RPAを使用するのに必要なこととは

2019年現在、職場でのデジタルツールといえばRPAというほど、RPAは各企業で採用されるようになりました。
RPAとは何かというと、簡単に言えば「パソコンを扱うロボット」のこと。
今までは、あるデータをパソコンに処理してもらう場合、まず入力作業などの下準備が必要でした。

しかし、RPAの場合「このデータ処理と照合を」と言っておけば、すべてやっておいてくれるというわけ。
しかし、もちろん何をどうしてもらうのか?という根本的な指令は、人間が出さねばならず、またそのシステムも人が組んでおかなくてはいけません。
1度覚えさせればやってくれるとはいうものの、RPAを取り入れ、便利に使いこなすには、いろいろな面倒も発生するのです。

引用記事ではRPAを使う上での注意事項が述べられています。
この記事で述べられている必要事項は6つ。
1、 目標、2、組織作り 3、業務選定 4製品選定 5、開発 6、運用となっています。
まず1の目標とは、RPAに何をやらせるのか?という目標。
まずデータ入力や照合といった明らかに人力でなくてはいいことが挙げられます。元々すでにパソコンがやっていること、また経費精算など人力が関わる部分もあります。
RPA導入の期待は、この部分の時短化、コストカットに向けられていることが多いですね。

では、人力が入る分野はすべて除けばいいのか?
ここからが本格的な目標設定になります。RPAというシステムを運用するのであれば、可能な限り、利用した方がコストはよいため、各企業の腕の見せ所とも言える。
その目標としてあげられるのが、営業1課と2課で行っている「作業のダブり部分」のデジタル化。
2つの課があり、人がいる以上、その分の差は出てくるが、ベース部分が同じであることも多いというケースですね。
現実には、この辺りの仕分けが厄介になってきます。

次に、全員がやっているが、各々方法が違う作業という分野もあります。
RPAを導入する場合は、こういった「人力でやっている部門」の洗い出しを行い、出来る作業はRPAに任せるといった目標を立てるとよいでしょう。

というのは、大企業がRPAを導入する場合、色々な部署にまたがって同じシステムを利用することが考えられる。
ということは、組織の縦横の意思疎通がある程度できている状態でないと、システムを利用しづらくなってしまいます。

またRPAを導入することで、かぶっていた仕事の効率をアップしようと思えば、既存の組織編成を変えなくてはいけない可能性も出てくる。
実際にRPAを導入しなくても、組織の見直しだけで、ある程度の効果が出る可能性もあります。
システム導入の下準備として、組織の見直しは欠かせません。

またRPAが行う作業が各部署でバラバラだとしても、RPA自体を管理する人間が必要になります。そういう意味でも組織の見直しは大切。

3の業務選定、4の製品選定もこういった「目標設定」と「RPA導入のための組織作り」をしたうえでの話。
この辺りは各企業により、さらに差が大きくなる部分。よってこういう作業選定ができる組織にしておくことが大切なのです。

デジタル化に大事な危機管理

RPAの可能性は、仕事が限定的でないところ。
つまり導入がうまくいけば、新しい作業をどんどん追加できる可能性があります。

そのためにもRPA専任エンジニアは欠かせないところ。
また責任者も必要になってきます。
引用記事では「野良RPA」と呼ばれていますが、組織が把握していない機能が登場する可能性もあります。
もちろん各現場において、使いやすいよう開発してもらうのも大切な作業。

しかし、その作業を把握していないと、企業にとっては大きなリスクになります。
デジタルの怖いところは、単なるツールに過ぎないところ。
体感的に「軽いミス」と思ったとしても、かなり重大な影響が出る場合もある。

そういった教育を社員全員に徹底する必要があります。
もちろん意識管理だけではなく、社内規約などルール自体をしっかり明文化しておくことも大事です。

そういうリスク管理をしっかり行えば、RPAを現場で開発する裁量も大きくなり、RPAはより有効なツールになってくるというわけ。
パソコンソフトなどとの大きな違いは「育てる余地がある。」ということ。
データ入力マシンで終わらせるのか、さらに大きな仕事をしてもらうのかは、人間にかかっています。

RPA導入というのは、人材確保にやや似た面があります。
今までのツールに比べ、人間に近いので当たり前ですが、人を育てるために必要なことがRPAに必要なことでもあります。

決定的な違いといえば、リスク管理を徹底するということでしょう。
ここはやや興味深いところ。社員という人間の場合、組織人として倫理観を守ってもらうことは大事ですが、失敗をしないようにしては大きく成長しない、面白いアイディアも出ない社員になりかねない。
RPAは便利とは言ってもあくまで共有ツール、人間が管理すべき道具です。デジタル化がどれだけ進んでも、こういった意識を持っておくことは大事ですね。