営業にはデータ管理は不要と思っている方は多いのではないでしょうか。データ管理は、営業マンにこそ必要なものです。データ管理ができていないと、顧客のニーズの変化を捉えられなくなるでしょう。的確な提案を続けるためにも、データ管理を徹底することが大切です。ここでは、データ管理の基本と現在の課題、具体的な方法まで詳しくご紹介します。

データ管理とは

データ管理とは、顧客の氏名や年齢、役職などの情報のほか、営業の商談進捗やコミュニケーションの内容などを管理することです。これらの情報は機密情報として扱い、適切に管理しなければなりません。

データは、日々の営業活動や経営で蓄積していきます。膨大なデータを適切に管理できれば、必要なときに分析して営業に役立てられるでしょう。

データ管理が必要な理由

それでは、データ管理の必要性について詳しくみていきましょう。

いつでも分析できるようにするため

データを適切に管理すれば、必要なデータをいつでも抽出できるようになります。データの抽出に時間がかかると、速やかに分析できません。それだけ営業活動の時間を圧迫するでしょう。蓄積した顧客情報や見込み客リストなど、複数のデータを連動させて、営業活動に役立てることが大切です。

的確な提案をするため

営業成績を上げるには、顧客のニーズにマッチした提案が必要です。ニーズを捉えるために必要なのが、これまでに蓄積したデータです。世の動向や統計データなど、複数の要素を絡めて検討することで、顧客のニーズの変化を捉えられるでしょう。

また、年齢や性別、エリア、会社規模、従業員数などのデータも的確な提案に役立ちます。データ管理ができていないと、ニーズとマッチしない提案をしてしまい、ビジネスチャンスを逃す恐れがあります。また、購買の見込みのない客に多大な時間を割くことで、営業効率が落ちる可能性もあるでしょう。

情報漏えいを防ぐため

データ管理ができていないと、顧客情報を含む機密情報が漏えいするリスクが高まります。情報の漏えいは競合会社に先を越されるといった事態を招くだけではなく、世の中からの信頼を失墜させます。その結果、顧客や取引先との関係に問題が生じ、企業の収益が大きく下がる恐れがあるのです。

情報漏えいは、外部からのハッキングだけではなく、内部の社員による犯行のケースもあります。適切にデータ管理をして、内外からの情報漏えいの被害を未然に防ぎましょう。

データ管理の課題

それでは、データ管理の課題について詳しくみていきましょう。

データが種類ごとに分かれていない

データをクラウド上に保管するまではよいものの、データが種類に分かれていないケースがあります。例えば、顧客情報フォルダの中に取引先情報が入っていたり、新規顧客フォルダに既存顧客のファイルが入っていたりします。

目当てのデータを速やかに抽出できないばかりか、データを削除された可能性を疑うことになり、時間のロスにつながるでしょう。

古いデータを更新していない

古いデータを更新していない場合、顧客に的確な提案ができません。古いデータをそのままにすることが習慣化していると、最新のデータなのに情報が古いことを疑う必要があります。そうなれば、データ管理の意味がなくなってしまうでしょう。

データ管理をするならば、古いデータを随時更新することが必須です。

データ入力まで手が回っていない

データ管理をルールづけても、現場に浸透しなければ元も子もありません。データ入力まで手が回っていない可能性もあるため、従業員にアンケートをとりましょう。データ管理が浸透するように、問題を早期に解決することが大切です。

また、データ入力まで手が回っていない場合は、そもそも1人あたりの業務量が多すぎる可能性があります。個々のリソースを踏まえて、適切な配分で業務を割り振りましょう。

誰でも閲覧できるようになっている

データを誰でも閲覧できるようになっていると、誰が情報を漏えいしたのかわかりません。また、退職した元従業員がデータを無断で持ち出す可能性もあります。データ管理の基本として、解析されにくいパスワードを設定することが大切です。

データ管理の方法

それでは、データ管理の方法について3つご紹介します。

Excel

Excelは、多くの企業が導入している表計算ソフトです。顧客情報を打ち込んだり数字をグラフ化したりできて、拡張性が高いことが魅力的なポイントです。しかし、数式を入れてマクロを組む必要があるため、ある程度の知識が欠かせません。また、1つのシートを複数人で共有して使うため、同時編集ができないこともデメリットです。

Excelでは、データ管理がなかなか現場に浸透しないでしょう。

CRM

CRMは顧客管理システムのことです。顧客情報や商談の進捗などを管理できます。Excelのように関数を組み必要がなく、知識がない方でも手軽に使えます。また、自社に合わせてカスタマイズもできるため、現場に浸透しやすいでしょう。もし、不明点があってもCRMツールのパートナー会社のサポートを受けることが可能です。

SFA

SFAは、営業支援システムのことで、営業効率や顧客満足度を高めることが目的です。営業活動を見える化することで、1日の営業スケジュールやアプローチする顧客の選定などがしやすくなります。また、Salesforceのように、CRMとSFAの両方の機能を備えたツールを導入すれば、さらにデータの活用が加速するでしょう。

クラウド上でデータが管理できてセキュリティ性も高いため、情報漏えい対策にもなります。

データ管理を始めるときのポイント

データ管理を始めるときは、次のポイントを押さえましょう。

データ管理のルールを決める

まずは、データ管理のルールを決める必要があります。ルールがないと、情報漏えいのリスクが高まるうえに、適切な管理ができません。社外持ち出しの禁止、データ更新日と更新者の記録など、扱う情報の種類に合わせてルールを決めましょう。

データ入力の方法を決める

データ入力の方法も決めることが大切です。どこに何を入力するのか、どの書式を使うのかなどを決めましょう。ただし、細かすぎるルールを定めると現場に浸透しにくくなります。負担の少ない入力ルールを定めてください。

データ管理を浸透させる

データ管理を浸透させるために、営業マンに渡している端末にツールをインストールしましょう。いつでも簡単にデータを入力できるようになれば、短期間で浸透するはずです。浸透しやすくするためにも、SalesforceのようなSFA・CRMツールを導入しましょう。パートナー会社に相談すれば、導入から運用、研修まで任せることが可能です。

実際にSalesforceを運用した経験がある会社を選ぶことをおすすめします。

まとめ

デジタル化した社会では、クラウド上でのデータ管理は必須と言えます。データ管理が適切にできていれば、より精度の高い分析が可能になり、ビジネスが加速するでしょう。データに頼らない営業方法では、1人あたりの売上を伸ばすことが困難です。データ管理をしていない会社は、この機会にSalesforceなどを取り入れてみてはいかがでしょうか。