業務の効率化や経費削減のためにと電子契約サービスの導入を検討している企業は少なくありませんが、導入費用がネックになって実現に至っていないというケースもあるようです。

続々と登場する電子契約サービスの中には、サービスが充実しているものの多機能すぎて操作がわかりにくい、コストがかかり過ぎて自社の希望に合わないというものが多いですが、クラウドスタンプは業界でも屈指の低コストを実現しており、サポート体制も充実していることから注目を集めています。

ここでは、クラウドスタンプをどのように活用すれば業務の効率化が図れるのか、同じような電子契約サービスとクラウドスタンプにはどのような違いがあるのかについてお伝えします。

「クラウドスタンプ」とは

クラウドスタンプは、契約書だけでなく注文書や請求書、領収書などのやり取りも可能なサービスで、作成した文書をアップロードし、電子署名をもらうこともできます。

紙の契約書や請求書などは作成してプリントアウトし、郵送するだけでもコストがかかりますが、クラウドスタンプであればプリントアウトや郵送の手間もコストも削減できるうえ、保管場所も必要ありません。

企業の規模や事業内容、希望するサービスに合わせてプランを選ぶことができるので、必要な機能だけを安価で導入することもでき、これまで文書作成や管理、保管に頭を悩ませていた企業にとってはかなり役立つサービスになるでしょう。

クラウドスタンプは導入しやすい低価格と手厚いサポートも売りの一つで、初めて電子契約サービスを利用する、まずは試してみたいという時にもおすすめです。

導入したサービスを有効に活用できるかどうか不安という人でも、すぐに対応してくれるサポート窓口があれば、せっかくのサービスを使いこなせず無駄にしてしまったということがなくなるはずです。

クラウドスタンプの特長

・わずか数分で契約締結

紙の契約書に押印をするという従来の契約では、書類の作成だけでなく押印のために取引先を訪問する、取引先の都合に合わせて時間を調整するといった手間がかかっていたため、契約締結までに数日、場合によっては数週間かかることもありました。

また、契約書の種類が多岐にわたる場合、契約先の数が多い場合は書式ごとに契約書のテンプレートを用意しなければならず、事務作業を行う社員の負担が増えてしまう原因の一つにもなってしまいます。

クラウドスタンプはデジタル化された書類に電子証明をつけることで紙の書類に押印したものと同じ効力をもつ契約書を作成することが可能なため、印刷や製本、郵送、押印のための訪問といった一連の業務を全てカットすることが可能です。

締結後の契約書を管理する作業も不要になるため、契約にかかる時間が数分に短縮できるだけでなく、契約後の業務負担も軽減できます。

・文書改ざんの防止

クラウドスタンプにはタイムスタンプ機能が搭載されているため、文書の改ざんを防止することができます。

単に電子化しただけのファイルであれば、契約内容や作成日時に変更が加えられても検知が困難で、気づかないままという可能性もありますが、タイムスタンプ機能を使えば改ざんがすぐにわかります。

タイムスタンプでは、スタンプに刻印されている時刻以前に文書が存在していたこと、スタンプの時刻以降に文書が改ざんされていないことの証明ができるため、双方が安心して電子契約を交わすことが可能です。

クラウドスタンプは契約に全く関与しない第三者であり、クラウドスタンプがタイムスタンプを提供することで書類の信ぴょう性を確保することができ、紙の契約書を使用しなくても安全であることがわかります。

・データの保存期間は無期限

必要な書類の保存期間が決められていると、期限後はどう保管すれば良いのか困ってしまいますが、クラウドスタンプでは登録期間中は無期限でデータの保存が可能です。

登録を継続しておけば、いつでも必要な書類を検索して使用することができ、大事な書類の保管場所に困ることもありません。

自宅で業務を行うテレワーク中でも、取引先に訪問するための外出中でもクラウドスタンプにアクセスすれば文書を取り出すことができ、作成した文書を保存することもできます。

どこからでもアクセスできるクラウドスタンプは、働き方改革を推し進める中で欠かせないサービスの一つと言えます。

・サポート体制が充実

導入までも導入後もクラウドスタンプの充実したサポートを利用することができます。

自社が必要としている機能が利用可能なのかといった問い合わせや導入後の操作に困った時の相談なども行うことができるので、初めて電子契約サービスを導入する企業でも安心です。

また、プランによっては電話サポートだけでなく、訪問設定サポートを受けることもできるので、初期設定などで戸惑うこともありません。

さらに、専門家による経営相談も利用可能で、契約に関する事柄だけでなく経営全般の悩み相談に対応してもらうこともできます。

契約から導入までの流れは、クラウドスタンプのホームページ、あるいは電話で営業担当者に連絡し、サービス内容を相談後に申し込み、契約内容を確認後に登録完了メールを受け取ってパスワードを設定、サービス開始通知書を受け取れば、すぐに利用が可能になるといったシンプルなものです。

ベーシックプランであれば基本オプションは無料で、専門スタッフによる運用開始から導入後までの電話サポート、訪問による初期設定サポート、経営面でのトラブルや悩みなどを相談できる経営相談サポートなども受けることができます。

導入後のサポートは電話のみ、あるいは高額プランを申し込んでも本もんサポートは有料オプションというサービスもありますが、クラウドスタンプは導入前の問い合わせから運用後まで安心できるサポート体制が整っています。

クラウドスタンプの導入事例

・「発注書の回収がスムーズになった」 経営コンサルティング

紙の発注書を利用していたが、全ての発注書を回収できていないことで受注業務に支障が出ていたためクラウドスタンプの導入を決めた。

クラウドスタンプ導入後は、発注書がスムーズに回収できるようになったため、これまで回収のためにかかっていた時間を削減、業務を改善することができた。

・「契約締結までの時間短縮」 コールセンターのコンサルティング

契約締結までに契約書の送付、捺印返送といったプロセスがあり、郵送にかかる時間、対応に必要な時間もあったため契約締結が遅れ、業務開始までにかなり時間がかかっていた。

また、契約書を製本する時間や返送の遅延などによって社内業務にも支障が出ていたためクラウドスタンプを導入した。

導入後は契約書を製本する必要がなくなっただけでなく、郵送ではないため返送の遅延も解消された。

また、契約の締結ステータスを一覧で管理することができるので、ボタン一つで促進することも可能になったため、社内スタッフの業務も大幅に軽減された。

・「大幅なコスト削減ができた」 機器レンタル

契約書作成のための収入印紙費用、押印数が多いことによる業務コストが課題だったが、クラウドスタンプ導入後はこれらがゼロになった。

また、契約書の紛失や不備対応にも手間がかかっていたが、契約の進捗が一元管理できるため対応漏れもなくなり、契約締結までのスピードも圧倒的に早くなった。

クラウドスタンプの基本スペック

サービス名称 クラウドスタンプ
対応ファイル形式 PDF
無料版 なし
アカウント数 要問合せ
導入企業
価格 要問合せ
他社サービスとの連携 不可

E-STAMPの企業情報

会社名 株式会社E-STAMP
(英語表記:E-STAMP,inc.)
所在地 東京都豊島区西池袋一丁目4番10号

資本金 40百万円(2019年11月28日現在)