クラウドサインは業界で80%以上のシェアを誇る業電子契約サービスで、運営元が弁護士ドットコム株式会社という安心感から多数の大手企業でも導入されています。

契約関連のやり取りをクラウドサインに置き換えることで、コスト削減はもちろん、紙の書類よりも高いセキュリティが保持できるとも言われています。

ここでは、クラウドサインの導入によって業務をどのように効率化できるのか、クラウドサインにはどのような特長があるのかについてお伝えします。

「クラウドサイン」とは

クラウドサインは、サービスの名称からもわかるように「クラウド」を利用して契約書類を作成したり、契約を締結したりするサービスで、全てのやり取りはクラウド上で完結させることが可能です。

テレワークが推進される中で問題視されてきた「押印のためだけの出社」や「押印のためだけの取引先訪問」もクラウドサインを導入すれば不要になります。

大事な契約をクラウドで完結させることに不安を感じる人もいるかもしれませんが、運営を行っているのは弁護士ドットコム株式会社、データ化された書類の改ざんを防ぐためのセキュリティ機能も万全で法的な効力についての問題もありません。

クラウドサインの導入によって契約書の郵送、印刷などの手間も時間も削減、管理も容易になることは確かで、コスト削減にも繋がります。

類似したサービスは他にもありますが、業界シェア、契約締結にかかる手間などを総合的に判断して、電子契約サービス導入の選択肢としてクラウドサインがトップにあることは間違いないでしょう。

クラウドサインの特長

・契約書作成から締結までの時間を短縮

紙の契約書の場合、担当者が取引先に持参、あるいは郵送する必要があるため、契約締結に数日かかるのが一般的で、相手先の都合に合わせようとすると数週間かかることもあります。

クラウドサインであれば契約書をプリントアウトしたり、郵送、持参したりといった時間を省くことができるので、契約締結を数分で済ませることも可能です。

紙の契約書と違ってクラウド上にある契約書なので、取引先の担当者が契約書を確認するために会社に出向く必要がなく、外出先からスマートフォンなどで確認することもでき、相手先の負担を軽減することもできます。

・真正性の確保

クラウドサインの電子署名には、電子証明書を利用しなくても法的効力を持つ公開鍵暗号式のデジタル署名が採用されています。

また、契約される文書に独自の電子署名が付与されているうえ、タイムスタンプも自動的に付与されるので申請性を確保できます。

さらに、送信者によって任意でアクセスコード認証の追加が可能となっているので、本人確認の確実性を強固にすることも可能です。

・直観的な操作が可能

クラウドへの契約書のアップロードや文書内のフィールドの指定は、ドラッグ&ドロップだけの簡単操作で、通常の業務でパソコンを操作している人なら初めてでも迷わず扱えます。

送信ボタンをクリックすれば確認依頼メールが相手先に送信されるので進捗も容易にわかり、契約書を確認してもらえたかどうかの確認メールや電話の必要もなくなります。

・作成文書の管理が容易

クラウドサインではテンプレートの作成をおこなったり、契約書を検索したりといった管理機能が搭載されているので、業務効率の向上にも役立ちます。

企業名や日付などで条件検索すれば見たい契約書をすぐに探し出すこともでき、作成したPDFファイルや契約書の宛先を保存して、テンプレートとして使うこともできます。

管理者とメンバーのユーザー設定によって、アクセスできる文書を制限したり、2段階認証を行うことも可能です。

・相手先のクラウドサイン導入は不問

クラウドサインを利用していない取引先とも契約締結が可能です。

メールで届いたリンク先で契約書を確認、契約締結を行えるため受信者がクラウドサインを導入しているかどうかに関係なく利用できます。

また、クラウド上に保管されているファイルはPDF形式で、紙の契約書を受け取った際にも印影のある紙の契約書をPDF化し、電子保管することもできます。

また、クラウドサインはPDFで保管しているので、取引先がどうしても紙の契約書でないと困るという場合にも印影がある紙の契約書をPDF化することで電子保管することも可能です。

・外部サービスとの連携可能

スタンダードプラン以上を申し込むとSalesforceなどとの連携が可能になります。

Salesforceには「クラウドサインSalesforce版」があるので、これを利用して登録済みの顧客情報を基にSalesforce上で契約締結を行うこともでき、Slack連携すれば書類の進捗状況を確認することもできます。

外部連携を活用することで、管理にかかる手間を省き、非効率な業務の改善につなげることがかのうです。

クラウドサインの導入事例

「申し込みから契約締結までをWeb上で」 ファイナンス会社

Webで申し込みが完結する事業資金提供事業を展開していたが、申し込みはWebでできても契約締結の際には紙の契約書が必要で「Webで完結」というセールスポイントを生かせていなかったため、クラウドサインの導入を検討した。

また、2通必要となる契約書の印紙代や郵送費といったコストも課題であったため、クラウドサインの導入に至った。

電子契約の導入自体は初めてではなかったため、クラウドサインの導入もスムーズに進み、これまでは最低でも2日かかっていた契約締結までの時間が1時間~2時間で完了するようになった。

クラウドサインを導入したことで利便性アップ、スピード感の向上、コスト削減といった問題が解決できただけでなく、契約書を3通送付すればクラウドサインのコストはペイできるので、導入したことで大きなメリットを感じている。

「契約プロセスの合理化に成功」 美容関連

エステティックサロンでの契約には紙の契約書を利用していたが、諸条件が多岐にわたるため1契約に必要な契約書が6枚~8枚とボリュームがあり、契約締結までに1時間以上かかっていた。

重複する情報を複数個所に記載しなければならないなど、顧客サービスの面からも契約プロセスを合理化する必要性を感じており、クラウドサービス導入を検討した。

弁護士ドットコムが提供するサービスということもあり、信頼性の高さも決め手でしたが、実際に導入してみると1時間かかっていた契約締結までの時間が約20分に短縮されるなど業務の効率、従業員の生産性にも貢献してくれている。

クラウドサインの基本スペック

サービス名称 クラウドサイン
対応ファイル形式 PDF
無料版 あり(送信件数:月5件まで、ユーザー数:1名まで、電子署名:あり)
アカウント数 無制限
導入企業 野村証券、リクルート、JTBなど多数
価格 Standard 1万円/月~ Standard plus 2万円/月~ Business 10万円/月~
他社サービスとの連携

弁護士ドットコム株式会社の企業情報

会社名 弁護士ドットコム株式会社 (英語表記 : Bengo4.com,Inc.)
設立 2005年7月4日
所在地

本社
東京都港区六本木四丁目1番4号 黒崎ビル6階

本社分室(マルマン六本木ビル)
東京都港区六本木三丁目4番33号 マルマン六本木ビル2階・5階・9階

本社分室(MPR六本木三河台)
東京都港区六本木四丁目2番14号 MPR六本木三河台地下1階

大阪支社
大阪府大阪市北区西天満二丁目6番8号 堂島ビルヂング4階

福岡支社
福岡県福岡市中央区舞鶴一丁目8番33号 長谷工天神ビル5階

資本金 439百万円(2020年3月現在)
従業員数 240名