入金消込とは?経理担当者が覚えておきたい基本と自動化・効率化の方法

取引先企業に請求書を送付した場合、必ず入金消込の作業が発生します。入金消込の作業に追われ、他の業務に手が回らないケースは少なくありません。だからといって入金消込の作業を行わないでいると、売掛金の回収が漏れる恐れがあります。そこで今回は、入金消込の方法を解説するとともに、自動化・効率化の方法を詳しくご紹介します。

入金消込とは

入金消込とは、代金が入金されたときに、売掛金などの残高を入金額と突き合わせながら減らす作業です。つまり、売掛金が請求書の内容通りに回収できているかを調べる作業のことで、どれだけ信頼している取引先であっても、必ず行う必要があります。

売掛金の回収に遅れが生じると、次の商品を開発資金が不足したり、新たなプロジェクトを立ち上げられなくなったりします。売掛金の金額が多いほどに、代金未回収の影響が大きくなるのです。

企業間の取引では、契約時や商品の提供時に代金を支払ってもらうケースもあります。しかし、決算上は発生主義に基づいて売掛金の計上する必要があるため、入金消込の作業はどうしても発生します。

入金消込の流れ

入金消込では、入金を確認して請求書と突き合わせながら目視で確認します。その後、入金伝票に起票してから、実際に行った取引と入金額を照合します。取引先が多いほどに作業量が膨大になり、経理担当者の負担が大きくなるのです。

また、効率化・自動化のシステムを導入していない場合、経理担当者が通帳やネットバンクの入金明細と請求書を見ながら入金消込をします。このとき、Excelを使用している企業が多いのではないでしょうか。エクセルに、取引先別に請求額が記載されており、複数のファイルに分けて管理していることが一般的です。

Excelは、単なる表計算ソフトであり、入金消込の効率化・自動化はできません。

入金消込でよくある悩み

入金消込では、さまざまな悩みが生じます。どのような悩みがあるのか詳しくみていきましょう。

取引先によって支払い方法が異なる

一般的には、銀行振込で支払われますが、クレジットカードや口座振替などを希望する取引先がいる場合は、入金消込の作業がより複雑になります。銀行振込であっても、振込先の口座が異なる場合は、ATMで何度も操作したり、さまざまな銀行のネットバンクにログインしたりする必要があります。

近年では、キャッシュレスの普及によって、クレジットカードでの支払いを希望する企業が増加傾向にあります。取引先によって異なる支払い方法に対応できれば、取引先の心象がよくなり、収益アップにつながる可能性もあるでしょう。

誤差が生じて作業量が膨大になる

請求額と入金額の誤差が起きることは、決して珍しくありません。100件中、1~5件は起こると考えておきましょう。そうなれば、確認や再請求などに、1件につき3~5件分ほどの時間的コストがかかります。

誤差が生じる原因は、単純な金額ミスだけではなく、振込手数料や消費税の計算ミス、過去の取引分の入金をまとめるなどです。誤差が起きた理由まで含めて調査が必要なため、1件でも誤差があると大きな時間的コストがかかります。

特定の従業員に大きな負担がかかる

入金消込の経験年数が長いと、誤差が起きたときの原因を素早く把握できるようになります。これは、良いことのように思えるかもしれませんが、特定の人物だけが入金消込の作業のノウハウを得ることは、かえって問題になるのです。

これを「属人化」といいます。経験のない社員が入金消込の作業を満足にこなせないことで、特定の人物の負担が大きくなるでしょう。また、入金消込の作業を特定の人物しかできないことで、なかなか休めなくなります。

もし、その社員が退職すれば、一気に入金消込の作業でのトラブルが増えるでしょう。入金消込の作業が終わらないことで、次の請求ができない事態にもなりかねません。

収益にダイレクトに響く

代金が振り込まれていなかったり、入金額が間違っていたりすると、収益にダイレクトに響きます。金額が大きいと、企業の維持に必要な資金が不足する恐れもあるでしょう。資金不足は、利益を生みだす行動をとれなくなることに繋がります。

入金消込は、企業が正当な利益を得るために必要な作業のため、非常に重要です。

入金消込を自動化・効率化する方法

入金消込を自動化・効率化する方法は複数あります。最もおすすめなのは、入金消込の自動化ソフトを使うことです。それでは、入金消込を自動化・効率化する方法ごとの特徴を詳しくみていきましょう。

入金消込の自動化ソフトを使う

入金消込の自動化ソフトは、売掛金と入金のデータを自動で突き合わせ、入金消込をしてくれます。既存の会計システムと組み合わせることで、請求業務をほぼ完全に自動化できるでしょう。

請求業務において、どうしても自動化できないのは、取引先への連絡です。たとえ、自動配信メールで知らせることが可能だとしても、請求額が間違えた原因を伝える場合もあるため、人力で行った方がよいでしょう。

決済代行サービスを利用する

決済代行サービスは、請求から代金の回収まで代行するサービスです。請求金額の支払先がサービス会社に統一されるため、入金状況を確認する手間を大幅に削減できます。また、オプションで取引先への督促代行や、未払い金の立て替えなどを頼める会社もあります。

決済代行サービスを利用すれば、取引先ごとに異なる請求方法の違いにも対応可能です。このような意味で、決済代行サービスを利用することは入金消込の自動化に繋がると言えます。

ただし、決済代行サービスの利用には手数料がかかります。ランニングコストをかけてでも、決済代行サービスを利用すべき理由がある場合は、検討してみてはいかがでしょうか。

会計ソフトのオプション機能を使う

会計ソフトによっては、入金消込機能がついています。売掛金をグラフで管理できたり、消込データを会計ソフトに取り込む必要がなかったりと、さまざまなメリットがあります。ただし、入金消込の自動化とまではいかないため、少しでも負担を軽減したい場合に検討しましょう。

入金消込の効率化・自動化のメリット

入金消込の自動化ソフトや決済代行サービスなどを利用して、入金消込の自動化・効率化を実現することには、次のようなメリットがあります。

取引先によって異なる支払い方法に対応できる

決済代行サービスだけではなく、入金消込の自動化ソフトを使用した場合も、取引先によって異なる支払い方法に対応できます。わざわざATMに行って、複数の口座を確認したり、ネットバンクに何回もログインしたりする必要はありません。

取引先に合わせて、複数の銀行口座を管理するのにもコストがかかります。入金消込の自動化ソフトや決済代行サービスを利用するとランニングコストがかかりますが、時間的コストを大きく削減できるため、結果的にプラスになります。

人的ミスが起こらない

入金消込の自動化ソフトでは、人ではなくシステムが自動で入金消込を行います。そのため、人的ミスが起こる心配がありません。どれだけ経験が豊富でも、人の手で入金消込をする以上は、どうしてもミスが起こります。

これは、「自分は経験豊富だから大丈夫」、「この誤差は恐らく○○が原因だろう」といった思い込みが原因です。属人化によって特定の人物が入金消込の経験が豊富になると起こりやすい問題です。

また、システムエラーによって、一時的にソフトを使用できなくなることはあっても、請求額と入金額が合っていないのに問題なしの結果になるような心配はないでしょう。

ソフトには物理的な破損の心配がなく、システムエラーはすぐに回復します。万一、その場で回復しなくても、サポート会社に連絡をとれば迅速に対応してくれるでしょう。

会社の現状を把握しやすくなる

入金消込のシステムを導入すれば、作業が間に合わなくてお金の流れがわからなくなる心配がありません。お金の流れがデータ化されることで、経営の現状を把握できます。売掛金を正確に把握できていない場合、思っているよりも資金難に陥っていることに気づけず、間違った判断をする恐れがあります。

売掛金の額によっては、入金されなければ次のプロジェクトを立ち上げることが難しくなることもあるでしょう。お金の流れを正確に把握できていないと、新しいプロジェクトを立ち上げられない状況なのに立ち上げてしまい、資金繰りが厳しくなる可能性があります。

また、入金消込を自動化すれば、未回収金が早期に発覚して、回収に向けて行動を起こせるようになります。

会計ソフトの連携でさらに効率化できる

入金消込後の仕分けデータは、会計ソフトにインポートできます。知名度が高い会計ソフトとの連携が可能な入金消込の自動化ソフトを使いましょう。会計ソフトと連携すれば、会計ソフトに手入力で情報を転記する手間を省けます。

Payment Automation with Salesforceなら入金消込を自動化できる

Payment Automation with Salesforceは、有名な会計ソフトのほか、SFA・CRMで高いシェアを誇るSalesforceと連携できる支払い管理自動化ソリューションです。

Salesforceをはじめ、さまざまなシステムの導入実績がある株式会社ベンチャーネットが提供しています。

Salesforceと連携できることで、営業担当ごとの売上計上や入金消込などが可能になり、管理効率とコストを大幅に削減できます。営業部門と経理部門の連携効率が上がることで、業務負担が減ることもメリットです。

また、Payment Automation with Salesforceは、決済代行会社が提供する複数の決済方法に対応しています。取引先が求める複数の決済方法に対応できれば、自社に対する好感度が上がるでしょう。

また、クラウド会計ソフトの「弥生会計」、「勘定奉公i10」、「SuperStream」との連携が可能です。国内の主要なクラウド会計ソフトと連携できるため、多くの企業に対応できます。今後も、さらに多くの会計ソフトと連携予定です。

まとめ

入金消込は、1件ずつ請求額と入金額に相違がないか確認する作業です。膨大な労力と時間的なコストがかかるため、自動化・効率化を目指すことが大切です。特に、入金消込を自動化できるソフトを導入すれば、経理担当者の負担を大幅に削減できるでしょう。また、Salesforceを導入している企業は、Payment Automation with Salesforceの導入を検討してください。

Salesforceとの連携によって、業務効率がさらに上がります。不明点がある場合は、システムの導入支援の実績が豊富な株式会社ベンチャーネットまで、お気軽にお問い合わせください。