働き方改革もいいけれど

働き方改革が叫ばれていますが、各職場では主に「効率をよくしよう」というのが現在は主流。無駄な労働を削って、休みをしっかり取ろうということです。

しかし、現実にはパソコン画面に表示される「エラー表示」と格闘。
本来すべきことが、あまりできなかったという些細なトラブルが多発するのが仕事。

ちょっとした解決方法を身につけておくだけで、自分の仕事の効率はアップするかもしれません。
これから紹介する方法は身につけておくとプライベートでの「イライラ」も減り、
休みが有効に取れます。

メールで困ったときの対策5つ

1添付ファイルが送れない 2、開かない
意外におきがちなのがこの2つ。送れない場合は、容量オーバーしている可能性もあります。
この場合は、相手の容量を確認しておくと良いでしょう。

多くのプロバイダでは5M程度が上限というケースが多いのだとか。
ちなみに一般のデジカメで3Mは画質低めの方。つまり写真をメールで送ろうとしたらその時点で「重すぎる」可能性があるのです。

引用記事では、写真を右クリック、「送る」→「メール受信者」から送る方法が提案されています。これで写真の大きさを確認してから送信可能。

また、データ送信用のフリーソフトも、色々と種類があります。こういったソフトで写真を圧縮して添付という方法もあります。
また、最初から添付するとわかっていれば、画像の質を落として撮影するのも1つの手。

次に「メールが開かない!という場合。添付ファイルが開かないのは、拡張子とそれに対応するソフト(アプリ)の問題。ファイルの末尾についている「txt」などのこと。ファイルにこの表示がない場合、入力することで開く場合もあります。
拡張子があるのに開かない場合は、対応ソフトがないということ。
相手に連絡、違うファイルにして送ってもらうと確実。

3、定型メールは作っておく
ビジネスメールはワンパターンも多いもの。Outlookなどのメールソフトではあらかじめ作っておくことができます。
「Outlookテンプレート」に保存、次に使うときはフォームの選択から呼び出し。
多くのメールソフト(Gmailなど)で可能なようです。

4、スマホで入力ができない!
タブレット系には別売りキーボードを使う方法もありますが、スマホの場合、音声入力を使う方が簡単。
iPhoneなら、Siriを使用「〇さんにメール」→音声入力をオンにして入力。

5 10GBを送りたいけど
諦めましょう!‥と言いたいのですが、ちゃんと大容量専用サービスがあります。
Filemail(30GBまで)Giga File便(100GB)などがそれ。
ただし時間がかかったりするので、相応の手間を覚悟しておきましょう。

日頃対策を考えよう
以上、簡単対策ですが、これ以外にも「毎回トラブる」という操作があるはず。
休みの日などに研究する、誰かに訊くなど、自力解決の努力をすることで作業の効率化が図れます。

メールの場合は、送る方、受け取る方どちらにトラブルの原因があるのかわからないことも多い。送信済表示が出ているのに、届いていないなんてこともあります。送受信ともに注意したいものです。