GMO電子印鑑Agree は比較的大規模な企業で導入されることが多いと言われていますが、その理由は電子署名と電子サインの両方に対応しているためではないかと考えられます。

契約書の種類や取引先によって電子署名の方式を使い分けなければならなくなった場合、1種類にしか対応していない電子契約サービスでは、複数のサービスとの契約が必要になりますが。Agreeであれば1社との契約で電子署名の方式を使い分けることが可能です。

ここでは、Agereeで利用できる電子署名の種類、サービスの利用料金とあわせて他の電子契約サービスとは異なる特長についてもお伝えしていきます。

「GMO電子印鑑Agree」とは

11万社以上の企業にITインフラを提供しているとも言われるGMOのAgreeは政府も利用している電子認証局「GMOグローバルサイン」と直接連携するなど、安全性について高い信頼を得ています。

他の電子契約サービスに比べると高価ではあるものの、導入しやすい価格帯のプランや機能は制限されるものの無料で利用できるプランも用意されているので、初めて電子契約の導入を検討している企業でも試してみやすいでしょう。

電子署名以外に紙文書のPDF化代行やスキャンされた文書の一元管理を行える機能などのオプションもあり、自社に必要な機能を選んで組み合わせることで、業務の効率化を図り、ペーパーレス化を推進することもできます。

また、サポート体制が充実していることでも知られており、電子契約に関するセミナーも開催しているので、導入を検討しているのであればセミナーに参加してみるのもおすすめです。

価格がネックにはなるものの、内容やサポート体制などを考えれば選択肢から除外してしまうのは惜しいサービスでもあるため、導入した場合に得られる効果とコストが見合っているか、他社サービスとじっくり比較して検討してみましょう。

GMO電子印鑑Agreeの特長

・電子契約書の脆弱性をクリア

GMO電子印鑑Agreeは紙文書に比べると安全性に劣ると考えられていた電子契約の脆弱性をクリアしており、逆に紙の契約書よりも安全性が高いと言われています。

Agreeは「タイムスタンプに記録された時刻に、その文書が存在していること」と「タイムスタンプに記録された時刻以降に、その文書が改ざんされていないこと」の2つの証明が可能です。

タイムスタンプに記録される時刻は、時刻認証局によって付与されるもので、文書がいつ作成されたのかという正確な時刻を信頼できる第三者によって客観的に保証することができます。

もし、電子契約書の改ざんが行われた場合でも、いつ、どの箇所が書き替えられたのかという記録が残るシステムになっているため、電子契約書を利用する際に問題視されていた点についての不安は解消されたと考えて良いでしょう。

・電子署名方式の使い分けが可能

Agreeでは、メール認証によるシステムログで本人性を担保する電子サインタイプと電子認証局により厳格に本人確認・発行された電子証明書によって本人性を担保する電子署名タイプの2つを利用することが可能です。

どちらもクラウド上での契約締結に十分な効力を発揮するという点に違いはありませんが、取引先や契約書の種類によっては、どちらかでなければならないと決められていることもあります。

このような場合、一つの署名方式しか利用できないサービスを利用していると乗り換えを検討する必要も出てきますが、Agreeは状況や契約、取引先に合わせて使い分けることができます。

・管理機能が充実

契約書の数が増えても、キーワードや契約内容で簡単に検索できる機能やフォルダごとに文書を整理して保管できる機能が搭載されています。

また、契約書の一覧を出力したり、ユーザーごとに閲覧制限をかけたりすることも可能なので、契約書の保管、管理にかかる業務の負担を軽減することができます。

リマインド通知機能も搭載されており、契約書の更新時期や解約時期をうっかり忘れてしまうこともありません。

GMO電子印鑑Agreeの導入事例

・「2、3週間かかっていた契約締結までの時間が1日に短縮」 フィットネス関連

2000人ほどいるインストラクターとの契約はほとんどが1年更新の業務委託で、新規契約時には業務委託契約書、更新時には内容が変更となる覚書の2つの書類が存在していた。

契約は4月更新となるため、毎年3月末には約2000人と契約を交わしているが、契約書作成、製本、郵送に非常に手間がかかっており、返送された契約書をチェックしたうえで管理者に押印してもらうという全体の業務のボリュームが負担となっていた。

また、契約書は倉庫会社に委託して管理しているが、毎年追加されていく契約書の中から必要なものを探すのにも時間と費用がかかっていた。

Agreeを導入してからは、人数分の契約書を一度に作成、インストラクター宛に送信できるようになったため契約締結まではワンストップで完了、従来は2,3週間かかっていたところ1日で終わるようになり、契約時期に状態となっていた2、3時間の残業もなくなった。

また、業務の負担だけでなく、契約書作成の委託費用、郵送代、管理にかかる倉庫代などコストも大幅に削減できている。

・「契約業務の効率化で業務負担を軽減」  遠隔型マネジメント教育事業

月に50件~100件のティーチングアシスタントの業務委託契約を行っており、契約数の多さによって業務に負荷がかかっていた。

押印後に返送された契約書を社内の契約管理システムに取り込むため、1枚ずつスキャンしなければならず、本来の業務にも支障をきたしており、業務の効率化が課題となっていた。

契約書の締結件数が多いため、必要な契約書をすぐに探せる検索機能が電子契約サービスを選ぶ際に重要視していたポイントで、契約内容など複数の項目で検索を賭けられるAgreeは他社と比較しても検索が容易であったため導入を決定した。

日本語サポートにも対応しており、提案では契約締結の際の注意点など法務の視点からのアドバイスがもらえたのも良かった。

以前は紙の契約書を作成して押印のうえで契約を締結、契約書をスキャンして取り込むという作業が必要で、契約締結までの時間がかかっていただけでなく、締結後の契約書の保管、管理も大変だったが、Ageree導入後はそれらの作業が不要になり、契約書の検索もしやすくなったため、社員が業務に専念できるようになり、業務効率が飛躍的に向上した。

Agreeの基本スペック

サービス名称 Agree
対応ファイル形式 PDF
無料版 あり(送信件数:月10文書まで、ユーザー数:1名まで)
アカウント数 有料版無制限
導入企業 株式会社ティップネス、株式会社ビジネス・ブレークスルー、株式会社オールアバウトなど多数
価格 実印&契約印プラン:2万円、電子サイン:100円/送信、電子署名:300円/送信 契約印プラン:1万円、100円/送信
他社サービスとの連携

GMOの企業情報

会社名 GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
(英語表記:GMO GlobalSign Holdings K.K.)
設立 平成5年12月
所在地

【東京本社】
東京都渋谷区桜丘町26-1 セルリアンタワー10階

【大阪支社】
大阪府大阪市北区大深町3番1号 グランフロント大阪タワーB23階

【下関支社】
山口県下関市細江町1-2-10 エストラスト第2ビル3階

資本金 9億1,690万円 (2019年12月31日現在)
従業員数 社員932名(2019年12月31日現在) アルバイト35名(2019年12月31日現在)