本当は短くできるはず

長時間労働は過労死を生む、また効率も悪い、ということで残業禁止。
すると必要な仕事ができなくなってしまった‥では意味がありませんね。

損害保険ジャパン日本興亜は、2015年度から働き方改革に着手。
具体的な改革案が評判を呼んでいます。

その中身は、まず在宅ワーク(テレワーク)、サマータイム(朝方勤務)シフト勤務を導入。
介護など事情がある社員だけでなく、2万7000人の社員すべてが、自由な働き方を選べるようになっています。

また「小さな本社における働き方」というハンドブックも話題に。
このハンドブックには、まず「生産性の上がらない理由」が明記されています。
1、 ヒラメ病(現場ではなく社内評価を重視する)
2、 やりっぱなし病
3、 前例踏襲病
‥など全7つが登場。大組織に1つは存在する病気だけに、しっかりした治療や予防が大事ですね。

このハンドブックは「予防や治療方法」も明記。
資料作成方法、会議運営方法、社内コミュニーケーションの方法など、具体的に書かれているのがポイントです。

パワーポイントは無駄

まず資料作りは、基本的に「ワード(マイクロソフト)」で行うこと。
資料をパワーポイントで作る会社が多いですが、見栄えだけ良くなり、中身はあまりないものができがち。
何となく仕事上の達成感は得られますが、時間をかけた意味がないものも多い。

それよりはワードで論点をはっきりさせる方が、資料作りに時間がかからず、会議のテーマもブレが無くて済む。

そもそも資料に不備があった場合、無駄にこった資料は直しに膨大な時間がかかる。

そこで「開始時刻2割で、80点の資料を完成させること」も徹底。
手早く作れば、それだけ早目のチェックを入れてもらえます。

80点の時点で修正できれば、かなりロスタイムは減る。
OKが出れば、資料を足すなど、オプション的な作業をしていけばいいのです。

会議の運営方法については「30分1本勝負」とこれまた時間制限つき。
目安は25分とのこと。
これを達成するには、まず事前の打ち合わせが重要になります。
そのため議事を作る側の意思統一がはかれる。

提案に関する時間が短くなれば、議題について「話し合う」時間はしっかり取れます。
この進行表にもおおよその時間を明記、出席者も最低限にする。
最後に議事録も手早く作ること。「誰がいつまでに何をする」を明記、となっています。

つまりまず最小限必要なことをやり、そこに追加していくという考え方なのですね。
会議をするとき、大掛かりな資料や準備をして、目的を果たした気になる。しかし、肝心の結論は資料から1歩も出ていないことが、ままあります。

「やった気分」になるのではなく、具体的に結果を出すことが仕事の目的。
このハンドブックでは、そのために必要なことが具体的に示されています。
「結果を出す方法」を見直すことは、効率アップのために大事です。

http://business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/16/101700076/102100004/