会議をしても何も変わらない

無駄な仕事として、最初に思いつくもの「会議」。
1、報告のみ~メールでいいじゃないか。
2、目的の解らないもの~何を決めようとしてるんだろう。
3、次の行動につながらないもの~話した、終わった!‥これだけでは状況は変わらない

いくら現場の社員が効率の良い仕事をしたとしても、管理職の会議がこれでは、会社の仕事は、何も進みません。

いったい何が悪いのか?
会議の内容を検証してみたそうです。

「上司 新規顧客開拓は進んでいるのか?」
「部下 あまり増えてませんね~。営業に言っておきます。」
「上司 いかんじゃないか。しっかり言っておいてくれよ。」
「部下 承知しました!」

そして、この会議のあとも、顧客開拓は進まなかった。
そもそも、この会話では今どのくらいの顧客がいるのか?新規開拓について具体的に何を改善すればいいのか? 全く不透明なままです。

やや改善すると「部下 顧客リストを作成しておきます。」
これでやや行動は具体化される。
しかし、次の会議までに別件が入り、できなかったとする。
「上司 さっさとやれ」 やはり、ここで話が終わります。

このままでは、新規顧客開拓は「何が原因でうまくいかないのか、誰がどう修正するのか」永遠にわからない。
会議の時間が無駄、そして新規顧客開拓も改善されないまま、仕事が進む。
そのため仕事時間の無駄も省略されない。こうしてすべての無駄が現存維持されてしまうのです。

こうならないために

☆会議で決めたことはその場で実行する
(会議内でPDCAサイクルを回す)ことが大事。
この方法をアジャイル会議と呼びます。

会議で決めたことをその場で実行する

アジャイルとは「素早く」という意味ですが、ソフト開発分野では、入念な準備をして開発するのではなく、実行→顧客の意見を交えつつトライ&エラーする。
「まずやってみる」開発方法を指します。
短時間でソフトを開発する方法ですが、会議にもこの手法は有効。

先の例で言うと
「上司 新規顧客開拓はどうなった?
「部下 進んでいません、営業に言っておきます。」
「上司 今すぐ営業部全員に電話だ。」
「部下 30分程度で可能ですので、会議の直後にしましょう。」
「上司 顧客リストはどうなっている?」
「部下 下の人間に頼みましたが、進んでいないようです。彼を呼びましょうか?」
「上司、そうだな。リストを作成しながら、営業電話を掛ければ問題点も検証できる。」
「部下 そうですね、営業に今、その旨伝えておきます。」

こうすると「新規顧客開拓」について、人も時間も無駄がありません。
そして確実にリストはできあがり、お客様に電話が出来る&営業の問題も浮かびあがる。
会議の目標である「新規顧客開拓」というテーマが、すぐに前進するのです。

こういった実践型の会議にすれば、不要な人間が会議に参加しなくなります。
「せっかくだから出てみたら?」は、講演会の類であって、何かを決め行動に移す会議では参加する意味はない。

会議=「物事を決め、進む時間」にするだけで、会議自体の無駄がなくなるだけでなく、仕事は格段に進むのです。