NINJA SIGNは電子契約業務をワンストップで支援してくれるサービスで、契約書作成、送信、署名といった契約締結までの流れを全てオンラインで完結することができます。

日頃、利用している人も多いグーグルと連携するといった使い方も可能で、他の電子契約サービスとは異なる特徴を持っており、事業形態や業種を問わず有効に活用できるサービスであることは確かです。

ここではNINJA SIGNの特長、業務効率をアップさせる活用方法などについてご紹介しています。

「NINJA SIGN」とは

NINJA SIGNを運営している株式会社サイトビジットは「リーガルとテクノロジーの融合」を掲げ、様々なサービスを展開しています。

大企業だけでなく中小規模の事業者であっても導入しやすい価格設定で、紙の契約書にかかっていたコストの削減が可能なうえ、デジタル化することによって管理の手間を省くこともできます。

また、テンプレートを使えば誰にでも簡単に契約書が作成できるので、契約書作成にかかっていた時間を短縮することも可能です。

電子契約サービスの導入を検討しているものの、サービスを実際に利用してみなければ決めかねるという場合も、NINJA SIGNなら無料で機能を試すことができるので、納得したうえで導入できます。

NINJA SIGNは従量料金が発生しないので月々のコストを抑えることはできますが、利用するアカウント数が多いと割高になってしまうこともあります。

ただし、比較的少人数での利用を想定しているのであれば、大手の電子契約サービスよりも優先順位の高い選択肢となるでしょう。

NINJA SIGNの特長

・1万円以下で電子契約サービス導入

これまで月に1万円以上が一般的だった電子契約サービスですが、NINJA SIGNは4980円から導入可能です。

最安値のプランであっても契約書送信数は無制限で、送信件数ごとの従量料金制ではないためコスト計算も容易にできます。

また、テンプレートの登録数も無制限なので、取引先ごとの契約書をテンプレートにしておけば書類作成にかかる時間を大幅に削減できるほか、契約書一括送信、契約書一覧ダウンロードも可能なので契約締結にかかる業務や契約書管理の事務作業の手間を省けます。

・Googleアプリケーションとの連携

電子契約サービスの中には、PDFファイルのみアップロード可能というものもありますが、NINJA SIGNはGoogleアプリケーションとの連携が可能なので、Googelドキュメントで作成した文書をそのままアップロードすることが可能です。

Google以外のメールアドレスでも利用でき、クラウド上で全てが完結するので利便性がさらにアップしています。

・印紙代・製本代のコストカット

作成する契約書の数が多くなればなるほど、契約書を印刷して製本するためのコストがかさむうえ、契約締結の際には収入印紙代が多くかかります。

電子契約書としてNINJA SIGNを導入すれば収入印紙不要、契約書の印刷、製本、郵送のコストも時間も削減できます。

NINJA SIGNの導入事例

・「契約締結が5分で完了」 学習塾運営

年間で4500通の契約書を作成しているが管理のための人件費がかかるうえ、管理スペースにも困っていた。

また、コロナ禍で契約締結時に顧客と顔を合わせて契約締結することが難しくなったため、NINJA SIGNの導入を検討した。

これまでは、全国にある拠点で交わされた契約は全て紙の契約書として保管しており、今後も契約書が増え続けることを考えると早急に保管や管理方法の見直しが必要だと感じていた。

さらに、コロナの感染リスクを危惧する顧客と直接顔を合わせずに契約締結、契約内容の変更、更新を行うために郵送で書類の送付を行っていたが、記載内容にミスがあった場合は再送付が必要、郵送、再送のコストを考えると電子契約サービスを導入した方が良いという結論に至った。

将来的なことも考え、どのサービスを導入するかは慎重に検討し、複数の会社からNINJA SIGNを選んだ。

導入後に感じた効果は、顧客と契約を交わす際の工数の削減、契約管理業務の簡素化、社内書類の契約締結業務にかかる時間の短縮の3つで、導入によってこれまでの課題を全て解決できた。

例えば、顧客と契約を締結する際、これまでであれば更新や新規申し込みの都度来訪してもらわなければならなかったが、今は自宅にいる顧客との契約締結が可能になった。

契約更新であれば顧客はサインをするだけなので、時間や手間といった顧客の負担を軽減できるようになったと思う。

また、年間約4500通の契約を締結するため、契約書の管理業務も煩雑になっていたが、NINJA SIGN導入後は契約書のステイタスも簡単に管理できるようになった。

社内の書類では、雇用契約書を回収するまでにかかっていた時間が1週間から5分に短縮されるなど、大幅な時間削減の効果を実感できている。

・「印紙代の削減を実現」 物流事業

テレビでCMを見たのがきっかけでNINJA SIGNを知り、北村弁護士が出演しているということで信頼できるサービスだと感じた。

電子契約サービスを導入する際に重視していたのはコストと使いやすさ、それに信頼性で、NINJA SIGNは全ての条件を満たしていた。

本格導入前に無料サービスを利用してみたところ、初めてにもかかわらず一目で操作方法がわかる使い勝手の良さを実感、有料プランであってもリーズナブルで、なおかつサービス内容は他社と遜色がないとういう点がNINJA SIGN導入を決めたポイントでもある。

導入したことで契約締結までのリードタイムが短縮でき、スマートフォンでも契約が締結できるようになったので、紙の契約書の押印や郵送といった流れに慣れていない若い世代のスタッフともスピーディーに契約を締結できるようになった。

業務委託を行う際の契約書にかかる印紙税も削減、様々な面で大幅にコスト削減、時間短縮が実現できた。

カスタマーサービスやサポートも親切で、対応が早いので不明点や疑問点があってもすぐに解決でき、
何よりも安心感を得ることができる。

無料プランで納得してから有料プランの申し込みができるので、初めて電子契約サービスを導入する時にも失敗することがなく、導入することで得られるメリットは月々にかかるNINJA SIGNのコスト以上のものだと感じている。

NINJA SIGNの基本スペック

サービス名称 クラウドサイン
対応ファイル形式 PDF、Googleアプリケーション利用可能
無料版 あり(送信件数:月5件まで、ユーザー数:1名まで、電子署名:あり、テンプレート登録数:3個まで)
アカウント数 プランによる
導入企業 KATEKYO長野、Trigger株式会社、株式会社オールアバウトなど多数
価格 Light 4980円/月(1アカウント) Light+ 19800円/月(6アカウント、追加1アカウントごとに1000円) Pro 要問合せ
他社サービスとの連携 可(Google)

サイトビジットの企業情報

会社名 株式会社サイトビジット
設立 2013年4月24日
所在地 東京都千代田区神田錦町3-1 オームビル2階

資本金 132,420,000円(資本準備金含む)