピーク時においても担当者5人分の業務を代行している。
ヒューマンエラーがなくなり、正確な情報の更新が行えるようになった。

BizRobo!の得意とする業務

BizRobo!には得意とする業務と苦手な業務があります。
ここではそのうち、BizRobo!がとくに得意とする業務についてご紹介します。
細かく説明するとかなり多くなってしまうため、ここでは次の3つを解説します。

  1. 大量のデータ収集業務
  2. 繰り返し処理業務
  3. 条件をつけて分岐処理業務

もちろんこの3つに該当しなくても、BizRobo!で出来る業務はありますが、特に得意とするのはこの3つになります。
BizRobo!の利便性を実感したら、手作業で処理するのがあまりにも非効率に感じるほどです。

得意な業務①大量のデータ処理業務

BizRobo!は大量のデータ収集などの単純な業務の処理を得意とします。
単純な業務とは「マニュアル化できる業務」と考えることができるでしょう。

Webサイトから取得したい情報のみを取ってくることや、Excel等に入力されている情報を専用サイトや社内アプリ等に入力する業務は、BizRobo!で自動化できる可能性はとても高いです。
またBizRobo!以外のツールを使用する際でも言える事ですが自動化する場合は、かならず業務内容をマニュアル化しておくことがとても大切です。
できるだけシンプルな手順の組み合わせでマニュアル化できる業務であれば、BizRobo!が大活躍すること間違いありません。

得意な業務②繰り返し業務

BizRobo!は繰り返し業務を得意とします。
Excelであれば列の繰返しや行の繰返しどちらにでも対応出来ます。
単純な繰り返しから複雑な繰り返しの業務まで、BizRobo!におまかせ。

人間であえば毎日何度も同じ作業を繰り返すというのを、あまり得意としません。
飽きてしまったり集中力が低下することから、ヒューマンエラーも増えてくる等の問題が生じるからです。
それに別の角度から考えると、繰り返しの単純業務なら誰がやっても同じ結果にしかならず、効率的な業務とは言えません。
それであればBizRobo!で自動化した方が、社員にも企業にもメリットがあると思いませんか。
繰り返し作業でお悩みならBizRobo!です。

得意な業務③条件をつけて分岐処理業務

条件があれば人間がやらなければ無理だろう!と思っているのは大間違いです。BizRobo!であればすべての事が出来るとは限りませんが、条件によって分岐をし違う動きをつけることも可能です。
例えば、ifやelseのような動きをしたい場合も、ステップの組み合わせでいろいろな動きをさせる事が出来ます。

こうした単純な分岐から複雑な分岐処理業務もBizRobo!に任せるべきです。

BizRobo!は人とは違い、ロボットが同一の作業を高速に処理します。
わずか1時間の作業であっても、年間で節約できる時間の価値は計り知れません。
24時間高速で処理し続けられるBizRobo!は、様々な処理業務に大活躍します。

BizRobo!が苦手とする業務

BizRobo!には、得意な分野もあるが、不得意な分野も多数あります。
どんな業務でも自動化できるわけではないこと、自社の用途にマッチするかを考えておきたいところです。

  1. デスクトップアプリの自動化には向いていない
  2. ブラウザ機能が十分とは言えない
  3. フロー変更が頻繁な業務

苦手な業務①デスクトップアプリの自動化には向いていない

BizRobo!はデスクトップのアプリを使用する業務は可能ですが苦手としています。
Desktop Automationというステップを使用すれば可能ですが、動きが遅くなってしまいます。

苦手な業務②ブラウザ機能が十分とは言えない

BizRobo!はChrome上では表示されている画像がBizRobo!内のブラウザでは表示されないことがあります。例えば画像の遅延読み込みには対応していません。

苦手な業務③フロー変更が頻繁な業務

フローの変更やルールが多数ある業務も苦手としています。
もちろんフローの変更が発生した際は、ロボットの内容を修正できれば問題ありませんし、ルールも変更できる点は変更し、ロボットが作りやすいようにできれば問題ありません。
しかし、ロボットの変更に時間が取られるのであれば、作業時間が増えてしまうため本末転倒です。
こうしたフローの変更が頻繁に発生する作業の場合も、変更が少ない業務のみを自動化するなど、工夫をすることで一部は自動化が可能かもしれません。

BizRobo!を導入するメリット

BizRobo!を導入すると、主に以下の3つのメリットがあります。

  1. 低コストで導入可能
  2. ノンプラミングで運用可能
  3. 作成しやすいステップが充実

どれも非常に魅力的なメリットですが、中でも抑えておきたいのが「ノンプログラマーでも運用可能」であることです。
誰でも手軽に扱えることが、BizRobo!が最も強みとする点でもあります。

メリット①低コストで導入可能

BizRobo!は「デスクトップ型」と呼ばれるタイプと「サーバー型」と呼ばれるタイプの2種類のタイプが存在するRPAです。
デスクトップ型は名称の通り、BizRobo!をインストールするのはPC1台ずつ。
つまり最小で1台から利用できるため、低コストで導入できるということです。
対してサーバー型はサーバーを要するので、大企業向けですが様々なツールがあり、サーバー型と同じ機能をもつデスクトップ型もありますので、まずはデスクトップ型から導入してみるとスタートは低コストになります。

メリット②ノンプラミングで運用可能

BizRobo!は、もともと技術者でなくても利用できることを設計思想として開発されました。
そのためプログラマーでなくても、現場の担当者レベルでロボットの作成が可能です。

もちろん何の学習もいらないかといえばそうではありませんが、ほんのわずかな基礎知識と、慣れさえあれば誰でも運用可能だということ。
運用に技術者が付きっきりでなければならない従来の業務システムとくらべて、現場で運用・拡大できる仕組みがどれだけ素晴らしいかは明白です。
使用に慣れれば慣れるほど、進んで業務を自動化するようになり、ますます業務の効率化が進む仕組みだと言えます。
社内に導入を成功したチームができると、他のチームも影響され、良いサイクルが生み出されるため、チーム内の雰囲気も向上されるでしょう。

メリット③作成しやすいステップが充実

BizRobo!は上記でも記したように、プログラミングの技術ノウハウがなくても作成しやすいように、様々なステップが用意されている。
さらに稼働中にエラーが発生すれば、エラー箇所で停止するので原因の特定でしやすく、間違った状態での情報更新等がなく安心です。
Design Studio内で完結するような業務であれば開発時間も少なく作成できます。
スケジュール機能も備わっているのでわざわざパソコンを立ち上げなくても勝手に動いてくれます。

BizRobo!を導入するデメリット

BizRobo!を導入する際の、デメリットについても解説をしておきます。
BizRobo!を導入すると、よいことばかりではなく弊害もあるものです。
これから紹介する3つは、BizRobo!の導入の際に遭遇しやすいデメリットのため、あらかじめ理解をし、対策もしておきましょう。

  1. 反対する社員の抵抗に遭遇する
  2. 管理が甘いとブラックボックス化する
  3. 野良ロボットが出現する

デメリット①反対する社員の抵抗に遭遇する

BizRobo!の導入時に、必ずと言っていいほど発生するのが一部の社員からの反対・抵抗です。
基本的に人は変化を嫌うもので、まだ見えぬ効率化を喜ぶよりも、これまでやっていた仕事が変わることに抵抗を示します。
またBizRobo!に自分の仕事を奪われる、と感じる社員も多く、従業員の仕事を奪うものではなく共存しよりよい企業にしていくということをしっかりと説明しておく必要があるでしょう。
実際にBizRobo!は、仕事を奪うためのツールなどではなく、人がやらなくても良い仕事を任せることで、より生産的な仕事を実現するためのものなのです。

デメリット②管理が甘いとブラックボックス化する

BizRobo!を導入時に、ルールやマニュアル化を徹底しないと「ブラックボックス化」が発生します。
ブラックボックス化とは、人が行っていた仕事を自動化する際に、フローを残しておかないことで起こる問題です。
BizRobo!が不調で動作しない、といったトラブルが発生した際に「誰も業務のすすめ方を知らない」といった事態にてんやわんやすることになります。
これは業務をBizRobo!へ移行する際に、マニュアル化せず、無作為にシナリオを作成し、担当者が異動や退職することで起こります。
かならずルール化とマニュアル化することを忘れないようにしてください。

デメリット③野良ロボットが出現する

②のデメリットと同様に、管理をしっかりしておかないと「野良ロボット」が発生してしまうことになります。
野良ロボットは、どのPCに存在するか不明なロボットや誰が管理しているか分からないロボットが、勝手に動作し続けるといった問題が起こります。
勝手にメールを送信し続けたり、データを取得する作業でサーバーや回線に負荷を与えるなど、トラブルとなりかねません。
ロボットを適切に管理し、野良ロボットが発生しない仕組みづくりが求められます。

BizRobo!の導入までのプロセス

BizRobo!がどのようなものか理解したら、次に導入までのプロセスについて学んでおきましょう。
なお導入までのプロセスは、依頼をする取扱店にもよるため、一律ではない点にご留意ください。

無料導入キャンペーン(不定期に開催されます)

こちらはBizRobo! mini限定にはなりますが、2019年9月から12月末日までキャンペーンが行われていました。こちらはRPAテクノロジーズ株式会社の判断によって定期的に開催されるようなので次回に期待したいです。
ウェブや書籍での情報だけでは、理解するのに限界があるものです。
自分たちの手で触ってみることで理解を深められます。

ヒアリング

導入前にヒアリングや提案、体制づくりをしどのツールが企業にあっているのか等を考慮して提案してくれます。
ヒアリングが終わったら、テスト用にしばらくBizRobo!を使わせてもらえないかの交渉をしてみましょう。
またできるだけ早く、見積もりについてもお願いしておくとよいと思います。
ほかのRPAとくらべて、コストがどれくらい違うのかを把握しておくことも大切です。

契約

採用を決めたなら取扱店と契約を進めます。
代理店によってはチケットというものがあり、そのチケットを使ってBizRobo!のポータルサイトで問い合わせが出来るものがあります。
ロボット作成で行き詰った際等にポータルサイトに記載されていない内容を問い合わせ直接やり取りできるものがあるので、一度確認してみると良いです。
契約を終えたら、取扱店と打合せを始めてRPA事業へ参入しましょう。

導入計画の立案・準備

導入計画を立てます。
BizRobo!で自動化する対象業務を選定し、話し合いを重ねて決めましょう。
ルールづくりや業務のマニュアル化も同時に進めておくと良いと思います。

本導入

BizRobo!を導入します。
導入自体はデスクトップ型であればPCへ、サーバー型であればサーバーへインストールを行い、接続設定を行うだけですから、思っているよりもすんなりと終わるでしょう。
フロー作成と動作テストを実行し、狙い通りに動作するかを確認してください。

運用

導入が終われば運用のフェーズです。
運用していて問題があれば、つねに改善を繰り返し、より効率的に自動化する方法を検討しましょう。
1業務ずつ自動化を成功させ、少しずつ対象業務を拡大していくと、失敗が少なくて済むはずです。

BizRobo!のフロー作成

BizRobo!のフロー作成で抑えておくポイントです。
基本的にマニュアルやラーニング通りに行えば問題はありませんが、以下の2点を理解しておいてください。

  • 導入後も常に改善を繰り返す
  • 複雑な業務も分割して作成していくことで自動化可能

①導入後も常に改善を繰り返す

ロボット作成すればそれで終わり、というものではありません。
うまく動いているようで、実は無駄なステップがあったり非効率な動作になっている場合もあります。
ほかにも業務の変更があり、フローを修正しなければならない場合もあるはずです。
つまり、導入後もつねに最適な動作となるように、つねにチェックを心がけ、改善を繰り返すことが重要だと言えます。

②複雑な業務も分割して作成していくことで自動化可能

一見すると複雑で自動化できそうにない業務はたくさんあると思います。
そんな時は、業務の動作を書き出してみて、1つの作業単位でタスクとして分解してみてください。
すると、複雑そうな業務でも、実はシンプルなタスクの組み合わせであるケースは多いもの。
分解できる最小単位ごとにロボット作成することで、各々のロボットを呼び出し繋げて作成する事も可能ですので、BizRobo!で自動化できる業務は意外にも多くあるものです。
そんな中でも、どうしても人が作業しないといけないところも出てくると思います。
人とロボットが共存していくためには、人をはさむ作業があってもよいのではないかと思います。

BizRobo!導入で失敗しないためのポイント

BizRobo!の導入のポイントを3つご紹介します。

  • 社員の協力を得られる努力をする
  • 適用できる業務の洗い出しをする
  • ルールと管理を明確化する

中でも重要なのが、社員の協力を得られる努力をすることです。
社内の理解が得られていないのにRPAを活用しても批判され業務自動化が進まないという事例は多々あります。
様々な企業でRPAの効果等は出ていますが、活用するまでの道のりは容易ではありません。
導入時に最も気をつけておきたいポイントです。

ポイント①社員の協力を得られる努力をする

新しい業務システムを導入する場合、社員の反発は少なからず起こります。
またBizRobo!の導入によって「自分たちの仕事を奪われる」という危機感を持つことも原因の一つです。
どれだけ便利になるシステムであっても、現状が大きく変わる事に拒否反応を起こしてしまう人もいます。
BizRobo!で業務が自動化されても、決して社員たちの業務を奪うものではありません。
人でなければこなせない業務もあります。
ですが、それを分かってもらう為にも、コミュニケーション力が必要になってきます。
業務内容をロボットが動きやすいように改善して欲しい時等に必要になります。
変更したことで、結果としては変わらないという事を、いかに社員の方に分かって頂くかも重要になります。
万が一理解を得られなければ、ロボットの工数が増えるだけでなく、自動化自体を断念せざるを得なくなる可能性もあります。
ポイントとしては、現在の組織に依存していない新たなRPAチームを作成することです。
また、事前に社内にRPAの推進を協力してもらうことも大事です。
業務内容に詳しい社員、最新テクノロジーに詳しい社員等を集め、現場側の協力体制のもとRPAチームと連携し、進めていくと良いでしょう。
煩わしく生産性を落とす定形業務をBizRobo!へ委任し、人でなければこなせない重要な仕事に集中してもらうためのシステムなのです。
この旨をしっかりと理解してもらう努力をすることが、導入においてとても大切なポイントだと言えます。

ポイント②適用できる業務の洗い出しをする

適用できる業務、着手しやすい業務を洗い出しておくこともポイントになります。
現在抱えている業務の全てを、ロボットにさせるというのは現実的ではありません。
比較的簡単な業務から着手し、開発者もBizRobo!に触り慣れるというのも重要です。
開発者が初めから複雑な業務から自動化を進めれば挫折してしまい、辞めてしまうということにもなってしまいます。
システムの導入には、大きなインパクトが求められることが多いですが、初めから大きな業務の自動化を目標にしてスタートを切るのはさけておきたいです。
取り返しのつかない事になってしまうケースもあります。
たとえば消してはいけないデータを消してしまったり、漏れてはいけないデータが外に漏れてしまう、などです。
こうした大きなトラブルを発生させないためにも、小さな業務や単純な業務から自動化をスタートし、徐々に対象範囲を拡大させ、最終的に大規模な業務へ適用するのが理想です。

ポイント③ルールと管理を明確化する

BizRobo!を導入する際は、必ず運用ルールと管理の方法を明確化しましょう。
たとえばロボットを作成したら、必ず管理簿へ登録する。
ロボットを作成する際は、人が処理する場合の手順を必ずマニュアル化する。
こうした管理を徹底することがポイントになります。
もし管理面に問題があると、先述のようにBizRobo!に万が一のトラブルがあった場合に、誰も処理できないといった状況に直面することになります。
ほかにもどこで動作しているのかわからない、野良ロボット化してしまうなど、管理コストがかさむことになりかねません。
こうしたトラブルを防ぐためには、はっきりとしたルールと管理が必要不可欠です。

BizRobo!に関する資格

RPAがさらに世に浸透したとき、BizRobo!の名は広く知れ渡っているはずです。
またEXCELなどのOffice製品を使える技能と同様に、BizRobo!を使える能力が、今後は必ず求められるようになるでしょう。
BizRobo!を使える能力を認定する試験が、すでに存在していることはご存知でしょうか。
それが、「BizRobo!検定」と呼ばれる検定試験です。
BizRobo!ユーザーの開発者スキルを測定できる試験になります。
DS検定はDSの基礎的な開発能力を検定する試験で、DA検定はDAの基礎的な開発能力を検定するための試験になります。
パソコンで受験し結果も即時判定されるのは魅力です。
試験時間は40分で正解率が70%以上だと合格です。
BizRobo! LAND Communityというサイトから申し込みでき、受験料はともに2,200円(税込)です。(2019年12月時点)
万が一不合格でも、受験日の翌日から7日以降であれば再度受験することが可能なので、合格するまで何度もチャンスはあります。
導入が終わったあとに、担当者の社員に受験してもらうのもよいのではないでしょうか。
今後は一定の業務が、RPAで自動化されるのが当たり前の姿となるため、使いこなせる人材を増やすことはとても大切なことです。

BizRobo!まとめ

BizRobo!はアメリカにある企業 Kofax が「Kofax Kapow10」として提供しているものを、RPAテクノロジーズ株式会社が独自機能を追加し提供している、国内実績がありサポートも充実しているRPAです。
その理由は、外国製でありながら日本語対応をしており、導入前から導入後までのサポートが手厚く、ツールによってはスモールスタートも出来るという魅力があるからです。
誰でも手軽に扱えて、さまざまな業務を自動化できるシステムであり、AIやOCR機能を連携させることで、自動化の範囲を広げることができるので、きっと魅力を感じることでしょう。
これからRPAの導入を考えているのなら、BizRobo!がその筆頭となるのは間違いありません。