アメリカに本社を置くドキュサイン者が提供する電子契約システム「ドキュサイン」は、簡単に操作できる操作性の高さに加え、管理機能が充実していることでも知られています。

世界中の企業で導入されているグローバルスタンダードな電子契約システムということもあり、他のビジネスソリューションとの連携させることも可能で、拡張性に優れたシステムを必要としている企業の要望にも十分に応えることができるでしょう。

ここでは、ドキュサインの信頼性や特長的な機能、業務を効率化するためにどのような活用が可能なのかについてお伝えします。

「ドキュサイン」とは

ドキュサインを導入している企業は世界中で50万社以上と言われていますが、どの内訳も世界のテクノロジー企業トップ10社のうち7社、世界の医薬品企業トップ20社のうち18社、世界の金融機関トップ15社のうち10社と錚々たるものです。

ドキュサイン社の製品である「DocuSign Agreement Cloud」の一部「DocuSign eSignature」として提供されているドキュサインは、文書の作成や保管などの機能だけでなく外部連携機能も強力で業務の効率化を図ることができるのは間違いないでしょう。

そのため、文書の作成や文書保管・管理を中心に、強力な外部連携機能を持つのが特徴。クラウドサインに近い性格を持った電子契約システムだといえるでしょう。

電子契約システムの導入を検討しているが、サービスの内容がわからない、操作できるか自信がないという企業も30日間の無料トライアルで実際の機能を体験してから導入するかどうかを決めることが可能です。

グローバル展開を検討している企業にとって、ドキュサインの知名度や信頼性は導入の決め手になるでしょうし、国内での業務が中心の企業にとっても業務負担の軽減につながることは間違いなさそうです。

ドキュサインの特長

・既存の文書のアップロードが可能

ドキュサインは一般的な文書をアップロードし、署名の必要な契約書や合意書として流用することができます。

アップロードする文書はパソコンのデスクトップだけでなく、クラウドに保存してあるもの、ネットワークドライブ上にあるものなど保管場所を問わないので、利用しているクラウドストレージと連携させ、署名後の文書を元々のストレージに保存することも可能です。

・直観的な操作が可能

デジタル化された文書を受け取った人がパソコンの操作や電子署名に慣れていなくても、直観的に使いこなせるよう入力フィールドを簡単に追加することが可能です。

アップロード後の文書に必要なフィールドの追加、署名者のコメントが残せるカスタムフィールドの追加もできます。

・ワークフロー機能をテンプレート化

ドキュサインにはテンプレートがありませんが、署名者や署名順を指定できるワークフロー機能が搭載されているので、これをテンプレートとして保存することができます。

また、フィールド配置もテンプレート化が可能なので、上手に利用すれば契約書を送信する手間を省き、業務にかかる時間も大幅に短縮することもできます。

ワークフロー機能では、署名者や受信者を自由に設定することもでき、回覧順、署名順の設定もできるため、社内稟議の承認順なども容易に設定が可能です。

紙の文書を順番に回し、押印を待つ時間を失くすことで決定までに要していた無駄な時間をなくし、確認、押印を行う管理者の業務負担を軽減することができます。

・法に準拠した電子署名の作成

ドキュサインの電子署名はアメリカ、EU、日本の電子署名法に準拠しており、作成も簡単にできます。

・デバイスを問わず利用可能

パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでの利用も可能で、外出先であっても署名を行うことができます。

付箋機能を使えば、受信者は表示される付箋をクリックし、プロセスに従って入力していくだけなのですぐに署名してもらうことが可能です。

iOS、Android両方のモバイルアプリがリリースされているので、受信者の所有しているデバイスがわからなくても利用できるうえ、受信者は普段から使い慣れているデバイスで文書内容を確認することができるので、先方の手を煩わせることがありません。

・DocuSign Stamps対応

電子契約書の法的効力は印影の有無に左右されませんが、印鑑を使うという慣例を踏襲している企業も数多くあります。

ドキュサインではDocuSign Stamps機能を活用することで電子印鑑の登録が可能となっているため、個人の印鑑や社判などの印影をスキャンして画像登録したり、シャチハタが提供する電子印鑑サービスを利用することもできます。

・ビジネスソリューションとの統合

SalesforceやGoogle、Microsoftなどのビジネスソリューションと統合することで、ドキュサインをより便利に使うこともできます。

ドキュサイン for Google Docsアプリでは、最近使用した文書からドキュサインを開始、Gmailの受信トレイを開いて署名することも可能です。

また、外部システム連携をを可能にするAPI機能搭載で、既存のシステムを変更せずに契約プロセスをドキュサインに移行することができます。

ドキュサインの活用事例

・43言語対応のドキュサインで海外現地法人との契約締結が容易に

ドキュサインは世界180か国以上で利用されており、43言語での署名が可能となっています。

ESIGN、UETA、eIDASなど各国の電子取引法・電子署名法にも準拠しているため、世界中にある現地法人との契約に法的効力を担保することも可能です。

日本の商習慣に配慮したDocuSign Stampsでの電子印鑑登録などの機能とグローバル企業の要求に応える多言語対応、グローバル基準のシステムを利用すれば、取引先がどこの国にあってもスムーズに契約を締結することができます。

・契約締結のプロセスを柔軟に

契約書を取引先に持参し、修正が必要になった場合は従来であれば自社に持ち帰り、契約書を再作成する必要がありましたが、ドキュサインはその場で修正して署名してもらうことができます。

どんなデバイスにも対応できるドキュサインは、取引先で商談しながら契約書や合意書の修正を行うこともでき、クラウドストレージで一元管理しておけば、ネット上で必要な文書に容易にアクセスできます。

契約を締結するまでのプロセスを柔軟にすることで、契約合理化や会員登録合理化などにも有効に活用できます。

・契約締結までの時間を短縮

API連携によって外部システムとの連携が可能なドキュサインがあれば、契約締結までの時間を大幅に短縮することも可能です。

Salesforceで機械学習のパワーを活用したテンプレート認識機能を活用してデータが自動的に入力されるようにしておけば入力ミスを防ぐこともでき、Chatterを使ってリアルタイムでステータス確認をすることもできます。

ドキュサインの基本スペック

サービス名称 ドキュサイン
対応ファイル形式 PDF、Googleアプリケーション利用可能
無料版 30日間無料トライアルあり
アカウント数 プランによる
導入企業 KATEKYO長野、Trigger株式会社、株式会社オールアバウトなど多数
価格 Personal(個人向け):10ドル/月
Standard(企業向け):25ドル/月
Business Pro(企業向け)40ドル/月
他社サービスとの連携

ドキュサインの企業情報

会社名 ドキュサイン・ジャパン株式会社
設立 2013年