契約書の郵送や返送に時間がかかり、商品やサービスの提供・購入が遅れて悩んでいる企業は多いのではないでしょうか。このような悩みを解消するのが電子署名サービスです。電子署名サービスを使えば、契約のスムーズな締結やコスト削減などを実現できます。しかし、電子署名サービスに法的効力があるのか気になる方もいるでしょう。そこで今回は、電子署名サービスの特徴や法的効力、メリットからおすすめのサービスまで詳しくご紹介します。
電子署名サービスとは
電子署名サービスとは、紙の契約書ではなく、契約書の電子ファイルに署名したりタイムスタンプを押したりできるサービスです。電子契約システムや電子契約などとも呼ばれます。契約書と言えば、紙に契約事項が記載されたものですが、近年ではその形も変わってきています。
また、電子署名サービスで締結した契約書は、クラウド上に保管して、必要なときに検索することも可能です。そのほか、サービスによっては契約書のテンプレートやシステム上での承認や稟議が可能なワークフロー機能が搭載されています。
なお、電子署名サービスを相手方が使用していなくても、電子契約書へのリンクを貼ったメッセージを送ることで問題なく契約を締結できます。
電子署名サービスの効力
電子署名サービスの法的効力について気になる方は多いのではないでしょうか。まず、契約書の大原則として、「本人が自らの意思で作成したこと」の証明が必要です。これを証明するには、本人の署名か押印が必要になります。また、電子契約においても電子署名があるものは「本人が自らの意思で作成した」とみなされます。
つまり、電子契約書は、紙の契約書と同等の法的効力があるのです。ただし、電子契約書は紙の契約書とは違いデータを編集できるため、改ざんのリスクが高いとされています。この問題をクリアしなければ、紙の契約書と同等の法的効力があるとはみなされません。
そこで、電子契約書に法的効力をもたせるための機能が「電子署名」と「タイムスタンプ」です。電子署名は、その契約書を誰が何を作成したのかを証明でき、タイムスタンプはいつ何を作成したのかを証明できます。
いわば、電子署名が押印で、タイムスタンプは消印の機能を持つのです。
電子署名サービスを利用できる契約
電子署名サービスは、人の意思が関わるものであれば、どのような契約にも利用できます。例えば、販売契約やサービスの利用契約、秘密保持契約NDAなどがあります。そのほか、申込書や同意書、アンケート、通知書など、あらゆる書類に利用することが可能です。
電子署名サービスのメリット
電子署名サービスには、業務効率化やコスト削減などのメリットがあります。それぞれ、詳しくみていきましょう。
契約作業が数分で完了する
電子署名サービスを利用すれば、数分の作業で契約を締結できます。紙の契約書を利用する場合は、印刷した契約書を製本してから郵送し、相手方からの返送を待つ必要があります。また、契約書の内容に問題があった場合は、郵送しなおすことにもなるでしょう。
電子署名サービスを使えば、印刷や製本、郵送などの手間がかからないため、業務効率が格段に上がります。さらに、契約内容にミスがあっても、スムーズに修正できるため、双方の負担を大きく軽減できるでしょう。
契約書の郵送関連の問題で契約の締結が遅れると、得られるはずの利益を得られなくなったり、相手方に迷惑をかけてしまったりします。企業の利益を守るためにも、電子署名サービスは積極的に活用していきたいところでしょう。
コストを削減できる
電子契約には、印紙税が課税されません。さらに、印刷や郵送、返送が必要ないため、コピー用紙代やインク代、郵送費も不要です。そのほか、契約書を金庫や鍵付きの収納箱などに保管する必要もありません。このように、電子署名サービスを利用すれば、あらゆるコストを削減できるのです。
セキュリティを強化できる
電子署名サービスでは、暗号化通信や各種セキュリティを搭載しています。ネットのセキュリティが破られると、契約書の改ざんや情報漏えいなどが懸念されますが、これは紙の契約書も同様です。
紙の契約書は、持ち出されても気づかれにくいため、事態が大きくなる恐れがあります。電子署名サービスのセキュリティは万全のため、基本的に破られる心配はありません。また、破られたとしても、すぐに気づくことが可能なため、契約関連で大きなトラブルが起こる心配はないでしょう。
また、契約書データの保管フォルダに制限をかけて、権限を付与された人物のみが閲覧できるように設定することも可能です。
電子署名サービスのデメリット
電子署名サービスの導入を検討するときは、デメリットも確認しておきましょう。電子署名サービスのデメリットは次のとおりです。
取引先に受け入れられない場合がある
電子署名サービスの知名度は上がってきているものの、存在を知らない人がまだまだ多い状況です。そのため、取引先に電子署名サービスの利用を求めても、断られるケースがあります。電子署名サービスの法的効力やメリットなどを伝えれば、多くの取引先は利用を承諾するでしょう。
しかし、知らないものを利用することに不安を感じている取引先は、電子署名サービスの利用を断る可能性があります。断られるケースは一部に過ぎないため、大きなデメリットとは言えません。また、その会社だけ紙の契約書を利用する方針でも、業務効率化とコスト削減のメリットは十分に得られます。
電子契約できない書類がある
ほとんどの契約は電子契約が可能ですが、下記の契約には利用できません。
・定期借地契約
・定期建物賃貸借契約
・特定商品取引法で書面交付義務が定められている書類
上記は、紙の契約書を用意する必要があることを覚えておきましょう。
サイバー攻撃に不安を感じる
サイバー攻撃によって、契約書類の改ざんや流出が起こらないとは言い切れません。紙で保管した場合は、内部の社員による情報漏えいのリスクがあります。このように、紙と電子のどちらがセキュリティに優れているかは一概には言えません。
サイバー攻撃に漠然とした不安を抱えており、どうしても受け入れられない方には、電子署名サービスは向いていないでしょう。
電子署名サービスの選び方
電子署名サービスは、次の3つに注目して選びましょう。
導入コストに注目する
電子署名サービスは、基本的に月額料金制です。1ヶ月あたりに利用できる契約書の枚数が決められていることが基本のため、事前に確認しておきましょう。また、コストに対して機能性が優れているかも確認が必要です。
電子署名サービスによっては、契約書のテンプレートや他ソフトの連携など、役立つ機能が搭載されています。
企業の信頼性を確認する
電子署名サービスのセキュリティ性だけではなく、提供している企業の信頼性も確認が必要です。契約書は、現金と同じく第三者が介入することに大きなリスクがあります。現金を信頼できる金融機関にしか預けないのと同じく、電子署名サービスも信頼できる企業のものを使うことが大切です。
他ソフトとの連携の可否を確認する
業務効率化を目的としたさまざまなソフトをすでに導入している場合は、電子署名サービスと連携できるかどうか確認しましょう。他ソフトと連携ができる電子署名サービスを使えば、業務効率をさらに高めることが可能です。連携ができない電子署名サービスを導入すると、複数のソフトの操作方法を従業員が覚えることになり、負担が増大します。
業務効率化とコスト削減を実現できるおすすめの電子署名サービス7選
電子署名サービスは、自社に合ったものを選ぶことが大切です。ここでは、業務効率化とコスト削減といったメリットを得られる電子署名サービスを7つご紹介します。
クラウドサイン
クラウドサインは、電子契約を締結できるクラウドアプリです。契約書の保管や管理のほか、発注書や請求症、納品書など、さまざまな書類に対応しています。さらに、SFA・CRMツールのSalesforceとも連携可能です。Salesforce上ではリアルタイムで契約の進捗を確認できるため、連携がスムーズになります。
NINJA SIGN
NINJA SIGN（ニンジャサイン）は、契約書の署名やから管理まで可能な電子署名サービスです。固定料金のため、契約書を何通でも登録できます。また、相手方がNINGA SIGNを利用していなくても、電子署名が可能です。さらに、契約期限の管理や契約書の検索など、便利な機能が多数搭載されています。
Adobe Sign
Adobe Signは、photoshopやAcrobat Readerなどで有名なAdobe社の電子署名サービスです。電子契約書への手書きサインや進捗確認、テンプレートの登録、ワークフロー構築など、さまざまな機能があります。さらに、WEBサイトへ電子サイン欄を直接埋め込めることも特徴です。
GMO電子印鑑Agree
GMO電子印鑑Agreeは、弁護士監修の電子署名サービスです。実印と契約印、電子署名、サインを利用できます。メール認証で本人性を担保できる電子サインのプランと、電子認証局から発行された電子証明書で本人性を担保する電子署名と電子サインのプランがあります。また、SalesforceやKintoneなどとも連携可能です。
ドキュサイン
ドキュサインは、世界180ヵ国以上、56万社以上が導入している電子署名サービスです。署名捺印から管理まで行えるため、業務効率化に繋がります。豊富な実績があるため、エラーやトラブルに対する対応力も優れています。
クラウドスタンプ
クラウドスタンプは、契約締結、セキュリティ対策、各種管理機能などがある電子署名サービスです。契約書の検索が可能なため、業務効率化に繋がります。経営のトラブルを専門家に相談できるプランもあります。
イースタンプ
イースタンプは、認証締結機能と実印締結機能がある電子署名サービスです。また、電子契約の導入に際して行う取引先への説明を代行したり、説明資料のひな形を提供できたりします。また、契約書の作成のサポートやリーガルチェックの依頼も可能です。
まとめ
電子署名サービスの導入によって、契約手続きの手間と時間を大きく削減できます。早く契約を締結できることで、的確なタイミングで商品やサービスを提供できるようになります。また、Salesforceと連携できる電子署名サービスを選べば、さらに業務効率が上がるでしょう。この機会に、電子署名サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
