日々の請求業務に多大な時間と人的コストを消費している企業が多いのではないでしょうか。請求書の作成そのものは利益を生む業務ではないため、少しでも早く終わらせたいところです。また、請求書の作成のほかにも、入金消込の作業も必要です。このような問題を解決するのが支払い管理自動化ソリューションです。

ここでは、請求業務に関するよくある悩みや支払い管理自動化ソリューションの特徴、メリットなどについて詳しくご紹介します。

請求業務でよくある悩み

請求書作成に追われ、他の業務が圧迫されるケースが少なくありません。請求業務でよくある悩みから詳しくみていきましょう。

請求書を郵送するのにコストがかかる

紙の請求書で管理している場合は、請求書を郵送するのにコストがかかります。請求先の名称と住所を記入して、封筒に入れる作業も必要です。郵送は集荷してもらうことで手間を削減できますが、それまでに長い時間と人的コストがかかります。

また、切手を貼る手間、郵送費の負担なども問題になります。1年、5年、10年のコストを見ると、郵送費も決して安くありません。

顧客ごとの支払い方法の違いに対応しきれない

顧客によって、希望する支払い方法が異なる場合があります。銀行振込や口座振替、カード決済など、さまざまな支払い方法がありますが、その全てに対応することは困難です。しかし、顧客ごとの支払い方法の違いに対応しきれない場合、顧客満足度の低下にも繋がります。

入金消込業務に時間的コストがかかる

入金消込業務は非常に重要な業務ため、省略はできません。しかし、時間的なコストの問題と、人員不足の関係から後回しになるケースもあるでしょう。入金消込業務に時間がかかりすぎると、翌月の作業にも支障をきたします。

未入金が発覚するのが遅い

顧客ごとに支払い方法が異なる場合、未入金がないか調べるのに時間がかかります。未入金が発覚するのが遅れることで大きなクレームになり、取引関係に支障をきたす可能性もあるでしょう。

紙の請求書の適切な管理が難しい

紙の請求書を適切に管理することが難しく、紛失したり他の書類に紛れたりするケースがあります。保管スペースを取り、他の書類の管理にも支障をきたすでしょう。また、仮にオフィスが災害によって使用できなくなった場合、同時に紙の請求書まで失われる可能性があります。

支払い管理自動化ソリューションとは

請求業務や入金消込業務、各種管理の手間を大幅に削減したい方は、支払い管理自動化ソリューションの導入を検討しましょう。

支払い管理自動化ソリューションの特徴は次のとおりです。

請求書発行から入金消込まで自動化できる

支払い管理自動化ソリューションは、請求や入金、入金消込などを自動化するシステムです。請求書の作成や入金、入金消込などに多大な時間を消費する必要がありません。デジタル化が進む現代では、このようなシステムを積極的に導入することが大切です。

アナログの管理では、正確性、コスト、時間などに問題が起こりやすく、メリットがほとんどありません。デジタルの管理に切り替えることで、企業のコストを大幅に削減できます。

顧客単位で入金を管理できる

顧客単位で入金確認ができるため、支払い漏れや入金漏れを簡単に調べられます。管理形態がシンプルなため、ソフトの使用歴が短い社員でも簡単に操作できるでしょう。

請求業務を効率化するメリット

請求業務を効率化するメリットが何となくわかっていても、具体的なイメージが湧かない方もいるでしょう。そこで、請求業務を効率化するメリットについて、詳しくご紹介します。

経理担当者のコストを削減できる

請求業務を効率化できれば、経理担当者にかかる負担を大幅に削減できます。また、業務量が少なくなることで、経理担当にかける人的コストも抑えられます。働き方改革の推進によって、残業時間は厳しく規制されているため、少しでも労働時間を減らす工夫が必要です。

また、従業員の健康状態も世間から注目されるポイントです。請求業務を効率化できれば、従業員の負担を減らすと同時に、コストを削減できます。

未入金が早期に発覚する

支払い管理自動化ソリューションの導入によって、未入金が早い段階で発覚します。銀行のオンラインページやATMから入金情報を確認する必要がありません。支払い管理自動化ソリューションのシステム上で、まとめて入金情報を確認できます。

未入金や未払いを早期に発見できれば、自社や取引先が損害を受けるのを未然に防げます。

管理の不備が起こりにくい

請求業務を人の手で1つずつこなす場合、管理上の不備が起こる恐れがあります。これは、どれだけ熟練の経理担当者でも同様です。ミスの頻度は減るはずですが、それでもノーミスで請求業務を何十年も続けることは難しいでしょう。

支払い管理自動化ソリューションを導入すれば、機械が計算や処理をするため、不備が起こる心配がほとんどありません。

Payment Automation with Salesforceなら請求業務を効率化できる


Payment Automation with Salesforceは、SFA・CRMで高いシェアを誇るSalesforceと連携できる支払い管理自動化ソリューションです。その特徴について詳しくみていきましょう。

Salesforceと連携できる

Salesforceは、営業支援・顧客管理システムです。そのため、入金確認や会計データへの橋渡しなどはできませんでした。Payment Automation with Salesforceは、入金確認から会計データへの橋渡しまで完全に自動化できます。

リアルタイム近いスピード感で、売上ベースと入金ベースでの処理が可能です。各担当営業ごとの売上計上や入金確認、会計処理の見える化によって、管理効率とコストを抑えられます。

営業部門と経理部門のスムーズな連携を実現

営業部門と経理部門がスムーズに連携できるようになり、それぞれの業務効率が向上します。また、営業担当者が担当企業の請求書を作成し、経理部門へ送信して承認する形式であれば、ミスが起こるリスクを大幅に低減できます。

さらに、入金消込も自動化できることで、未払い状況を営業部門がほぼリアルタイムで確認可能になることもメリットです。集金管理の効率が上がり、営業に割く時間を確保できます。

さまざまな決済方法に対応できる

Payment Automation with Salesforceは、決済代行会社が提供する複数の決裁オプションを利用できます。Salesforceとの連携による自動化で、効率的かつ、さまざまな決済手段に対応可能です。

決済手段の選択肢が広がることで、自社に対する好感度アップに繋がります。Payment Automation with Salesforceの同機能は、各金融機関のデータとSalesforceの連携によって、取引先の入金状況が随時更新される仕組みです。

請求件数が増えても時間的コストがほとんど変わらない

Payment Automation with Salesforceは、請求件数が増えても時間的コストがほとんど変わらないことが特徴です。そのため、取引先の増加に伴い、経理の担当者を増やすことでコストと利益のバランスが悪くなる心配がありません。

請求・集金業務の多彩な自動化機能

Payment Automation with Salesforceには、請求・集金業務を自動化するためのさまざまな機能が搭載されています。どのような機能が搭載されているのか、詳しくみていきましょう。

カード決済対応

クレジットカード決済に対応しているため、現地通貨で決済できます。法人間の取引にクレジットカードを使用するケースは少なくありません。キャッシュレスが進んでいるため、今後ますます増えるでしょう。

バーチャル口座対応

取引先ごとにバーチャル口座を作成することで、取引先単位で入金管理ができます。複数の銀行口座をネットバンキングで確認する必要もありません。入金確認の時間を大幅に削減できます。

ビットコイン対応

ビットコインで決済したいとき、業者との提携が必要です。Payment Automation with Salesforceは、業者と提携せずにビットコインで決済できるため、手数料を削減できます。

請求顧客登録

新規、既存顧客のデータを一括で登録できます。一度、登録すれば次回からわざわざ社名や住所などを打ち込む必要がなくなります。また、テンプレートファイルを保管しておく必要もありません。

請求処理

都度請求や定期定額請求、定期変額請求の3つの請求処理に対応しています。あらゆる請求処理に対応できることで、経理の負担を軽減します。

消込処理

入金情報と請求情報をベースに、自動で消込処理をしてくれます。人の目と手で消込処理をすると、1件につき数分かかるケースもあるでしょう。消込処理を自動化できれば、多くの時間を確保できます。

請求書作成

作成した請求書は、メールで送信したり、PDFで出力したりできます。デジタル形式で簡単に保存でき、紙のようにスペースを取りません。

決済履歴

決済履歴がデジタル形式で残るため、紙の請求書を紛失してエビデンスを示せなくなる心配がありません。

承認処理

決裁者への承認申請は1クリックです。承認申請の手続き時間が短縮されることで、業務効率が上がります。

クラウド会計と連携可能

Payment Automation with Salesforceは、クラウド会計ソフトの「弥生会計」、「勘定奉公i10」、「SuperStream」と連携できます。国内の主要なクラウド会計ソフトと連携できるため、利便性が高いと言えるでしょう。今後も、連携可能なソフトが増える見込みです。

まとめ

請求業務が効率化すれば、経理担当者の業務負担や人的コストを大幅に削減できます。Payment Automation with Salesforceは、Salesforceとの連携によって、顧客データをそのまま出力して請求書を作成可能です。業務効率がより一層高まるため、導入を検討してみるのがおすすめです。