できることから始めてみる

働き方改革は根本的に行うとすると、かなりの意識改革が必要。
しかし従来のやり方に固執していては、企業自体が持たなくなる。
そんな状況で、ストレスなく変えていけることも多々あります。
「チャットツール」もその1つ、ストレスなくというより従来のストレスを解消するツールです。

オンライン上のやり取り方法で、あげられるのがメールです。
一方通行になるのがメリットでもあり、デメリットでもある。
例えば簡単な報告だけなら、会話で時間を割くより「受け取りました。」で終わる方がストレスもなく簡単でよい。

しかし、この報告を読んでくれたかどうか?という疑問は残ります。
そして報告される側にしてみれば、この通知のために件名付きのメールを開けなくてはいけない。
量が溜まるとかなりの手間になってきます。

その間を取ったのが、チャットツール。
名前のとおり文字で会話が可能。相手の発言も同時に表示され、2人以上の人間でやり取りが可能なため、複数からの「了解」という返事を一度に見ることができます。

またメールの場合、手紙と同じ感覚で作成しますね。ある程度中身がまとまったところで、特定の人に文章化して送るという作業。
そのため、送られたものがある程度わかりやすい形になっている代わりに、どういう経緯でできたのかはわかりづらい。

チャットであれば、プロジェクト進行中に登録した人が誰でも見たり、発言したりが可能。
形になる前に「そこはちょっと違う、ニュアンスがおかしい」など、口をはさむことができます。
1度形にしてしまったものを再度作り直すとなると、かなりの手間ですが、その無駄を省けるのがチャットツール。

総務省のデータを見ても、企業への導入が進んでいることがわかります。(引用記事参照)
伊藤忠の調査によれば、約3割程度の企業がすでにチャットツールを使っているようですね。

最適なチャットツールはどれだ

この調査によれば、パソコンを主に業務で使用する企業(対象約200社)が使うツール第1位はSkype(30%強)ついでFacebook、Microsoft Teams。
携帯やタブレット端末を使用する企業(対象約200社)では、第1位LINE(約25%)続いてFacebook、Skypeとなっています。

1位が全く違うという面白い結果が出ていますね。
パソコンを主に使用している場合のツールは、会議系が多い。
クラウドシステムを使い全員で同じ情報を見ながら意見交換という構図が浮かび上がります。

それに対して携帯類の場合は、連絡方法を簡単に行うという意味合い。
複数の営業がおり、オフィスに残っている人がいる場合、メールで所在確認というのは、かなり面倒で非効率。
「今渋谷です。」と書けば、近くにいる人が「どこらへん?」と返すことが簡単にできる。
動線に無駄が無くなります。Facebookはパソコン、携帯どちらでもほぼ同じお確率で使われていることから、中間的な存在と言えます。

ただし、LINE、Facebookともにプライベート使用も多いツール。
ある程度、時間や人の線引きをしないと、メリハリがつかない。
起きている時間すべて仕事に費やすなんてことにもなりかねません。

特にFacebookのように多機能、かつ写真アップなどは個人的な遊びで使うことが多いツールの場合、仕事はMessenger機能だけを使うなど明確に決めておく方がよいでしょう。

業務用ツールを使う

チャット機能で混乱したくない場合は、チャットワークやSlackなど業務用チャットソフト(アプリ)を使用するのも1つの手。
業務用の場合、大容量ファイル添付が容易。必要に応じてメンバーを選べる機能など仕事をするうえで便利な機能がたくさん搭載されています。
チャットワークは、会社が日本。タスク管理機能があるなど、日本企業向きと言われています。
これに対してSlackは米国企業、Googleなどの外部アプリの連携がセールスポイント。
いずれのソフトもパソコン、モバイルどちらでも使いやすいようにできています。

業務用に特化したソフト(アプリ)の場合、仕事とプライベートが分けられるという強みがあります。
しかし、どちらもメールソフトなどとの連携も可能。つまりプライベートな時間に急な仕事に対応可能とも言えるし、振り回されるとも言える。
他のアプリと同様に「精神的過重労働」にならないような対策は、やはり必要。

特にLINEのようにプライベートカラーが強いものは、上司や同僚との距離感が難しくなるなど問題も考えられる。
便利になればなるほど、そこから発生する別の問題が起きることは想定しておくべきですね。

そこさえ踏まえておけば、無駄な行き違いを減らし、イライラを減らすことが出来るのがチャットツール。
また対面に近い方式のツールは「無駄」を生み出すことが可能。
必要最低限以外の情報が社内改革や新しい製品づくりに活かされる可能性も大きいのです。

しかし、こういったツールを活かせるかどうかは、元々の企業の人間関係も大きい。風とおしよくお互いを認め合う企業を作ること。まず人間関係をよくしておくという基本を大事にすることをお忘れなく。