RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略で定型的なパソコン操作をソフトウェアのロボットが自動化することです。
製造ラインではすでにロボットが組み立てや溶接をしています。
最近では物流分野でもロボットが活躍するようになってきました。
ハードウェア型ロボットがモノの組み立てや移動の効率化に貢献してきたように、ソフトウェア型ロボットがオフィスでの人手による単純作業を行い、業務の品質向上と作業時間の短縮を実現していくようになってきました。
労働力人口の減少、働き方の多様化、女性の活躍促進など、様々な切り口で働き方改革が叫ばれています。
今後はAIの活躍も働き方に大きな変化をもたらします。
すでに大手企業や銀行のコールセンターではAIが活躍していますが、大きな投資が伴うため一般の企業に普及するには時間がかかるでしょう。
まずは手作業による業務の棚卸を行い、ムダな業務をなくし、RPAで業務を自動化し、できるだけ人の手作業による業務を削減しましょう。
Autoジョブ名人による業務の自動化こそ、働き方改革の今すぐ始められる重要な取り組みテーマと言えるのではないでしょうか。

Table Of Contents

Autoジョブ名人とは

Autoジョブ名人は、様々なパソコン操作を自動化するRPAツールです。

2004年より10数年間蓄積してきたブラウザ操作の自動化技術を受け継ぎ、WindowsアプリやExcel操作なども安定した稼働を実現するユーザックシステム株式会社が開発した国産のRPAになります。
単純な画面操作だけではなく、取引先とのデータ交換など、基幹業務に関わるミスが許されない業務、プロセス全体の自動化も実現します。
日々繰り返し行う定型業務をRPAに任せることで、人は付加価値の高い業務にシフトでき、生産性の向上や業務品質の向上に役立ちます。

Autoジョブ名人の歴史

Windowsアプリの操作機能など通の新機能に加えて、販売実績1,200本の「Autoブラウザ名人」の上位製品として発売されました。
RPAのブラウザ操作部門で国内シェアNo.1の「Autoブラウザ名人」は、これまで主に、ブラウザ操作によるミスが許されない業務を自動化するRPAとして、2004年の発売以来1,200本の販売をしてきました。
 
「Autoジョブ名人」は、さらにシナリオ作成機能を大幅に強化し、お客様からご要望の多かったWindowsアプリの操作にも対応することで、あらゆるパソコン操作を自動化する純国産のRPAとして発売されました。
「Autoジョブ名人」の主な特徴は、ブラウザおよびWindowsアプリの画面を構成するタグ情報を認識するため稼働安定性が高く、操作対象を画面でも認識できるため自動化業務の対象範囲が広く、スケジュール機能や実行結果のメール通知など運用管理も充実している点が挙げられます。
ユーザックシステム株式会社は14年間蓄積してきた業務自動化ノウハウと「Autoジョブ名人」で、企業が求める「業務プロセス全体を安定して自動化する総合的なRPAソリューションとして、働き方改革の支援を強化していくことを発表しています。

Autoジョブ名人の導入実績

ITベンダに聞いた中小企業に勧めたいPRA第1位
アフターサポートの手厚さ第1位
コストパフォーマンス第1位のAutoジョブ名人は純国内ツールだけあって、国内シェア率が高いツールになります。

  • フードリンク株式会社
  • エム・エフ・ヴィ株式会社
  • 株式会社LIFULL
  • 株式会社近藤商会
  • 昭和電機株式会社
  • 株式会社ヤクルト本社
  • 大阪ミガキ株式会社
  • 株式会社三和精密
  • 株式会社カンペハピオ
  • 株式会社ギンポーパック
  • 日本製粉株式会社
  • 八紘電子株式会社
  • 株式会社フジテレコムズ
  • 株式会社山善
  • 株式会社日伝
  • テラオ株式会社
  • 株式会社テクナート
  • MFV株式会社
  • 株式会社やまひろ
  • 株式会社ジャパンネット銀行
  • 堀内商事株式会社

日本の多くの企業が使用していることが分かります。
導入企業の多さがツールに対しての信頼度にも繋がっていきます。

Autoジョブ名人で実現できること

Autoジョブ名人を導入することで、多くの効果が期待されています。
その中でも、4つ効果をご紹介していきます。

  1. 勤務時間の短縮
  2. 人的ミスの防止
  3. 業務の不正防止
  4. 付加価値の高い仕事に専念できる

実現できること①勤務時間の短縮

業務の高速処理によって、作業のかかる時間を大幅に短縮することができます。
これまで、1件ずつ手作業で処理していた事務作業を代行させることで、残業時間を短縮することが可能になります。

実現できること②人的ミスの防止

人手に頼る作業漏れ、入力間違いなどの人的ミスがつきものです。
注意力をそぎやすい単純作業の繰り返市ではなおさらです。
ソフトウェアが自動処理することで、人的ミスはゼロになり、常に同じ品質の結果が得られます。

実現できること③業務の不正防止

ソフトウェアは設定したルールに基づき確実に処理をするため、人に不正を行う余地を与えません。
顧客情報などの秘密情報を人の手を介さず処理することで、データ損失・不正利用といったリスクの低減に繋がります。

実現できること④付加価値の高い仕事に専念できる

これまでの繰り返し事務作業に費やしてきた時間を本来の業務に充てることができます。
顧客とのコミュニケーションや、データの分析、事業戦略の検討といった人にしかできない付加価値の高い仕事に専念できるようになります。

Autoジョブ名人の得意とする業務

Autoジョブ名人を用いることで、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
RPAはルールが明確に定まっている定型業務を自動化することに長けたツールです。
仕事の上では人的な判断を要する面も多いですが、手を動かすだけのいわゆる「作業」も多いのではないでしょうか。
その中でも特に得意としているものを3つご紹介していきます。

  1. 単純な定型業務
  2. 電話・メール対応のサポート業務
  3. データの収集・分析業務

3つとも、どこの会社でも起こる業務で、なおかつ時間もかかるものではないでしょうか。
この業務が自動化できることによって、その他業務に時間をさけるようになり、生産性の向上にもつながっていきます。

得意とする業務①単純な定型業務

手順が決まっている単純な定型業務です。

事前に指定されたルール通りに作業することで完了する業務であれば、比較的容易にRPAに代替えさせることができます。
例えば請求書や経理の処理、発注・納品処理などが挙げられるでしょう。
もちろんこれら全てが無条件に代替えできるわけでなく、あくまでも決められた手順にそって行う場合のみ効率化が可能という話になります。
状況に応じた臨機応変な判断を要するプロセスが入っている場合は、RPAで対応するのは難しくなってしまいます。

得意とする業務②電話・メール対応のサポート業務

RPAを活用すれば、電話やメール対応などのサポート業務の効率化が可能です。

メール内容が定型的なものであれば事前に設定した文章を送付することにより対応できます。
また、電話対応に関してもさまざまな面での効率化が考えられます。
一例として、かかってきた番号を参照してデータベースから顧客情報を取り出し、オペレーターに提示するという使い方が挙げられるでしょう。
RPAを活用して圧倒的な効率化を図ったコールセンターもあるほどです。

得意とする業務③データの収集・分析業務

定型的な反復処理を得意とするため、データの収集・分析業務に活用することもできます。

ルーチンワークとはいえデータの収集や分析にはそれなりの時間がかかりますが、RPAを活用すれば自動処理によって時間の短縮が可能です。
一例として、既に記載されている会社名からオフィシャルサイトにアクセスし、必要な情報を自動的に取得するといったものが挙げられます。
問い合わせ内容に詳細情報を添えて担当者に提示する使い方もできるでしょう。

Autoジョブ名人が苦手とする業務

Autoジョブ名人は人に変わり様々な業務を自動化してくれます。
しかし、苦手な業務もあります。

  • 判断が必要な業務
  • 仮想環境での動作
  • リモートデスクトップでの使用

苦手な業務①判断が必要な業務

RPAは判断しない」という点がポイントです。
事前にすべての条件を設定する「条件分岐」と異なり、その時の状況などをもとに柔軟に対応が求められる判断は、自動化することができません。
RPAを使用して「できる領域」と「できない領域」をしっかりと見極めて活用していくことが重要です。

苦手な業務②仮想環境での動作

Autoジョブ名人では仮想環境での動作検証をしていないようです。

仮想環境を利用しようとして、Autoジョブ名人のライセンス管理を行っているパスワードが仮想環境で常に固定した状態で認識できないという事例があるようです。
仮想環境で使用される際は、十分な動作確認を行ってください。

苦手な業務③リモートデスクトップでの使用

Autoジョブ名人ではリモートデスクトップでの、メンテナンスや実行には対応していません。
リモートデスクトップ接続でロックされている状態や、スクリーンセイバーのパスワードの保護機能が有効になっている状態、リモートデスクトップ切断時は、最小化した状態で処理を行っている場合と同じ状態になります。
そのため、キー操作に関わる動作をはじめ、スクリプト再生に失敗してしまいます。
リモートデスクトップでの運用は行わないことを推奨されています。

Autoジョブ名人を導入するメリット

Autoジョブ名人を導入するにあたってのメリットを3つ挙げていきます。

  1. 確実な画面操作を実現
  2. 柔軟なシナリオ作成
  3. 充実した運用管理

メリット①確実な画面操作を実現

15年間の業務自動化ノウハウと500社の導入実績を誇るRPAソリューション「Autoブラウザ名人」で培ったHTMLタグ解析機能を、Windowsアプリにも適応したのが「Autoジョブ名人」です。
アプリケーション画面の構成要素であるUIタグによる確実な項目認識で、安定した業務の自動化を実現します。

メリット②柔軟なシナリオ作成

人の操作を自動記録して、スクリプトとして保存する機能が備わっています。
ブラウザ(IE)は自動的に人の操作を記録しスクリプトとして保存します。
Windowsアプリは、対話型で対象項目に対する動作を設定し、操作手順を記録します。
更にスクリプトを編集して、自動化シナリオを完成させていきます。
一つの操作を1行で表示します。
多くの処理も一覧でき、処理の追加、削除、参照が容易にできます。
条件分岐やループ処理にも対応し、さまざまなマウス処理にも対応しています。
更に確実に項目指定ができる「タブ解析ビューア」を連携しています。
WebページやWindowsアプリを確実に操作するためには、操作対象となる項目のタグ情報=各項目につけられたIDを指定する必要があります
タグ解析ビューアがそのタグ情報を指定した項目ごとに自動解析していきます。
対象項目をクリックするとタグ情報が表示され、スクリプト編集画面に反映されます。

メリット③充実した運用管理

実行結果を担当者にメールで通知されます。
さらに処理に応じた柔軟な通知やエラー時の画面イメージ添付が可能です。
エラー時の画面イメージがあることによって、確認ができ修正に活躍してくれます。
スケジュール実行も可能で、自社の業務カレンダーの登録と実行ができます。
曜日や特定日の実行、前処理が終了するまでの待機、翌営業日への振り替える機能などが搭載されています。

Autoジョブ名人を導入するデメリット

万能なRPAに見えますが、デメリットもあります。
デメリットもよく理解した上で、最善な方法で導入していきましょう。

  1. RPAと人は同時に操作できない
  2. システム障害による業務停止
  3. 仕様変更した後の誤作動の可能性

デメリット①RPAと人は同時に操作できない

Autoジョブ名人は人の代わりにPCで作業してくれるソフトウェアになります。
あたかも人が操作しているようにキーボードやマウス操作をRPAが行いますので、二人の人が同時にPC操作できないように、人とRPAが同時にPCを操作することはできません。

デメリット②システム障害による業務停止

サーバーやパソコンなど、システムに障害が発生すればRPAが停止してしまう可能性があります。
RPAの業務停止時には、人間が作業を行えるようにマニュアルを作成しておく必要があります。
また、データのバックアップは必ず取っておきましょう。

デメリット③仕様変更した後の誤作動の可能性

仕様変更した際に誤作動が発生してしまうことがあります。
設定当初の指示が変更後の指示と異なることで発生します。
各部門で連絡を密に取り合うことで、誤作動発生のリスクを回避しなければなりません。

Autoジョブ名人の導入までのプロセス

Autoジョブ名人がどのようなRPAツールか確認でき、トップや関連部署の合意が得られたら導入に向かって動いていきます。
スクリプト開発を運営会社に委託するか、エンドユーザー側で開発するかによっても導入の流れは異なります。
スクリプト開発を委託する場合は担当SEによる要件定義、シナリオ仕様書の作成・レビューを経てシナリオ作成・動作チェック後、導入即運用になります。
一方で、エンドユーザー側でスクリプトを開発する場合は、ソフトの提供、操作説明会を実施し、エンドユーザー側でシナリオ作成、都度メールや電話でSEによる開発支援という流れになります。

デモ・ハンズオン

対象とする業務が自動化できそうか、自社開発が可能か、運用面の機能は問題ないかなどを確認しながらトライアル版を使ってみましょう。
Autoジョブ名人では個別にスタッフの方が確認に来てもらうことも可能です。
さらに定期的に開催しているハンズオンセミナーに参加し開発の体験をすることも可能です。
実際に触ってみて、安定して動作するか、開発はしやすいかなど確認しましょう。
ハンズオンセミナーは初級・中級に分かれており、自分の理解度に合わせて、選ぶことが可能です。
Webセミナーも頻繁に開催していますので、必要項目のみ受けられるのも魅力の一つです。
さらにAutoジョブ名人はリモートデモも行っているようです。
リモートでオンライン相談でき、自席でリアルに体験が可能です。

契約

トライアル期間が終わり、自動化対象業務なども選定できれば契約しましょう。

導入計画の立案・準備

RPA導入の方針や目的などを確認しましょう。
RPAの導入体制、特に開発と運用管理などの役割を明確にしましょう。
大切な業務を安定して自動化するためには情報システムやRPA専門部署などでの開発をお勧めします。
Autoジョブ名人は開発版と実行版とあり、開発版は開発機能、実行機能、スケジュール機能、メール通知機能、保守料も含まれています。
実行版には実行機能、スケジュール機能、メール通知機能、保守料含むとなっています。
使用環境によっては開発版だけでなく、実行版の導入の検討もしましょう。

本導入

Autoジョブ名人を導入しましょう。
モデル業務を選定し、シナリオを作成して効果の検証をしましょう。
Autoジョブ名人では、開発者向けの研修や受託開発も行っていますので、そちらを利用してみてもいいかもしれません。

運用

Autoジョブ名人を活用することによって、単純作業はロボットに任せて、人間は人間にしかできない作業に集中できるようになります。
これは業務を効率化することによって生産性の高い事業を構築することはもちろんのこと、従業員が単純作業に追われることなく仕事ができる、働きやすい職場環境を構築することにもつながります。
Autoジョブ名人は動作が安定しており、サーバーを用意しなくてもパソコン上で動くのでボトムアップの業務効率化に適したRPAツールだと言えます。

Autoジョブ名人のシナリオ作成

Autoジョブ名人では、開発者向けにはVBスプリクトが使用でき、VBスプリクトの記述や外部プログラムの起動などが可能になり、VBスプリクトを使用することによって、処理時間の短縮も見込めるでしょう。
通常のシナリオ作成に慣れてきたら、VBスプリクトを使用してみるのも良いかもしれません。
Autoジョブ名人は人の操作を記録する際に、タグ情報も自動で取得します。
また新たに処理を追加する場合でもタグ解析ビューアにより、簡単にタグを取得できるので、タグを指定したシナリオ作成には、VBスプリクトや専門的な知識がなくても容易に作成することが可能でしょう。
自動記録機能もあるので、専門的な知識がなくてもシナリオ作成していくことは可能です。
シナリオ作成を行っていくときのコツをご紹介していきます。

小さなシナリオから作成する

小さな業務とは、電子データをシステムへ登録する作業や文書の転機作業が挙げられます。
小さな業務といっても、実質日々の業務を行う中で単純で小さな業務がないという方もいらっしゃるかもしれません。
その場合は、普段の1業務を細分化・簡素化し、部分的に考えてみてください。
Autoジョブ名人で業務を自動化する考え方として肝になるのが、条件分岐を支持しなければならないということで、それと一連の流れとしてとらえることです。
人の有能な頭では条件分岐を意識せずに行っていて、業務の一部を他社に依頼することができるのです。

ショートカットキーを利用する

Autoジョブ名人のシナリオ作成作業を行っていくうえで、ショートカットキーは重要なものになります。
キーボード操作は、画像認識やマウス操作に比べて、動作の正確性が非常に高く、認識させる動作方法として向いていると言えます。
また、マウス操作よりも操作数が少ないため、操作時間を短縮することもできます。
ショートカットキーを使うことで作業の速度と正確性を一度に挙げることが可能です。

オプション機能を使う

Autoジョブ名人にはオプション機能が2つ存在します。
1つ目がデータ変換オプションで、データマッピング・変換機能をオプションで提供しています。
これは、企業内に点在する様々な業務システムをつなぐためのデータ変換ツールです。
 
変換定義を設定することで、システムごとに異なるデータフォーマットの壁を乗り越え、スムーズなデータ変換・データ連携を実現します。
これを導入することによって、今まで、開発者を悩ませていた、データ変換、データ連携、コンバートプログラムの開発やメンテナンスに関する問題が解決します。
変換ロジックが豊富にあり、簡単で分かりやすい項目定義で高度な変換設定が可能です。
複数種類のデータベースに対応しており、固定長テキスト、CSVテキスト、Excelファイル、oracle、SQL Server、Access、My SQL、PostgreSQLなどが接続可能です。
さらに各種設定を直感的に操作できるため、開発効率もアップします。
また、変換した結果をジョブ履歴としてその内容を管理、確認することができます。
設定内容を出力し、定義書として活用できます。
ヘッダ、明細、フッタと、異なるデータレイアウトを持つようなマルチレイアウト形式のデータに対応しています。
これにより、オンラインデータを直接コンバートできます。
各レイアウトの項目をそれぞれ登録し、それぞれの識別条件を設定するだけで簡単に設定が可能です。
入出力マッピングで、それぞれも項目を紐づけるだけで大丈夫です。
1ファイル内に複数の商品が入っている形式のデータ、通称「列明細」と呼ばれるデータを1品番1レコードに分割することが可能です。
複数出力ファイルにも対応しており、一度の変換で複数のファイルを出力することが可能です。
2つ目がPtoE変換オプションです。
PDFからExcelへの変換機能を提供しています。
オプション機能もうまく活用してシナリオ作成を進めていきましょう。

Autoジョブ名人導入のポイント

導入の際のポイントを3つご紹介していきます。

  1. 自動化の実現性、安定性
  2. 開発、保守の容易
  3. 初期コスト、運用コスト

その中でも、自動化の実現性や安定性が、より大事になってくるのではないでしょうか。
RPAツールが安定して動き、幅広い業務を自動化できるということが重要なポイントになります。

ポイント①自動化の実現性、安定性

現在手作業で行っている業務には、基幹システムへの入力、データ取得や、Windowsアプリの操作、取引先のWebサイトからの受注データのダウンロード、取引先とのメールのやり取り、データ集計などのExcel操作など多岐にわたります。
RPAはルールに基づいた業務の自動化を得意としているので、対象となる画面やメッセージの表示がいつも一定であることが求められます。
しかし、業務によっては毎回表示される画面が異なり、条件によっては次のアクションが異なる場合があります。
特にWeb画面では画面レイアウトや表示項目が多く変化します。
あらかじめ自動化したい業務が自動化可能か、毎回安定して自動化が可能かを確認する必要があります。
項目の指定方法と、画面操作の安定性としては、HTMLタグ、UIタグによる項目指定があり、画面のデザインの変化や解像度の違いなどに影響されず、確実な項目指定ができます。
次にキーボード操作による項目指定があり、TABやショートカットキーなどによる指定です。
次に画像内の座標による項目指定です。
操作したい項目を画像内の座標で指定します。
事前に登録した画像が認識できない場合は誤作動する可能性もあります。
最後に画面内の座標による項目指定があり、表示位置の少しの変化でも誤作動しやすくなるためお勧めできません。
その中でもHTMLタグ、UIタグによる項目指定が一番安定しやすいと言われています。
Autoジョブ名人ではこのHTMLタグ、UIタグによる項目指定が得意になっています。

ポイント②開発、保守の容易性

Autoジョブ名人の導入ユーザーの68%程が自社開発を行っています。
RPAツール自体が開発者向きのモノではありますが、タグによる項目指定を推奨し、確実な画面操作ができるツール、画面の項目を画像で指定するエンドユーザー向きのツールなど、様々な特徴を持ったツールがあります。
自社の開発体制や自動化の安定性をどこまで意識するかが判断のポイントになります。
また、業務の自動化は画面操作だけではなく、エラー時の対応、メール通知設定のしやすさ、大量データの処理、さらには、シナリオ実行のスケジュール機能など、業務プロセス全体を自動化する視点で、開発の効率化、保守のしやすさを見極める必要があります。
一方で、RPAといえども他のシステム同様開発業者に委託する企業も少なくありません。
32%程が外部に委託しているようです。
いずれにしても、対応のスピードやTEL対応などサポート体制も重要な要素になってきます。
そんな中で純国産のRPAツールである、Autoジョブ名人であれば、なんの問題もなくクリアできる課題になっています。

ポイント③初期コスト、運用コスト

対象業務の自動の実現性や安定性、そして開発のしやすさサポート内容などが検証できれば、いよいよ本格導入のための最後のポイントは導入価格になります。
多くのRPAは年間ライセンスでの契約となります。毎年、使用ライセンスを更新する形態ですが、さらに実行するロボットの数で課金されるケースもありますので、運用まで含めたコストの事前確認が必要になります。
大企業では全社導入をする前提で、大規模な構成、ライセンスを一括契約する場合もあると聞きます。
しかし、現場部門で業務を自動化したいが、使用料が高いや、依頼してもなかなか開発してくれないということで、部門の判断でRPAを導入するケースもあります。
導入部門や業務など、さまざまな事情で複数のRPAを使い分ける企業も出てきています。

Autoジョブ名人まとめ

Autoジョブ名人は様々なパソコン操作を自動化するRPAツールで、Autoブラウザ名人から蓄積してきたブラウザ操作の自動化技術を受け継ぎ、WindowsアプリやExcel操作なども安定した稼働を実現するユーザックシステム株式会社が開発した国産のRPAツールです。
社内の単純作業の自動化を推進している企業にお勧めのツールになっています。
画面のスクロールが必要な操作やマウスを使った操作にも柔軟に対応しており、一般的なRPAでは対応できないデザインや色が変化する作業などの画面操作が可能になっています。
さらに自社の業務カレンダーを登録することが可能で、業務に即したスケジュール実行が可能です。
国産RPAならではの充実したサポート体制も魅力の一つです。
開発体制に応じた教育メニューや、開発は任せたいという要望には、開発スタッフの方が対応してくれます。
コールセンターも設置してありますので、電話による問い合わせも可能です。
今後ますます進んでいく働き方改革の重要な取り組みテーマになっていくこと間違いないです。